ГИС ЭПД является государственной информационной системой, которая контролирует электронный обмен сопроводительными документами в сфере логистики и грузоперевозок. Любая организация, использующая в своей работе электронные перевозочные документы (ЭПД), должна взаимодействовать с этой системой.
В этом материале мы детально разберём функционал и возможности ГИС ЭПД, расскажем, как к ней подключиться и рассмотрим преимущества перехода на электронный документооборот (ЭДО) в транспортной отрасли.
Цели создания ГИС ЭПД
ГИС ЭПД, созданная по инициативе Министерства транспорта РФ, является большим шагом по направлению к полной цифровизации документооборота в логистике. Главная задача системы — автоматизировать обмен электронной документацией между участниками грузоперевозок, а также обеспечить хранение и представление соответствующих данных для контролирующих органов по их запросу.
ГИС ЭПД начала свою работу 1 сентября 2022 года в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 21.05.2022 № 931 (ред. от 25.03.2023), определяющем принципы обмена ЭПД.
Система ГИС ЭПД предназначена для всех предприятий и предпринимателей, занимающихся автомобильными грузоперевозками с использованием ЭПД, а также для госорганов, заинтересованных в получении информации о перевозках.
На конец 2023 года использование ЭПД ещё не является обязательным. Однако все предприятия и ИП, включающие ЭПД в свою работу, обязаны вести работу с ГИС ЭПД. В 2024 году планируется введение отраслевого императива, который предусматривает обязательное применение электронных перевозочных документов для некоторых отраслей.
Возможности и функционал ГИС ЭПД
С 2023 года ГИС ЭПД поддерживает работу с широким перечнем документов:
- электронная транспортная накладная;
- электронный заказ-наряд;
- электронная сопроводительная ведомость;
- электронный договор фрахтования;
- электронный путевой лист;
- электронный заказ (заявка).
Система не просто хранит документы и данные в них, но также фиксирует информацию о действиях тех, кто их подписал. Любой документ, предназначенный для электронного обмена между сторонами грузоперевозки и ГИС ЭПД, должен быть подтвержден усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
Органы государственной власти (например, ФТС, Минтранс, МВД, Ространснадзор, ФНС, Минздрав и др.) являются потребителями информации ГИС ЭПД. В роли поставщиков этой информации выступают участники грузоперевозок. Однако для взаимодействия с системой им необходим посредник — оператор информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД). Подробно об операторах мы писали в этой статье.
Для взаимодействия с системой был разработан специальный портал ЭПД, но доступ к нему есть только у государственных структур и операторов ИС ЭПД.
Вкратце, процесс обмена перевозочными документами через систему выглядит следующим образом:
- Грузоотправитель создаёт ЭПД заданного формата, подтверждает свою часть документа (титул) УКЭП и отправляет оператору.
- Документ проходит проверку у оператора и направляется в ГИС ЭПД. Если в процессе проверки обнаруживаются ошибки (формат не соответствует, подпись недействительна и т.д.), то документ возвращается отправителю с указанием ошибок, которые нужно исправить.
- После обработки документа системой, оператор ИС ЭПД передает его перевозчику и получателю груза.
- Перевозчик подтверждает получение груза, повторяет процедуру подписи УКЭП своей части документа. Оператор фиксирует факт подписания и передает информацию в ГИС ЭПД.
- Как только получатель принимает груз, он также подписывает свой титул документа с использованием УКЭП, и это фиксируется в системе ЭПД через оператора.
- Перевозчик завершает обмен документами, подписывая соответствующий титул УКЭП.
Как подключиться к системе ГИС ЭПД и организовать рабочий процесс
Для начала работы с электронными перевозочными документами требуется подключение к системе через оператора ИС ЭПД, который числится в реестре Минтранса и имеет все необходимые полномочия для работы с ГИС ЭПД. Данный предполагает заключение договора и соглашения об электронном документообороте с оператором.
Затем нужно позаботиться о квалифицированной электронной подписи, поскольку без неё применение ЭПД невозможно. Важно позаботиться о том, чтобы каждый сотрудник, задействованный в грузоперевозке (от кладовщиков и экспедиторов до менеджеров транспортной компании), имел собственную УКЭП.
Для водителей УКЭП не обязательна, так как за подписание титулов перевозчика отвечает менеджер транспортной компании.
УКЭП на имя руководителя или индивидуального предпринимателя можно получить только в удостоверяющем центре ФНС или в организации, которая является уполномоченным представителем налоговой. Для физлиц, включая сотрудников компаний и предпринимателей, получение УКЭП возможно в удостоверяющем центре, аккредитованном Минцифры.
Наконец, нужно учесть необходимость заключения договора об ЭДО с контрагентами, поскольку обмен ЭПД невозможен, если хотя бы один участник логистической цепочки использует бумажные документы. Те, кто уже подключён к системе ЭДО, могут отправлять своим контрагентам приглашения к обмену ЭПД через оператора, услугами которого пользуются.
Преимущества работы с электронными перевозочными документами
Подключение к ГИС ЭПД и переход на цифровой формат перевозочной документации даёт значительные преимущества участникам грузоперевозок:
- нет необходимости тратить время и ресурсы на обработку бумажных документов (печать, хранение, доставка и т.д.);
- документы хранятся в электронном формате, поэтому у пользователей нет риска их потерять или повредить;
- ГИС ЭПД гарантирует полную прозрачность всех процессов: документы о грузоперевозке подписываются УКЭП участников на каждом этапе, что позволяет отслеживать движение груза в режиме реального времени;
- быстрый обмен данными и возможность внесения корректировок в режиме онлайн.
ГК «Астрал» разработала специальные сервисы, предоставляющие полный набор услуг по внедрению и сопровождению электронного документооборота в транспортной отрасли.
«Платформа ЭПД» интегрируется с учётной системой пользователя, обеспечивая бесшовную работу с электронными документами. Обмен ЭПД с контрагентами и передача данных в ГИС ЭПД возможны здесь без перехода в какие-либо сторонние сервисы.
Для тех, кто использует программу 1С есть своё решение — сервис «1С-ЭПД». Он совместим со всеми популярными конфигурациями 1С и поддерживает все форматы ЭПД, утверждённые ФНС.
