Каждое предприятие периодически проводит инвентаризацию своего имущества. Эта операция нужна не только в магазинах и на складах, но и в любых организациях, имеющих на балансе какое-либо имущество. Федеральный закон о бухучете гласит, что в некоторых ситуациях инвентаризация является обязательной, например, в случае смены МОЛ (материально-ответственного лица), реализации имущества, его передаче во временное пользование и т.д. Также инвентаризация проводится по распоряжению руководства предприятия и может быть плановой или внеплановой, полной или частичной, выборочной или сплошной.
Инвентаризация – это процедура сверки остатков имущества и ТМЦ предприятия, которое числится в системе учета, с фактическим наличием этого имущества. С помощью инвентаризации предприятие решает следующие задачи:
- определяет наличие тех или иных ТМЦ по факту;
- позволяет выявить неучтенное имущество;
- проверяется соблюдение правил эксплуатации имущества, осуществляется контроль правильности хранения, анализируется использование нематериальных активов;
- выявляются излишки или недостача ТМЦ;
- проверяется корректность и полнота отражения информации об имуществе в бухгалтерской отчетности.
Чем больше имущества у предприятия, тем сложнее и длительнее становится процедура его инвентаризации. Все имущество должно правильно храниться, своевременно ремонтироваться, закупаться, списываться и т.д. Кроме того, на крупных предприятиях существуют различные подразделения, между которыми может передаваться имущество, много материально-ответственных лиц, поэтому инвентаризацию можно отнести к одному из самых важных и значимых процессов в жизни любого предприятия.
Конечно, на сегодняшний день сложно найти предприятие, где инвентаризация проводилась бы в «ручном» режиме. Никто уже не использует амбарные книги, бумажные акты сверки/расхождения и прочие документы, по которым раньше осуществлялась инвентаризация. Сверка и учет имущества проводятся с помощью автоматизированных систем, каждая из которых имеет набор функций, позволяющих упростить и ускорить инвентаризацию.
В нашей стране на предприятиях в самых разных сферах бизнеса большой популярностью пользуются программные продукты 1С. Во многих конфигурациях платформы «1С:Предприятие» имеются встроенные механизмы, позволяющие проводить инвентаризацию и вести учет имущества. Однако существует и отдельная специализированная конфигурация под названием «1С:Инвентаризация и управление имуществом», предназначенная для автоматизации процесса инвентаризации имущества. Об этом программном продукте мы и поговорим в сегодняшней статье.
Зачем предприятию «1С:ИУИ»?
Как уже было сказано, многие конфигурации 1С имеют встроенные механизмы для проведения инвентаризации. Поэтому возникает закономерный вопрос: зачем нужна отдельная система для учета и инвентаризации имущества? Можно назвать много причин, но начнем с главной: только в «1С:ИУИ» имеется полнофункциональный механизм для проведения инвентаризации любого типа с использованием специального мобильного приложения для ТСД, смартфонов и планшетов на базе Android, значительно ускоряющий и облегчающий весь процесс. Мобильное приложение в разы ускоряет инвентаризацию и позволяет исключить ошибки, вызванные «человеческим фактором». Используя данную конфигурацию и мобильное приложение, можно провести инвентаризацию в любом месте, включая удаленные склады, офисы, служебные помещения. Все что вам для этого нужно – компактный ТСД или смартфон в кармане.
Применять «1С:Инвентаризацию и управление имуществом» можно абсолютно на любых предприятиях независимо от сферы деятельности, в том числе на специфических:
- в холдингах с большим количеством дочерних компаний;
- в отелях и гостиничных комплексах;
- в клиниках и других медицинских учреждениях;
- в буровых компаниях со сложными условиями работы и удаленностью от офиса;
- на предприятиях, производящих алкогольную и табачную продукцию и т.д.
С помощью данного решения можно автоматизировать процесс инвентаризации, используя современные технологии автоматической идентификации (штрихкодирование и RFID).
