Журнал «Мир измерений», сентябрь 2023
Рубрика: Лабораторные информационные системы управления
Эксперты Консорциума «Кодекс» и Информационной сети «Техэксперт» рассказывают об инструментах цифровой платформы «Техэксперт», которые помогут автоматизировать максимальное число бизнес процессов, решить проблему с постоянно меняющейся нормативной базой и оставить больше времени на основную деятельность лаборатории.
Сейчас много говорят о переходе на цифровые рельсы, и рынок предлагает разные решения для цифровизации и автоматизации всех бизнес-процессов предприятия, в том числе связанных с нормативными и техническими документами. При этом лаборатория является одним из самых сложных и ответственных участков производства, и автоматизация деятельности всего предприятия невозможна без правильно выстроенных процессов в лаборатории.
Для того чтобы избавить сотрудников лаборатории от рутинных процессов, повысить качество и эффективность работы, автоматизировать процессы заполнения журналов, построения графиков, заполнения отчетов и разных форм документов, ведения протоколов и архива документации лабораторий, ИТ-сфера разработала системы класса LIMS, или лабораторные информационные системы управления. Большинство LIMS-систем представляют собой сложные комплексные системы, которые стараются закрыть потребности в первую очередь крупных лабораторий. Все они дорогостоящие и требуют довольно много ресурсов и времени для внедрения, обучения и дальнейшего применения в рабочих процессах. На многих предприятиях в связи с невозможностью внедрения систем класса LIMS используют Google-таблицы или таблицы в формате Excel, но полноценной цифровизацией это назвать сложно. Цифровизация предполагает не просто перенос документов с бумажного носителя на электронный, но и изменение самой сути бизнес-процессов, автоматизацию максимального количества рутинных операций. В идеале всю внешнюю, бумажную работу следует препоручить специализированной информационной системе, а время специалиста освободить для тех задач, которые действительно требуют его профессиональной компетентности и опыта. Заполнение журналов, формирование отчетов и проверка статуса действия того или иного документа к таким задачам не относятся – с ними справится и хорошо выстроенная система.
Консорциум «Кодекс» выстраивать такие системы умеет: уже более 30 лет его эксперты разрабатывают и внедряют на промышленных предприятиях России инструменты для работы с нормативной и технической документацией под брендами «Кодекс» и «Техэксперт». Постоянно расширяемая линейка решений цифровой платформы «Техэксперт» позволяет собрать для каждого предприятия информационную систему, идеально отвечающую его потребностям и интегрированную в окружающий ИТ-ландшафт.
Эксперты Консорциума «Кодекс», с одной стороны, постоянно развивают собственные решения в соответствии с лучшими мировыми образцами и помогают совершенствовать национальную систему стандартизации в рамках деятельности ПТК 711 «Умные (SMART) стандарты». С другой стороны, разработчики цифровой платформы «Техэксперт» чутко прислушиваются к пожеланиям клиентов, и богатый опыт цифровизации самых разных предприятий позволяет им формулировать общие принципы работы информационной системы, которую сотрудники предприятия будут с удовольствием использовать в своей работе.
Принцип одного ввода. Информация, занесенная на этапе создания справочников и при заполнении журналов, далее наследуется всеми связанными документами – это исключает риски, связанные с человеческим фактором.
Принцип единого хранения. Все документы по тому или иному объекту хранятся в одном месте и имеют цифровую связь как друг с другом, так и с самим объектом, к которому относятся.
Принцип неразрывности цифровой среды. Все операции участников каждого бизнес-процесса проходят в цифровой среде системы, исключая цифровые прерывания (когда какой-то из этапов в середине процесса проходит «в бумаге»).
Принцип исключения дополнительных усилий и применения дополнительной экспертности. Пакетное формирование всех документов, которые необходимы на данном этапе, в автоматическом режиме (запись в журнале/акт/замечание/предписание/реестр и т. д.).
Принцип разумного вовлечения в работу с системой. Повышение исполнительской дисциплины за счет информирования о запланированных/свершившихся действиях всего круга заинтересованных лиц.
Принцип выравнивания экспертности за счет уменьшения человеческого фактора (невозможно реализовать без интеграции с актуализируемым фондом нормативных документов).
Принцип «Информация ищет человека». В идеале не человек должен искать, актуальна ли нормативная информация, которую он использует, а цифровая система должна выдавать пользователю только актуальную информацию и сообщать о ее изменениях.
Эти принципы лежат в основе всех систем класса LIMS, и решения этого класса с разной степенью успеха справляются с поставленными задачами. Однако остаются вопросы, которые ранее не были решены ни одной из таких систем, а именно вопросы снабжения лаборатории актуальными нормативными и техническими документами, а также построения системы менеджмента качества лаборатории по ГОСТ ISO/IEC 17025–2019 и соблюдения критериев аккредитации испытательных лабораторий.
Для того чтобы решить перечисленные вопросы, к стандартному функционалу LIMS-системы следует добавить возможности, которые дают профессиональные справочные системы для специалистов лабораторий. Примерная схема функционирования такой «совмещенной» системы представлена на рисунке 1.
