Что такое расчётный лист
В расчётном листе (он же зарплатный квиток) работодатель показывает все начисления и удержания из зарплаты сотрудника за месяц.
Расчётный листок обязаны выдавать все ИП и организации — это прописано в статье 136 Трудового кодекса. В квитке по зарплате работодатель расшифровывает:
- состав зарплаты за месяц — оклад, премию, доплаты и надбавки, например, за работу ночью;
- размер иных начислений — отпускных, больничных, выплат при увольнении и других;
- удержания из зарплаты, например, НДФЛ и удержания по исполнительным листам;
- общую сумму, которую сотрудник получит «на руки».
Но иногда кроме зарплаты сотрудник получает и «незарплатные» выплаты:
- подарки и материальную помощь,
- командировочные и суточные,
- компенсацию за использование личного имущества.
Эти суммы не включают в систему оплаты труда, поэтому можно не добавлять их в расчётный листок — так решили представители Минтруда в письме от 01.08.2018 № 14–1/ООГ-6433. Однако работодателю ничего не мешает расширить список выплат, которые он показывает в расчётном листе. Так даже безопаснее: с этих сумм тоже удерживают НДФЛ и сотрудник может не понять, почему сумма налога вдруг вышла больше.
Форму расчётного листка утверждает сам работодатель распоряжением или приказом — трудовым законодательством форма не закреплена. Специально знакомить сотрудников с формой квитка и собирать об этом подписи не нужно.
📄 Скачать образец расчётного листка
Кому и когда выдавать
Расчётные листы выдают сотрудникам на трудовом договоре, в том числе тем, кто работает дистанционно или по совместительству. А вот исполнители по договорам ГПХ квитки не получают — трудовые отношения с ними регулирует уже не Трудовой, а Гражданский кодекс. В нём ничего не сказано про уведомление исполнителя о сумме выплат.
Если у сотрудника не было дохода в этом месяце, зарплатный квиток не оформляют — раз нет выплат, то и показывать нечего. Так может произойти, если сотрудник был в длительном отпуске, на больничном или в декретном отпуске. Прогулы или период отстранения от работы в расчётный лист тоже не добавляют.
Несмотря на то, что зарплату надо платить не менее двух раз в месяц, расчётный листок можно выдать сотруднику один раз — в день окончательного расчёта (Письмо Роструда от 17.09.2021 № ПГ/26944-6-1).
Пример. Аванс за март выплатили 25 марта, а зарплату за вторую половину месяца — 10 апреля. Зарплатный квиток за март сотрудники получили тоже 10 апреля.
Если сотрудник увольняется, расчётный лист ему надо выдать в день увольнения.
Как выдать расчётный листок
С одной стороны Трудовой кодекс не ограничивает работодателя в способе выдачи зарплатного квитка, а с другой есть Минтруд, который признаёт законными только два способа. Какой бы вы ни выбрали — закрепите его в локальном акте.
На бумаге лично
Всё просто: заполнили расчётный листок, распечатали и отдали сотруднику лично в руки. Нельзя пройти по офису и разложить на столы подчинённых документы — так кто-то другой может увидеть чужую зарплату, а это уже тянет на разглашение персональных данных.
Обязательно попросите сотрудника расписаться в журнале выдачи расчётных листков. Или сделайте листки с отрывной частью (как доверенность): сотрудник забирает себе часть с суммами, а у вас остаётся корешок с подписью. Так ни один проверяющий не придерётся при проверке.
📄 Журнал выдачи расчётных листов
Отправить на электронную почту
Долгое время Минтруд не возражал против отправки квитков на электронную почту и даже в мессенджеры. Но с недавних пор государство стало тщательнее регулировать отношения с персданными, поэтому Минтруд изменил своё мнение. В письме от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-296 сказано, что расчётный лист, который работодатель направил в электронном виде, не соответствует требованиям трудового законодательства.
Правда есть и исключение. Если ИП или компания:
✔️ перешли на кадровый электронный документооборот (КЭДО),
✔️ пользуются специальной информационной системой,
✔️ закрепили такой формат передачи зарплатного квитка в локальном акте,
✔️ уведомили об этом сотрудников и получили от них согласие,
то всё в порядке, можно отправлять электронные квитки.
Штрафы
За нарушение правил выдачи расчётных листов работодателя могут оштрафовать. Сумма штрафа зависит от того, что именно нарушили.
Не выдали сотруднику квиток или не смогли подтвердить факт выдачи:
— ИП или должностное лицо компании — от 1000 ₽ до 5000 ₽
— ООО — от 30 000 ₽ до 50 000 ₽
Выдали расчётный листок другому человеку, в том числе отправили на чужую электронную почту = разгласили персональные данные:
— ИП — от 20 000 ₽ до 40 000 ₽
— должностное лицо — от 8000 ₽ до 20 000 ₽
— организация — от 50 000 ₽ до 100 000 ₽
Выдали расчётный лист не по утверждённой форме:
— ИП и должностное лицо — от 1000 ₽ до 5000 ₽
— организация — от 30 000 ₽ до 50 000 ₽
Хорошая новость в том, что малый и средний бизнес в первый раз может обойтись предупреждением. Но только если сотрудник не получил «имущественного ущерба» — ст. 4.1.1 КоАП РФ. То есть не потерял деньги из-за ошибки работодателя.
А вот за повторное нарушение штрафы только вырастут. Поэтому мы советуем не забывать про расчётные листы и выдавать их по всем правилам.
А что в Эльбе?
Расчётные листы Эльба формирует автоматически, во время выполнения задачи «Выдать зарплату». Для этого зайдите в задачу за нужный месяц и на первом шаге «Рачёт зарплаты» нажмите кнопку «Распечатать» → Расчётные листы. После этого распечатайте квитки и передайте сотрудникам под подпись.
