Оформление путевых листов: 8 практических ситуаций

Случаи оформления путевого листа

Вопрос 1. Обязательно ли оформлять путевой лист на автомобиль, который используется для собственных нужд, а не для оказания услуг по перевозке груза третьим лицам?

Да, обязательно. Это следует из основных нормативных актов по использованию автотранспорта:

• Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ, который устанавливает, что перемещение лиц, кроме водителя, или материальных объектов автобусами и грузовыми автомобилями без заключения договоров перевозки (фрахтования) определено как перевозки для собственных нужд (п. 2 ст. 20 Федеральный закон от 10.12.1995 № 196-ФЗ, Письмо Минтранса России от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ);
• Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», в котором указано, что путевой лист подлежит оформлению собственником транспортного средства (ТС) или арендодателем по договору аренды транспортного средства с экипажем на каждое транспортное средство, осуществляющее движение по дорогам при перевозке пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном и междугородном сообщениях (ч. 1 ст. 6 Устава);
• Приказа Минтранса России от 28.09.2022 № 390 «Об утверждении состава сведений, указанных в ч. 3 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ», где указан такой вид перевозки, который в том числе указывается в путевом листе (п. 7 Состава сведений и порядка оформления путевого листа).

Путевой лист для подтверждения расходов

Вопрос 2. Нужен ли путевой лист для подтверждения расходов по налогу на прибыль, если автомобиль арендуется без экипажа?

Да, нужен. По гражданскому законодательству ТС можно арендовать без экипажа (ст. 642–649 ГК РФ) и с экипажем (ст. 632–641 ГК РФ).

По договору аренды без экипажа:

• арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению и технической эксплуатации;
• арендатор обязан вести путевые листы, поскольку именно он эксплуатирует автомобиль и несет расходы на ГСМ.

При этом путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, является фактическим доказательством того, что организация использует арендованный транспорт в своей деятельности (ст. 252, пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, п. 1 Состава сведений и порядка оформления путевого листа). Ведь путевой лист — один из первичных документов, подтверждающих расходы на ГСМ в целях налогообложения прибыли (Письма Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161, от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).

При аренде без экипажа его заполняют как обычно с учетом следующих особенностей:

• в сведениях о лице, оформившем путевой лист, надо отразить полное наименование, адрес, номер телефона и ОГРН организации-арендатора (п. 4 Состава сведений и порядка оформления путевого листа);
• в сведениях о транспортном средстве указываются в том числе тип, марка, модель, государственный регистрационный номер арендованного автомобиля (п. 5 Состава сведений и порядка оформления путевого листа);
• в сведениях о водителе отражаются в том числе ФИО, серия, номер и дата выдачи водительского удостоверения, СНИЛС водителя, который работает у арендатора (п. 6 Состава сведений и порядка оформления путевого листа);
• в сведениях о виде перевозки и виде сообщения приводят информацию о тех видах, которые использует арендатор (ст. 4, 5 Устава автомобильного транспорта, п. 7, 8 Состава сведений и порядка оформления путевого листа).

Срок действия путевого листа

Вопрос 3. Можно ли оформлять путевые листы на срок более одного дня?

Да, можно. При оформлении путевого листа (п. 3 Состава сведений и порядка оформления путевого листа):

• на один день — указывается дата (число, месяц, год), когда его можно использовать;
• более чем на один календарный день — указываются даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого можно использовать документ.

При этом допускается оформление одного путевого листа на один рейс, если длительность рейса превышает продолжительность рабочего дня (смены) водителя или водителей. Также предусмотрена возможность оформлять или формировать один путевой лист на несколько рейсов, если в течение рабочего дня (смены) водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов (п. 11 Состава сведений и порядка оформления путевого листа).

Путевой лист должен оформляться на один день или один рейс. Ограничений относительно максимального срока, на который он может быть оформлен, нет. Следовательно, путевой лист может быть составлен на месяц, если это соответствует продолжительности рейса.

Вместе с этим Минтранс России, разъясняя практику применения ранее действовавших Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов (Приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152), признавал, что путевой лист может действовать больше одного дня и в том случае, если выполняется не один рейс (Письмо Минтранса России от 04.04.2019 № ДЗ-514-ПГ). Эти разъяснения ведомства могут быть применимы и к текущему регулированию, так как суть разъясняемых положений не изменилась.

Кроме того, в путевой лист могут включаться дополнительные сведения, которые учитывают особенности перевозки пассажиров, багажа, грузов (ч. 4 ст. 6 Устава автомобильного транспорта, п. 2 Состава сведений и порядка оформления путевого листа).