При сращивании систем двух классов – лабораторных информационных систем управления и профессиональных справочных систем – лаборатории и предприятия в целом получают колоссальный экономический эффект за счет нивелирования риска ошибки и человеческого фактора при использовании неактуальных внутренних и внешних документов; проактивной системы отслеживания актуальности документов из области аккредитации; автоматической и моментальной проверки актуальности документированных процедур на основе внешних и внутренних документов; радикального снижения трудозатрат на ведение дублирующих информационных записей и сокращения времени на рутинные операции лаборатории; обеспечения безопасности внутренних документов (настройка прав доступа, ограничения на выгрузку, изменение и печать отдельных документов).
Консорциуму «Кодекс» и ГК «Интера» принадлежит совместная разработка инновационной платформы «РОС.Т Управление лабораторией», которая отвечает всем принципам идеальной системы для лабораторий. Система доступна по стоимости даже небольшим лабораториям, она не требует огромных ресурсов для внедрения, проста и понятна в использовании, а также имеет интеграцию с профессиональной справочной системой (ПСС) «Техэксперт», разработанной специально для специалистов лабораторий, органов инспекции и сертификации.
Рассмотрим пользу интеграции системы LIMS и ПСС на примере одной задачи лаборатории.
На основании ГОСТ ISO/IEC 17025–2019 «Общие требования к компетентности испытательных и калибровочных лабораторий» лаборатории ведут, анализируют и актуализируют реестры внутренних и внешних нормативных документов. Согласно стандарту актуальные версии применяемых документов должны быть доступны на всех рабочих местах, не допускается непреднамеренное использование устаревших документов.
Под этот процесс на платформе «РОС.Т Управление лабораторией» разработана функция ведения реестра документов лаборатории. Вести реестр в системе очень просто: можно добавлять в него любой нужный документ, как внутренний, так и внешний. Благодаря интеграции с профессиональной справочной системой «Техэксперт» для специалистов лабораторий вносить внешние документы в реестр возможно одним кликом с полной уверенностью в их актуальности. При внесении изменений в документ реестр будет автоматически обновляться и актуализироваться.
В дальнейшем документы из реестра в системе используют при заполнении журналов, при проведении исследований и в любых процессах, где требуется сослаться на нормативный документ (НД). При выборе нужного НД сотрудники будут четко понимать, что в процессе используется актуальный документ. В случае же неактуальности документа система сообщит об этом и позволит предотвратить использование устаревшей информации, что приводит к минимизации риска совершения ошибок. В отсутствие такого функционала специалистам лабораторий приходится отслеживать изменения документов в различных системах, но это всегда оставляет риск включения неактуальных документов в рабочий процесс. Именно так реализуется наиболее важный из перечисленных выше принципов цифровизации деятельности лабораторий: информация сама «ищет человека» и обновляется в рабочем пространстве без дополнительных усилий.
Кроме автоматического обновления документации прямо в системе LIMS и доступа к полной картотеке стандартов, типов и средств измерений, пользователи профессиональной справочной системы «Техэксперт» для специалистов лабораторий получают доступ к широкому спектру аналитической и справочной информации. Например, система содержит подробный справочник по прохождению аккредитации и экспертному сравнению норм и стандартов, а также справочный материал и картотеку по эквивалентным стандартам. Уже с лета 2023 года пользователям доступна услуга обращения на линию профессиональной поддержки с возможностью получить индивидуальную консультацию.
На интегрированной платформе «РОС.Т Управление лабораторией» разрабатываются отраслевые решения для разных лабораторий – испытательных, метрологических, мобильных дорожных лабораторий и т. д. Система соответствует требованиям менеджмента качества лаборатории ГОСТ ISO/IEC 17025–2019 и создана в соответствии с критериями аккредитации испытательных лабораторий.
Заключение
Главная цель системы «РОС.Т Управление лабораторией» – выстроить единую цифровую среду для всех сотрудников лабораторий, в том числе специалистов СМК, с возможностью взаимодействия с другими подразделениями организации, автоматизировать рутинные процессы лаборатории, создать единый фонд внутренней документации с возможностью подключения внешних нормативных документов и помочь контролировать выполнение всех бизнес-процессов.
Список использованных источников
1. Федеральный закон № 149-ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и защите информации».
2. ГОСТ ISO/IEC 17025–2019 Межгосударственный стандарт «Общие требования к компетентности испытательных и калибровочных лабораторий».
3. Денисова О.А., Дмитриева С.Ю. SMART-стандартизация в России // Стандарты и качество. 2023. № 7. С. 42–46.
4. Унгурян Е. ПТК 711: «Умные (SMART) стандарты». Первые шаги к SMART-стандартам в России // Стандарты и качество. 2021. № 12. С. 26–28.
5. Родионов В. «Аккредитация. Компетентность – 2023»: информация для практиков // Информационный бюллетень «Техэксперт». 2023. № 8. С. 3.
***
РИА «Стандарты и качество»
Тел. +7 (495) 771-66-52, пишите на e-mail: podpiska@mirQ.ru
или оставляйте заявку на нашем сайте https://ria-stk.ru
Присоединяйтесь к сообществам издательства «Стандарты и качество»:
VK: https://vk.com/ria_stk
YouTube: https://www.youtube.com/channel/UCvW86WE6yIaFNZqK5swi70A
#СТандартыиКачество #МирИзмерений