Однако, все сказанное ранее вовсе не означает, что решение «1С:ИУИ» должно внедряться на предприятиях ВМЕСТО других конфигураций, например «1С:Бухгалтерия», «1С:ERP» или «1С:Комплексная автоматизация». Вовсе нет! «1С:ИУИ» не замещает привычные для многих конфигурации, а дополняет их, делая функционал для проведения инвентаризации полным и удобным в применении. Как именно это происходит? Давайте посмотрим:
- Учет объектов имущества в «1С:ИУИ» ведется в разрезе необходимых характеристик. Любое предприятие может настроить разрезы характеристик имущества для себя. У конфигурации «1С:ИУИ» очень богатый набор настроек для этого, вести учет имущества удобно, быстро и просто.
- Мобильное приложение «1С:ИУИ» может работать в режиме оффлайн. Это огромное преимущество для предприятий с удаленными офисами, филиалами, складами и т.д. ТСД позволит провести инвентаризацию в специфических местах хранения и расположения имущества, после чего сотрудник, проводивший инвентаризацию, может вернуться в головной офис и выгрузить информацию в учетную систему.
- В конфигурации «1С:ИУИ» хранится полная история имущества. Эта особенность значительно упрощает сверку, оценку состояния имущества и условий его хранения. Ведение истории имущества позволяет составить и отследить весь его «жизненный цикл», своевременно заказать новое имущество и списать имущество с вышедшим сроком эксплуатации.
- В «1С:ИУИ» реализован удобный механизм потребностей и закупок имущества. Конфигурация позволяет заказывать имущество под конкретный проект, а сами заказы формируются на основании информации о потребностях отделов, подразделений, филиалов и других структурных единиц предприятия. Процессы закупки и формирования потребностей можно запустить с процедурой согласования или без нее. А удобная система аналитических отчетов позволит лучше контролировать весь процесс.
Как «1С:ИУИ» дополняет корпоративную информационную систему?
Можно выделить не менее 4-х основных причин для внедрения конфигурации «1С:ИУИ» параллельно с КИС, действующей на предприятии, которое имеет хотя бы небольшое количество имущества и регулярно проводит инвентаризацию.
1. Отдельный контур оперативного учета имущества
Если организация уже использует корпоративную информационную систему, то дополнительная установка «1С:ИУИ» поможет организовать отельный контур оперативного учета имущества. В этой системе учета полностью отсутствует бухгалтерская составляющая – в «1С:ИУИ» не формируются документы, связанные с движением денег.
Конфигурация работает только с оперативным движением имущества на всех этапах: от формирования потребностей в имуществе, его закупке (включая закупки имущества под конкретные проекты и задачи), учете и заканчивая выбытием имущества. Программа имеет встроенный механизм обмена информацией с КИС, что позволяет выгружать в нее документы о приобретении товаров и услуг, перемещении (в том числе перемещение материалов в производство), списании имущества. Затем в КИС формируются бухгалтерские проводки, начисляется амортизация и т.д.
В итоге получается логичная схема, при которой в «1С:ИУИ» работают только те сотрудники предприятия, которые не имеют отношения к бухгалтерии. В их задачу входит лишь учет имущества предприятия и инвентаризация. Бухгалтер же работает в КИС или отдельной конфигурации «1С:Бухгалтерия». Он выполняет контролирующую функцию, формирует проводки, но фактической инвентаризацией не занимается, что позволяет экономить массу сил и времени.
2. Расширенная детализация НСИ
Распространенная проблема для многих предприятий – раздутый справочник «Номенклатура», в котором со временем становится сложно ориентироваться. В него заносится разная информация, в том числе такая, которая полезна и необходима для проведения инвентаризации, но при этом абсолютно не нужна бухгалтеру. Например, кроме наименования имущества в справочник вносится его артикул, габариты, вес, цвет, размер (для одежды и обуви) и т.д. В конце концов справочник «Номенклатура» превращается в нагромождение разной информации, очень сильно затрудняющей работу бухгалтерии.