Следовательно, путевой лист можно оформить на период, превышающий один день, даже если выполняется не один рейс. Главное — проставить в документе обязательные реквизиты (п. 2, 5, 6 Состава сведений и порядка оформления путевого листа, Письмо Минтранса России от 04.04.2019 № ДЗ-514-ПГ):

• показания одометра (полные километры пробега) при выпуске транспортного средства на линию и при его возвращении с линии;
• дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска ТС на линию и его возвращения;
• дату (число, месяц, год), время (часы, минуты) и результат предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС, если он обязателен по законодательству РФ;
• дату (число, месяц, год), время (часы, минуты) и результат предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового медосмотра водителя, если обязательность проведения послерейсового, послесменного медосмотра водителя предусмотрена законодательством РФ.

Формы Госкомстата

Вопрос 4. Если компания оформляет путевые листы по формам из Постановления Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, можно ли отметку о предрейсовом контроле технического состояния автомобиля в таких листах проставлять дополнительно?

В Госкомстатовских бланках путевых листов не предусмотрены реквизиты для отметок о проведении предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств. Например, в отношении технического состояния машины в путевом листе грузового автомобиля есть лишь отметка «Автомобиль технически исправен» за подписью механика (Типовые межотраслевые формы № 4-С, 4-П, утвержденные Постановлением № 78).

Посмотреть программуПервичные документы и ЭДОКак перейти на ЭДО, какими документами оформить основные операции

Но в документе должны быть дата, время и подпись с указанием фамилии и инициалов должностного лица, ответственного за техническое состояние и безопасную эксплуатацию транспортных средств, с отметкой «выпуск на линию разрешен» или «выпуск на линию не разрешен» (пп. 3 п. 5, п. 13 Состава сведений и порядка оформления путевого листа, п. 6 Порядка организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств от 15.01.2021 № 9). В электронной форме документа для подписания используется УКЭП или УНЭП.

• Получается, что использование типовых форм путевых листов влечет за собой нарушение нормативных требований.

Обязательной к применению формы путевого листа в бумажном виде нет. Ее можно разработать самостоятельно, взяв за основу, например, унифицированную форму Госкомстата, но с учетом обязательных реквизитов, перечисленных в Приказе № 390. Такой вывод можно сделать из Писем Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406, от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161, УФНС России по г. Москве от 30.12.2009 № 16-15/139308. Разработанную форму надо закрепить в учетной политике.

Предрейсовые медосмотры для неводителей

Вопрос 5. Если генеральный директор сам управляет служебным автомобилем во время поездок к контрагентам, обязан ли он проходить предрейсовый медосмотр?

Безопаснее будет провести предрейсовый медосмотр работника, управляющего автомобилем и принятого на работу не в качестве водителя, в том числе и генерального директора.

Есть разные мнения:

• обязательные предрейсовые медицинские осмотры проводятся в отношении лиц, работающих, а не принятых на работу, в качестве водителей ТС (абз. 3 п. 3 ст. 23 Федерального закона от 10.12.95 № 196-ФЗ);
• по мнению Верховного Суда РФ, если работник по должности не является водителем, но по должностной инструкции или исходя из характера работы ему приходится управлять служебным автомобилем, то он обязан проходить предрейсовые медосмотры (Постановление Верховного Суда РФ от 19.12.2016 № 18-АД16-173).

При этом есть и противоположные мнения у судов, например: предрейсовый медосмотр не нужен лицам, работающим в качестве водителей, в служебные обязанности которых не входят обязанности водителей (Апелляционное определение Московского городского суда от 18.09.2018 № 33а-6141/2018).

Маршрут автомобиля для учета расходов на ГСМ

Вопрос 6. При проверке налоговики признали необоснованными расходы на ГСМ из-за того, что в путевом листе не указан маршрут автомобиля. Могут ли путевые листы без маршрута подтверждать расходы на приобретение ГСМ в целях налогового учета?

Лучше составлять путевой лист с конкретным указанием маршрута автомобиля. Это снизит риск, что при проверке налоговая исключит затраты на ГСМ из состава налоговых расходов.

Приказ № 390 не относит информацию о пройденном маршруте к числу обязательных реквизитов. Однако налоговые органы считают, что отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля в деятельности организации и, как следствие, об экономически обоснованных расходах на ГСМ и других затрат на его эксплуатацию (ст. 252 НК РФ, Письма Минфина России от 01.08.2005 № 03-03-04/1/117 и от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129, УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 № 20-12/064123.2).

Судебная практика противоречива. Некоторые суды солидарны с контролирующими органами и признают, что если в путевом листе нет информации о маршруте, то расходы на ГСМ необоснованны (Определение ВАС РФ от 30.08.2013 № ВАС-11880/13, Постановление Арбитражного суда Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015). Другие арбитры говорят, что из-за отсутствия в путевых листах данных о маршруте нельзя отказывать в подтверждении расходов на ГСМ, поскольку маршрут обязательным реквизитом путевого листа не является (Постановления ФАС Московского округа от 26.08.2010 № КА-А41/9668-10 и от 20.07.2010 № КА-А40/7436-10).

