Нельзя не согласиться, что основная задача успешной работы руководителя – грамотный подход к формированию своей команды.
Как правило, в крупных предприятиях есть четкое разделение структуры функционала по направлениям. Т.е. отдел «делопроизводство» занимается документооборотом в компании, а технический отдел – ремонтами. В них набирают сотрудников с профильным образованием, определенными навыками и компетенциями. Сложно представить, что возможно объединить у одного сотрудника задачи по осуществлению нормоконтроля документов с организацией технического обслуживания энергетических систем зданий и сооружений.
Но что делать, если компания небольшая или она не хочет иметь большой штат сотрудников АХО? Так же очень часто в компаниях принимают решение на фокус мультифункциональности. Т.е. сотрудники должны быть взаимозаменяемыми и компетентными во всех вопросах процессов, которые относятся к подразделению.
Как найти такого сотрудника, который «и жрец, и жнец и на дуде игрец…»? Безусловно, такие люди есть, но, как правило, их очень мало, и они очень дорогие на рынке труда.
Что же делать? Прежде всего необходимо сформировать матрицу навыков и компетенций, отталкиваясь от функционала, который предстоит выполнять всему отделу. Определить какие из процессов требуют обязательных профессиональных компетенций (обучение, допуски, аттестация и т.п.). Далее выявить, кого можно будет доучить с наименьшими денежными и временными затратами. Например, человека, имеющего профильное образование и/или опыт работы в организации питания будет проще «доквалифицировать» в направлении клининг. Не мало важно учесть возможность совмещения выполняемого функционала. Сотрудник, который должен «работать в полях», не сможет одновременно отвечать на входящие звонки в приемной. От этого и нужно отталкиваться при «раздаче» функционала на имеющиеся штатные единицы. Есть еще один интересный момент, человек быстрее и эффективнее выполняет те задачи, которые ему больше нравятся, поэтому «делить» функционал следует учитывая это.
Не пренебрегайте обучением сотрудников при добавлении ему нового функционала. Даже если при этом не требуется специализированное обучение. И всегда помните, человеческие ресурсы должны быть не только количественными, но и качественными.
Это обязательно поможет эффективно и безопасно выполнить все задачи, возложенные на подразделение АХО, избегая финансовых и репутационных рисков для бизнеса.
Савинкова Светлана, более 10 лет «живу и болею» направлением Административно-хозяйственного обеспечения. Имею большой опыт организации направления АХО на крупных промышленных предприятиях. Являюсь победителем независимой межотраслевой профессиональной премии «Административный директор 2021 года» в номинации «Административный директор года». Инициатор создания сообщества АХО на крупных предприятиях.