Конфигурация «1С:ИУИ» решает эту проблему. В ней имеется отдельный справочник «Номенклатура», а также еще один справочник «Имущество», который используется для проведения операций, связанных только с учетом и движением имущества. Как это работает? Механизм работы системы позволяет «схлопнуть» строки данного справочника до справочника «Номенклатура» и обмениваться этой информацией с КИС. Это позволяет вносить все дополнительные характеристики имущества, которые нужны для проведения инвентаризации в справочник «Имущество», но не переносить эту информацию в КИС. А бухгалтерия работает со справочником «Номенклатура», в котором нет лишней для бухгалтеров информации.
3. Детализация хранения
С помощью конфигурации «1С:ИУИ» можно произвести более детальную разбивку адресных мест хранения имущества. Это очень полезная функция для предприятий, у которых имеется несколько удаленных складов или филиалов и присутствует иерархия подчинения. Например, центральный склад может включать в себя несколько площадок или зон хранения, в котором находится имущество.
В корпоративной системе учета нет смысла делать разбивку склада на зоны хранения имущества, т.к. это лишь усложнит работу. Но для тех сотрудников, которые проводят инвентаризацию это очень важно, ведь не зная точного местоположения имущества его можно искать часами, особенно на большом складе. Поэтому в «1С:ИУИ» имеется возможность выгрузить из КИС справочник «Склады», а затем сделать разбивку складов на зоны хранения, соблюдая при этом иерархию подчинения полученных зон складам основного уровня справочника.
Что это дает? При перемещении имущества в рамках созданных зон и мест хранения эта информация не будет выгружена в КИС, т.к. по сути в справочнике «Склады» движения имущества не было. Например, на центральном складе было перемещение имущества из зоны приемки в зону склада ОТК. При этом имущество все равно осталось на центральном складе, значит перемещения в рамках справочника «Склады» не было. Но эта информация значима для сотрудников, проводящих инвентаризацию.
Такой подход значительно упрощает работу бухгалтерии. Когда осуществляется перемещение имущества в рамках складов верхнего уровня, информация об этом переносится из «1С:ИУИ» в КИС. Если у предприятия появится необходимость выгружать в базу созданные в «1С:ИУИ» места хранения, это легко можно сделать, установив признак в настройках синхронизации данных (нужно поставить галочку в поле «Передавать места расположения»).
4. Работа с комплектами
«Комплекты» – это специальный механизм, встроенный в «1С:ИУИ», который прекрасно дополняет корпоративную информационную систему. Рассмотрим его работу на простом примере. Бухгалтеру предприятия для выполнения своих обязанностей не нужно знать, из каких именно комплектующих состоит компьютер сотрудника. Его не интересует, какая там материнская плата, жесткий диск или оперативная память. Но департамент ОИТ обязательно учитывает эти данные, ведь комплектующие ПК – это тоже имущество и его необходимо обслуживать, ремонтировать и заменять на новое.
Оптимальным решением в такой ситуации будет внедрение «1С:ИУИ» в ОИТ. В конфигурации заводится документ комплектации, а затем производится замена комплектующих в ПК сотрудника предприятия. При обмене данными с КИС будет выгружен документ списания, в результате чего замененная деталь для ПК будет списана. Такой подход удобен и для бухгалтера, и для ОИТ. Эта схема успешно работает и с другими департаментами и подразделениями компании, где имеется необходимость в учете и движении имущества.
Это далеко не все механизмы конфигурации «1С:ИУИ», которые дополняют работу КИС. Но даже на их примере хорошо видно, насколько проще и удобнее становится учет имущества и инвентаризация для предприятия. Кроме того, данное решение позволяет справиться с некоторыми проблемами, возникающими у предприятия при учете имущества:
- Отсутствие контроля над имуществом в разрезе мест хранения. Поиск имущества при проведении инвентаризации зачастую становится настоящей проблемой. Она особенно актуальна для больших складов, разбитых на зоны хранения. Кроме того, не всегда сразу удается установить ответственных лиц. Внедрение «1С:ИУИ» позволит упорядочить эту работу, сделать дополнительную разбивку мест хранения и быстро находить имущество.
