В продолжение разговора о публичной деятельности руководителей и повышения эффективности управленческой деятельности.
Думаю, у каждого из наших читателей есть опыт участия в «совещаниях», которые они могут оценить как бессмысленно потраченное время.
«Любовь» отдельных руководителей к данному формату общения с подчинёнными может быть вызвана совершенно разными причинами:
🔸для кого-то это метод контроля за ситуацией в организации,
🔸кто-то проводит совещания по привычке (так всегда было),
🔸кто-то самоутверждается, 🔸кто-то вовлекает персонал в обсуждение важных вопросов для принятия наиболее правильных решений в сложившейся ситуации.
☝️Но каждый ответственный и компетентный руководитель будет стремиться к максимальной эффективности этого мероприятия и точно не будет собирать людей, отвлекая их от исполнения обязанностей, чтобы просто поговорить.
На тренингах и в процессе управленческого консультирования мне часто задают вопрос о максимальной продолжительности совещания.
И хотя я знаю, что отдельные консультанты утверждают – 45 минут — это максимум (утомление, однообразие, не возможность удерживать внимание и т.п), Я воздерживаюсь от столь категорических высказываний.
По моему мнению, продолжительность определяется исходя из
🔹цели и задач (при этом количество их должно быть разумным, и они должны быть четко сформулированы), 🔹особенностей персонала, привлеченного к участию (компетентности персонала) и выбранного формата взаимодействия (который должен соответствовать целям совещания), и главное ☝️на сколько совещание было подготовлено.
Если отталкиваться от понимания эффективности, как от максимальной результативности при минимальной затрате ресурсов, то условно можно утверждать:
👉Эффективное совещание — это когда за минимальное количество времени решено максимальное количество вопросов при сохранении желаемого качества решений.
Добиться этого не сложно, если осуществлять подготовку, не привлекать ненужных людей (особенно тех, кто мечтает напомнить о своем существовании), не превращать совещание в «театр одного актера» или балаган, и приучить персонал к «сценарному» поведению. ☝️Но для этого сам руководитель должен быть последовательным и четко понимать, какого рода совещание он проводит и как оно должно проходить.
Различные виды совещаний, требуют не только разной подготовки, как для проводящего его руководителя, но также и для участвующего в нем персонала, а также понятного сценария с правил поведения для всех участников.
Условно совещания можно разделить на следующие виды (я рекомендую их и называть по-разному, чтобы персонал понимал, что их ждет):
🔘Проблемное совещание – вероятно это и есть истинное совещание. Ситуация, в которой руководителю необходимо обсуждение с подчинённым персоналом вопросов и поиска наилучшего решения. Люди должны понимать, что в этой ситуации от них ждут. Персонал должен быть готов высказывать свое мнение и быть уверенным, что их мнение важно и его слышат. Между прочим, именно такие совещания повышают вовлеченность и ответственность персонала, но их надо уметь проводить, и избыточному авторитаризму тут не место.
🔘Оперативное совещание (оперативка, пятиминутка и т.п) – мероприятие, направленное на подтверждение готовности к выполнению работ, решение экстренных или оперативных задач, дополнительного согласования или оперативного вмешательства в производственный процесс. Все должно быть четко, быстро, по существу. Демагогии тут не место и излишняя демократичность может затянуть процесс.
🔘Итоговое совещание (планерка). Исходя из названия, такого рода совещания проводятся для подведения итогов и планирования дальнейших действий. Отдельные руководители для ускорения процесса создают «шаблон», по которому и производится информирование участников совещания о том, что сделали и что будем делать дальше. ☝️Важно не превращать такого рода совещание в мероприятие по поиску «виноватых» или путей преодоление возникших трудностей (не для всех приглашенных это нужно, для этого есть другой вид совещаний). В большей степени, такого рода мероприятия, носят информационно-формальный характер.
🔘Инструктивное совещание (наряд) – в рамках этого мероприятия руководитель в авторитарной форме доводит до подчинённых производственные задания и порядок их исполнения. Тут главное не уходить в полемику и дискуссии, иначе до обеда будем обсуждать: «А почему это мы делать будем?» и т.п.
Существуют и другие виды совещаний, которые обусловлены спецификой деятельности организации, корпоративной культурой, традициями организации (например, я сталкивался в своей практике с проведением «стратегических совещаний». По своим задачам они очень похожи на «стратегическую сессию», но не во всех организациях такой формат присутствует и приветствуется).
Когда, ко мне обращаются руководители за психологическим сопровождением управленческой деятельности, я всегда прошу у них разрешения поприсутствовать на проводимых ими совещаниях, очень полезное времяпрепровождение, могу Вам сказать, диагностически ценное и показательное.
А как Вы думаете, Ваши подчинённые оцениваю Вас по тому, как Вы проводите совещание?
Психолог, бизнес-консультант
Кашинцев Сергей
📧info@nordex.info
#совещание
#эффективныйруководитель
#компетентность
#психологияуправления
#личнаяэффективность