Старайтесь указывать подробно данные о маршруте, в том числе:

• полные адреса мест отправления и назначения;
• названия посещаемых организаций или мероприятий в месте отправления и месте назначения, цель поездки;
• время отправления и прибытия по каждому пункту маршрута;
• пройденный путь в километрах.

При указании маршрута не стоит использовать общие формулировки, например «поездка по городу» или «поездка по заданию», потому что в этом случае нельзя определить конкретные места, куда следовал автомобиль, и подтвердить, что поездки были связаны с деятельностью организации, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Нормы расхода топлива

Вопрос 7. Обязательны ли нормы расхода топлива, утвержденные Минтрансом, для принятия расходов по ГСМ при налогообложении?

Расписание вебинаровБесплатные вебинары в Контур.ШколеИзменения в учете. Практические ситуации. Судебная практика

Пункт 3 Методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (Распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р) все еще содержит текст, что эти нормы предназначены для расчетов по налогообложению предприятий. Но по результатам экспертизы Минэкономразвития России от 20.04.2012 из пункта исключили упоминание о предназначении этих норм для расчетов по налогообложению предприятий.

Это значит, что организации не обязаны применять Методические рекомендации Минтранса. Об этом не раз заявляло ведомство и признавало право, а не обязанность налогоплательщиков учитывать эти нормы (Письма от 27.11.2019 № 03-03-07/92049, от 26.09.2019 № 03-03-07/74189, от 22.03.2019 № 03-03-07/19283, от 27.09.2018 № 03-11-11/69335).

Организации могут использовать нормы расхода как Минтранса, так и собственные — выбранный вариант должен быть прописан в учетной политике компании.

Если предприятие использует собственные нормы, то они должны быть утверждены приказом руководителя. Разработать их можно разными способами (Письма Минфина РФ от 10.06.2011 № 03-03-06/4/67 и Управления ФНС России от 05.11.2015 № 08-14-03/13321). Например, на основании:

• заключения научной организации, разрабатывающей такие нормы;
• данных технической документации автотранспорта;
• информации, предоставленной изготовителем автомобиля;
• актов контрольных замеров норм расхода топлива для конкретного автомобиля.

Пример расчета нормативного расхода топлива для легкового автомобиля
В феврале пробег служебного легкового автомобиля Kia Rio 1.6 2014 года выпуска с общим пробегом 195 000 км составил 203 км. Все поездки были в пределах Москвы.Базовая норма расхода топлива, установленная Минтрансом, — 8,1 л/100 км. При этом можно использовать предусмотренные Минтрансом надбавки:10% — за возраст автомобиля более 5 лет и общий его пробег более 150 000 км,
35% — за езду в городе с населением свыше 5 млн человек,
10% — зимняя надбавка в Москве.
Принимаем поправочный коэффициент с учетом надбавок в размере 55% = 10% + 35% + 10%.Базовую норму расхода топлива увеличиваем на 55% и получаем 12,6 л/100 км = (8,1/100 + (8,1/100 х 55/100)) х 100.Нормативный расход на 203 км равен 25,6 л (12,6/100 x 203).

Способы заполнения путевых листов

Вопрос 8. Путевые листы на бумаге можно заполнять на компьютере или только от руки?

Путевой лист можно составить на бумаге или сформировать в электронном формате, утвержденном Приказом ФНС России от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@ (ч. 2, 5 ст. 6 Устава автомобильного транспорта, п. 9 Состава сведений и порядка оформления путевого листа).

Способ заполнения путевых листов законодательно не установлен. При этом Приказ № 390 диктует следующее:

• Даты, время и результат проведения предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового медицинских осмотров водителя проставляет медицинский работник, он указывает свои ФИО и наименование медицинской организации, заверяет собственноручной подписью на бумажном носителе либо УКЭП при формировании электронного путевого листа.
• Даты, время и результат проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства проставляет ответственный за выпуск ТС на линию. Он указывает свои ФИО и заверяет собственноручной подписью на бумажном носителе либо УКЭП или УНЭП при формировании электронного путевого листа.

Соответственно, все отметки медика и ответственного за технический контроль в бумажных путевых листах могут быть сделаны только от руки.

При этом путевой лист оформляется или формируется до выпуска ТС на линию (п. 11 Состава сведений и порядка оформления путевого листа). Значит, в него не могут быть заранее внесены время, километраж, показания одометра и маршрут следования, потому что технически невозможно, выполнив положения Приказа Минтранса, заполнить эти поля бумажного путевого листа на компьютере.

Кроме того, путевой лист — это обычный первичный учетный документ, который можно составить не только в момент совершения операции, но и непосредственно после ее окончания (п. 3 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). На этом основании путевые листы на бумаге можно заполнять комбинированным способом: частично на компьютере, проставляя данные, известные до начала выпуска автомобиля на линию, и частично от руки.