- Невозможность быстро повести инвентаризацию. При работе в КИС инвентаризация проводится в полном объеме, для чего требуется издать распоряжение руководства предприятия, собрать комиссию и т.д. Это занимает очень много времени. Решение «1С:ИУИ» дает возможность произвести инвентаризацию «на лету», причем это можно сделать в различных разрезах (мест хранения, МОЛов, ответственных лиц и т.д.). Инвентаризация проходит быстро и без лишней «бумажной волокиты».
- Большие затраты на ФОТ бухгалтеров и складских работников. Нередко можно встретить такую ситуацию, когда на предприятии работает целый штат бухгалтеров, занимающийся вводом и обработкой первичной документации. Работая только в КИС, по-другому провести инвентаризацию просто не получится. Но конфигурация «1С:ИУИ» позволяет передать работу по сбору «первички» непосредственно туда, где хранится имущество (склад, филиал, удаленный офис и т.д.). Это возможно благодаря внедрению системы штрихкодирования и работе на ТСД. Любой сотрудник компании с легкостью справится с этой задачей! Таким образом, бухгалтер не отвлекается от своей основной работы, а сотрудники, проводящие инвентаризацию, не касаются документов, имеющих отношение к движению денег. В их задачу входит только фиксация наличия и движения имущества, а бухгалтерия выполняет только контролирующую функцию.
При желании вы можете ознакомиться с полным обзором всех функциональных возможностей системы «1С:Инвентаризация и управление имуществом».
Мобильное приложение «1С:ИУИ»
«1С:Инвентаризация и управление имуществом» может работать совместно с корпоративной системой или отдельно (если у предприятия имеется в этом необходимость). В состав конфигурации входит учетная компонента, которая ставится на ПК, а также разработанное специалистами компании «СИТЕК» мобильное приложение. Его можно установить на терминал сбора данных, смартфон или планшет, работающий под управлением ОС Android.
Мобильное приложение стоит рассмотреть отдельно. Его задача заключается в том, чтобы все операции, связанные с движением имущества на предприятии, можно было проводить, используя мобильное рабочее место сотрудника. Для этих целей применяются технологии штрихкодирования или RFID. Работник предприятия или его подразделения, ответственный за инвентаризацию, а также приемку или перемещение имущества, сканирует штрихкод места хранения или самого имущества с помощью ТСД. Считанная информация передается в базу данных с указанием наименования и количества единиц имущества.
Функционал мобильного приложения достаточно богатый, он позволяет решать все основные задачи, связанные с учетом и инвентаризацией имущества. Основной набор функций выглядит следующим образом:
- доступ к реестру имущества с ТСД;
- получение информации об имуществе по присвоенному штрихкоду или RFID метке;
- получение информации о списке имущества в разрезе МОЛов или мест расположения;
- поиск объектов имущества;
- осмотр и оценка исправности имущества;
- комплектация/разукомплектация основных средств;
- присвоение штрихкодов (RFID меток) объектам имущества, местам хранения, физическим лицам;
- проведение инвентаризации в рамках заданного списка или в разрезе одного места расположения имущества.
Мобильное приложение и учетная компонента «1С:ИУИ» могут использоваться вместе или по отдельности. Для обмена данными между основной базой и ТСД применяется специальный веб-сервис, подключение к которому можно осуществить через сеть Wi-Fi. В местах хранения имущества, где нет Wi-Fi можно использовать ТСД в режиме работы оффлайн. После сбора всей необходимой информации и сканирования штрихкодов достаточно подключить ТСД к ПК через порт USB и выгрузить данные в базу.
В комплект поставки мобильного приложения входит программная защита. Она может быть реализована двумя способами:
- Привязка к серийному номеру или IMEI мобильного устройства. Данный способ лицензирования используется для терминалов сбора данных, работающих на Android, а также для мобильных устройств на ОС Windows CE/Mobile.
- Лицензия без привязки к мобильному устройству. Это более современный тип лицензирования, который не имеет привязки к конкретному ТСД. Существует лишь ограничение на количество одновременно используемых лицензий. Это дает важное преимущество: один и тот же ТСД может использоваться разными сотрудниками предприятия, работающими в разные смены, или сотрудниками, временно замещающими друг друга (отпуск, больничный, отгул и т.д.).
