Актуальна на 16.11.2023
Для кого: предпринимателя
Для того, чтобы держать бухгалтерию под контролем вам понадобится получить доступы к следующим программам:
- 1С, где ведется учет по вашей компании
- Электронная отчетность (СБИС, Контур и пр.)
Уже на этапе получения доступа к программам бухгалтер поймет, что он на контроле и начнет работать лучше или решит увольняться - а это уже тревожный звоночек.
Что проверить в 1С
1. Экспресс-проверка ведения учета
В 1С Бухгалтерии есть стандартный инструмент для проверки учета. Для этого нужно зайти в панеле разделов в раздел Отчеты - Анализ учета - Экспресс-проверка
Нужно будет выбрать период, нажав на "...", который уже закрыт, например, в ноябре 2023 - 9 месяцев 2023 года и нажать кнопку Выполнить проверку.
Если есть какие-то ошибки, то программа вам об этом сообщит:
Наличие таких ошибок не говорит однозначно о том, что ваш бухгалтер плохо ведет учет, но это повод обратить внимание на его работу. Нужно попросить прокомментировать бухгалтера каждую ошибку.
Нажав на "+" вы сможете увидеть подробно в чем состоит ошибка по каждому разделу.
Если ошибка состоит в отсутствии информации об ответственных лицах, то это не является ошибкой, так как перечень лиц в 1С большой и не все они используются в деятельности компании и не требуют заполнения.
Особое внимание требуют ошибки в разделах Анализ состояния бухгалтерского и налогового учета, Ведение книги продаж и ведение книги покупок.
2. Наличие отрицательных остатков по товарам и материалам
В 1С Бухгалтерии есть отчет для проверки наличия отрицательных остатков. Для этого нужно зайти в панеле разделов в раздел Склад - Отчеты - Контроль отрицательных остатков
Нужно будет выбрать период, нажав на "...", который уже закрыт, например, в ноябре 2023 - 9 месяцев 2023 года и нажать кнопку Сформировать.
Если отрицательных остатков нет, то отчет будет пустой:
Если отрицательные остатки есть, то в отчете будет видно по каким товарам или материалам:
Наличие отрицательных остатков в закрытом периоде свидетельствует о том, что бухгалтер не внимательно анализирует состояние бухгалтерии при составлении отчетности. И этот момент нужно исправить. Наличие отрицательных остатков приводит к некорректному списанию себестоимости товаров и материалов в расходы по налогу на прибыль или УСН.
3. Взаиморасчеты с контрагентами
В 1С Бухгалтерии есть отчет для проверки взаиморасчетов с поставщиками. Для этого нужно зайти в панеле разделов в раздел Руководителю - Расчеты с поставщиками - Задолженность поставщикам по договорам
Период лучше всего установить - последний день последнего закрытого периода. Например, в ноябре 2023 года - это 30 сентября 2023 года. Выбрать день можно нажав на "..." или вручную ввести нужную дату и нажать кнопку Сформировать.
Чтобы отчет принял более читаемый вид по кнопке Показать настройки в разделе Группировка лучше снять галочку напротив группировки Документы:
И снова нажать кнопку Сформировать.
На что обратить внимание в отчете:
1. Когда есть суммы по одному и тому же поставщику и в колонке Долг и в колонке Аванс.
Это не обязательно ошибка. Например, для договоров лизинга - это нормальные расчеты. Или по каким-то поставщикам может реально вестись деятельность по нескольким договорам и по одному быть долг, а по другому аванс.
Но на это стоит обратить внимание, так как чаще всего это ошибка, на которую бухгалтер не обратил внимание. Если вы принимаете авансовый НДС от поставщиков, то такая ошибка может привести к несвоевременному восстановлению НДС, а так же такая ошибка приводит к раздуванию дебиторской и кредиторской задолженности в балансе.
2. Проанализировать в целом взаиморасчеты с поставщиками.
Вы как собственник скорее всего понимаете по каким поставщикам есть долги, а по каким авансы.
Если по каким-то поставщикам вы видите, что аванс слишком большой, то возможно бухгалтер не провел некоторые документы от поставщика. А значит это не учтено в расходах по налогу на прибыль и УСН.
