Авансовый отчёт — это документ, в котором сотрудник прописывает все командировочные расходы. По закону его необходимо сдать в бухгалтерию в течение трёх дней после возвращения из командировки. Так сотрудник докажет, что затраты в деловой поездке были целевыми, и компания не вычтет эти расходы из его зарплаты.
Что нужно отразить в авансовом отчёте
Все расходы в деловой поездке. Например, затраты на транспорт, проживание, оформление визы, покупку обязательной медстраховки, а также суточные. О том, что входит в командировочные расходы в 2023 году и как их возместить, читайте в этой статье.
Как заполнять авансовый отчёт
Форму документа компания может выбрать самостоятельно, но чаще всего используется унифицированная (АО-1). Скачать образец можно по ссылке.
На лицевой стороне документа заполняются следующие строки:
- номер;
- дата документа;
- учреждение;
- структурное подразделение;
- подотчётное лицо;
- должность;
- назначение аванса;
- сумма аванса;
- израсходованное сумма;
- остаток или перерасход;
- прилагаемые документы.
Как правило, все общие данные заполняет бухгалтер компании.
На обратной стороне авансового отчёта сотрудник (он же подотчётное лицо) вносит всю информацию о командировочных расходах и ставит свою подпись.
Для наглядности посмотрите пример полного заполнения авансового отчёта.
Когда отчёт готов, бухгалтер отрезает от него расписку — корешок, расположенный в нижней части лицевой стороны документа. Расписка остаётся у сотрудника.
Какие документы прикладывать к авансовому отчёту
Понадобятся все документы, подтверждающие командировочные расходы: чеки, квитанции и счета. Нужно приложить авиабилеты, маршрутные квитанции и посадочные талоны. Если жили в отеле — счёт, акт и чек из гостиницы. Суточные расходы не требуют подтверждения, но если были другие траты, например, на аренду автомобиля, то придётся предоставить договор с компанией-арендатором и чек на оплату этой услуги.
Оформить, скачать и распечатать авансовый отчёт на раз-два удобно в Ostrovok.ru Командировки. Для этого в системе есть раздел «Авансовые отчёты», где можно назначить суммы авансов, настроить суточные и отчитаться о дополнительных расходах в поездке.