Конфигурация «1С:ИУИ» версии 3.0
В июле 2023 года вышло большое обновление «1С:ИУИ» версии 3.0. Это было необходимо, т.к. данная конфигурация уже несколько лет не получала обновлений и не редактировалась. Конфигурация пополнилась новым мобильным приложением, о котором мы говорили выше, а также получила большое количество важных нововведений:
- исправлено порядка 22 критических ошибок;
- добавлена возможность заполнения дополнительных реквизитов имущества, серийных номеров и штрихкодов в табличную часть документа «Регистрация»;
- доработан интерфейс некоторых справочников и ряда документов для удобства пользователей;
- реализован обмен данными с конфигурациями «1С:ERP» и «1С:Бухгалтерия»;
- обновлена «1С:Бибилотека стандартных подсистем» до актуальной версии 3.1.7.
Третья версия конфигурации с новым мобильным приложением позволяет совершать практически все операции, связанные с инвентаризацией, а также стал доступен оффлайн режим работы терминалов сбора данных. Интерфейс приложения немного изменился, теперь он более понятен и удобен в использовании. Наша компания «СИТЕК», которая является официальным разработчиком конфигурации «1С:ИУИ», уже планирует следующий пакет обновлений с новыми дополнениями и улучшениями системы.
При желании вы можете ознакомиться с полным списком изменений и нововведений релиза «1С:ИУИ 3.0».
Примеры использования конфигурации «1С:ИУИ» на предприятиях
После выхода новой версии «1С:инвентаризация и управление имуществом» интерес к данной конфигурации заметно вырос. Наша компания за несколько последних месяцев получила ряд заявок от предприятий, работающих в различных сферах бизнеса, на внедрение «1С:ИУИ». Это не удивительно, ведь данная система универсальна, она подходит как для офисов, так и для производств, предприятий сферы обслуживания и даже специфических предприятий, например, занимающихся бурением нефтяных скважин или медицинских организаций со своей спецификой работы.
Вот лишь несколько интересных примеров внедрения «1С:ИУИ» за последнее время:
- Завод, занимающийся выпуском фармацевтической продукции, планирует внедрить данную конфигурации в своей прачечной. Это необходимо для учета технологической спецодежды и отслеживания ее «жизненного цикла», который зависит от количества стирки того или иного комплекта одежды. Кроме того, «1С:ИУИ» поможет формировать комплекты одежды из разных предметов, выдавать их сотрудникам завода и списывать одежду, у которой закончился срок годности.
- Ликероводочный завод планирует установить «1С:ИУИ» и вести в системе учет дистиллятов и бочек, учет выдержки спиртов. Также в системе будет храниться история использования бочек (каждой в отдельности). Это необходимо для того, чтобы точно знать, какие спирты в ней хранились и когда именно. От этого напрямую зависит качество конечного продукта и эффективность производства в целом.
- Конфигурация «1С:ИУИ» будет внедрена в строительно-ремонтной компании. Она будет использовать систему для установки лимитов выдачи и хранения строительных материалов, а также для учета сроков годности и норм расхода. В «1С:ИУИ» будут формироваться заявки на закупку материалов с функцией согласования и централизованного контроля.
Какой вывод можно сделать из всего вышесказанного? Конфигурация «1С:Инвентаризация и управление имуществом» – это удобный инструмент, эффективно работающий как самостоятельная система, в которой проводится инвентаризация имущества, так и совместно с корпоративной информационной системой 1С, дополняя ее. Использовать конфигурацию можно на предприятиях любых размеров и уровня сложности независимо от сферы, в которой они работают.
Если после прочтения статьи у вас появились вопросы о работе данной конфигурации, вы всегда можете обратиться в компанию «СИТЕК» за подробной консультацией. Наши специалисты ответят на любые вопросы и помогут разобраться в нюансах работы системы.
Кроме того, мы рекомендуем ознакомиться со специальным вебинаром «1С:Инвентаризация и управление имуществом – избавляемся от рутины и ручной работы», в котором наши специалисты рассказали о самых важных аспектах работы конфигурации, о том, где и как она может использоваться и как именно она дополняет корпоративные информационные системы.