Если же есть слишком большой долг по поставщикам с которыми работа давно закончена, то возможно это кредиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности и бухгалтер должен был предупредить вас о ее наличие. Так как такую задолженность нужно включать в доходы и нужно принимать меры, чтобы избежать этого.
Аналогично нужно проверить взаиморасчеты с покупателями.
В 1С Бухгалтерии есть отчет для проверки взаиморасчетов с покупателями. Для этого нужно зайти в панеле разделов в раздел Руководителю - Расчеты с покупателями - Задолженность покупателей по договорам
Здесь нужно сделать аналогичные настройки, как и по поставщикам и проверить по тем же критериям.
Если по покупателю есть одновременно и долг и аванс и это ошибка, то это может привести к неверному расчету НДС и так же это искажает бухгалтерскую отчетность.
Если же с какими то покупателями висит аванс или долг с истекшим сроком исковой давности, то это нужно отнести в доходы или расходы соответственно и это ваш бухгалтер должен обсудить с вами.
Что проверить в электронной отчетности
У каждого оператора свой интерфейс, я буду показывать на примере СБИСа. Если у вас другой оператор или вы не смогли что-то найти в СБИС, то позвоните в техподдержку оператора и попросить помочь вам найти информацию по каждому пункту ниже.
1. Проверьте вовремя ли сдается отчетность
В СБИС нужно выбрать раздел Отчетность - Календарь и просмотреть везде ли стоят зеленые галочки и нет ли дат красным шрифтом. Если напротив отчета стоит красная дата, то это значит, что отчет отправлен с опозданием срока. По таким отчетам нужно уточнить у бухгалтера в связи с чем произошло нарушение срока.
2. Посмотрите требования, которые приходят от налоговой
В СБИС нужно выбрать раздел Отчетность - Налоговая - Требования.
Зайдя в требование или уведомление вы можете ознакомиться с тем, что запрашивала налоговая, а зайдя в Ответ, сможете посмотреть что ответил бухгалтер на запрос.
На требование нужно отправить квитанцию о получении в течение 6 дней и ответить в течение 5 или 10 дней. Поэтому обращайте на неотвеченные требования, на требования по которым указано, что дата ответа или подтверждения просрочены - это тоже отмечается в электронной отчетности.
3. Посмотрите сверку с налоговой
Через оператора электронной отчетности можно заказать сверку с налоговой. Есть различные варианты, но самый удобный - это Справка о принадлежности сумм (выписка операций). Попросите бухгалтера заказать для вас такую справку. В этой справке показываются все платежи на ЕНС и в счет погашения какого обязательства были списаны деньги с ЕНС с начала года.
Чтобы посмотреть эту справку в СБИС, нужно выбрать раздел Отчетность - Налоговая - Сверка с бюджетом и открыть самую свежую справку.
В СБИС эта справка выглядит следующим образом:
На конец периода может быть остаток, если платеж на ЕНС уже совершили, а срок оплаты по каким-то обязательствам еще не наступил. Например, если вы оплатите 20 числа ЕНП на погашение НДФЛ и взносов, у которых срок списания 28 число, то до 28 числа этот платеж будет числиться как переплата.
Если переплата слишком большая на ваш взгляд, то попросите бухгалтера ее пояснить. Возможно у вашей компании есть реальная переплата по налогам, которую бухгалтер не учитывает и оплачивает налоги, хотя можно их учесть из переплаты.
Для проверки разверните раздел Списание в счет уплаты по налогу:
Полную сверку с налоговой по всем налогам может произвести только бухгалтер ваш или сторонний. Но вы можете обратить внимание на наличие пеней. Если имеются пени, то попросите бухгалтера пояснить в связи с чем они образовались.
Проверка документооборота
Если у вас штатный бухгалтер, то проверьте как организовано хранение документов:
- раскладываются ли документы по папкам (договоры, документы от поставщиков, документы от покупателей, кадровые документы и пр.)
- ведется ли сбор оригиналов
- делается ли архив за предыдущие года
С помощью таких инструментов предприниматель сможет самостоятельно оценить качество работы своего бухгалтера и дать бухгалтеру понять, что он под контролем.
А если вы хотите провести более глубокую проверку ведения учета в вашей компании, то обращайтесь ко мне.
Подписывайтесь на мой канал, чтобы получать информацию о налогах и бухгалтерии простым языком и ставьте лайк, если статья была полезной.
