Расстановка приоритетов является важным навыком в жизни и на работе. Когда вы определяете, что самое важное для вас, вы можете сосредоточиться на этом и достигать больших успехов. Но как правильно определить свои приоритеты?
В этой статье мы рассмотрим 7 приемов, которые помогут вам расставить приоритеты в жизни и на работе.
1. Запишите всё в основной список, а затем разбейте его на месячные, еженедельные и ежедневные цели.
Разделение более крупных задач на более мелкие можно сделать задачи более управляемыми и позволить вам успешно выполнить их. Вместо оценки одной большой задачи, разбейте ее на более мелкие куски и установите для себя конкретные сроки выполнения каждой из них. Это даст вам более ясное представление о том, какие задачи должны быть выполнены в первую очередь.
Составление плана на год и месяц имеет множество преимуществ в повседневной жизни и работе. Вот несколько причин, почему это полезно:
- Контроль и планирование времени: планируя свой год и месяц заранее, можно более точно контролировать и планировать свое время, график и уделять время приоритетным задачам.
- Увеличение продуктивности: когда у вас уже есть план, вы можете определиться с вашими приоритетами и сконцентрироваться на задачах, которые важны в данный момент. Таким образом, вы можете стать более продуктивным и эффективным.
- Более принимаемые решения: когда вы ясно знаете, что вас ожидает в ближайшее время и год, вы будете способны принимать более обдуманные и осознанные решения в отношении вашей жизни и работы.
- Лучшая оптимизация ресурсов: определив цели на год и месяц, неделю и день, вы можете лучше оптимизировать свои ресурсы, и нацеливаться на то, что будет действительно важно и полезно для вас.
- Уменьшение стресса: когда у вас есть список дел и обязанностей на предстоящий год и месяц, неделю и день, вы можете снизить уровень стресса и беспокойства, поскольку вы понимаете, что уже позаботились о своих задачах и знаете, что именно вас ждет в будущем.
Устанавливая свои приоритеты, старайтесь не залипать не те дела, которые вы поставили. Будьте гибкими приследуя основные цели. Главное убедиться, что вы расставляете приоритеты для более эффективной работы над основными целями.
2. Отделите срочное от важного с помощью матрицы Эйзенхауэра.
Легко сказать, что вы должны научиться расставлять приоритеты в работе, чтобы это принесло максимальные результаты, но как на самом деле это сделать?
В некоторых случаях все сводится к опыту. Но когда вы не уверены, матрица Эйзенхауэра – идеальный инструмент для использования.
Матрица Эйзенхауэра - это средство организации времени, которое было разработано Дуайтом Эйзенхауэром, 34-м президентом США. Эта матрица представляет собой таблицу, которая разделяет все ваши задачи на четыре категории в зависимости от их важности и срочности:
- Срочные и важные задачи - "Делайте сейчас" (URGENT-IMPORTANT): это первый приоритет, который необходимо выполнять незамедлительно. Примеры таких задач - экстренные проблемы, кризисы, обязательства перед клиентами и т.д.
- Важные, но несрочные задачи - "Запланируйте" (NOT URGENT-IMPORTANT): это задачи, которые не требуют немедленного выполнения, но которые имеют большое значение в долгосрочной перспективе. К ним относятся, например, планирование работы на будущий год, решение стратегических вопросов, оценка качества работы, создание новых проектов и т.д.
- Срочные, но неважные задачи - "Делегируйте" (URGENT-NOT IMPORTANT): Эти задачи можно делегировать другим людям или вовсе не делать их вовсе. Примеры таких задач - срочные звонки, ответ на электронные письма с низким приоритетом, проверка социальных сетей, решение проблем, которые не являются критическими и т.д.
- Несрочные и неважные задачи - "Уберите из расписания" (NOT URGENT-NOT IMPORTANT): это задачи, которые не требуют никакого внимания, которые можно безболезненно отложить на неопределенный срок или совсем отменить. К ним относятся, например, бесполезная переписка с коллегами, смотреть новости в социальных сетях, игры и т.д.
Использование матрицы Эйзенхауэра помогает разделить задачи на категории, перестроить свой график работы и сконцентрироваться на задачах, которые наиболее важны и имеют самую большую пользу. Цель этой матрицы - помочь вам стать более продуктивным, эффективным и увеличить качество работы и жизни в целом.
3. Оцените свою работу по истинному приоритету с помощью метода Айви Ли
Метод Айви Ли - это метод оценки приоритетов задач. Он основан на том, что каждая задача оценивается по двум параметрам: важность (importance) и срочность (urgency).
Для того чтобы определить приоритет задач с помощью метода Айви Ли, необходимо выполнить следующие действия:
- Подготовить список задач, которые нужно выполнить.
- Для каждой задачи поставить оценку важности и срочности от 1 до 5, где 1 - очень низкий приоритет, а 5 - очень высокий приоритет.
- Умножить оценку важности на оценку срочности для каждой задачи – получится ее балл.
- Расположить задачи в порядке убывания баллов. Задачи с наибольшими баллами – это задачи с наивысшим приоритетом, которые нужно выполнить первыми.
Пример:
Задача 1: Подготовить отчет - Важность: 5, Срочность: 3. Результат: 5 х 3 = 15
Задача 2: Купить продукты - Важность: 4, Срочность: 2. Результат: 4 х 2 = 8
Задача 3: Отправить письмо - Важность: 2, Срочность: 5. Результат: 2 х 5 = 10
Таким образом, порядок приоритета задач будет следующим:
- Подготовить отчет (балл 15)
- Отправить письмо (балл 10)
- Купить продукты (балл 8)
Важно отметить, что метод Айви Ли является одним из множества методов оценки приоритетов и должен использоваться в сочетании с личными предпочтениями и обстоятельствами, влияющими на выполнение задач.
4. Разделите цели со схожими приоритетами, используя метод ABCDE.
Метод ABCDE является подходом к управлению временем и задачами, который помогает сосредоточиться на задачах, имеющих наибольшую приоритетность. Этот метод может быть неприменим для задач, которые имеют одинаково высокий уровень приоритетности, так как тогда не будет ясно, каким образом следует распределить время и управлять задачами.
Однако, если задачи имеют схожие приоритеты, то можно использовать модифицированный подход ABCDE. В этом случае, вы можете использовать тот же подход, чтобы распределить свои задачи, но без определения приоритетности. Вместо этого вы будете использовать равнозначные метки для каждой задачи (например, A1, A2, A3 и т.д.), чтобы обозначить, что каждая задача имеет примерно одинаковый приоритет.
Затем вы можете использовать следующие шаги для управления своим временем и задачами:
A - Список задач "A" - На первом этапе вы создаете список всех задач со схожими приоритетами (например, A1, A2, A3 и т.д.).
B - Временной лимит - Вы устанавливаете временной лимит для каждой задачи из списка "A", чтобы обеспечить равномерное распределение времени между задачами.
C - Контекст - Вы определяете контекст выполнения для каждой задачи из списка "A", чтобы вы понимали, какой тип задачи должен быть выполнен.
D - Приоритет - Вы определяете порядок выполнения задач из списка "A", учитывая их контекст и ограничения времени.
E - Исполнение - Вы активно выполняете свой список задач "A" и следите за своим временем, чтобы обеспечить равномерное выполнение каждой задачи.
Этот подход позволит вам максимально эффективно использовать своё время и распределить его между всеми задачами со схожими приоритетами.
5. Начните день, съев «лягушку»
Как и что значит "съесть лягушку" может зависеть от контекста, так что я рассмотрю несколько возможных значений этого выражения и дам соответствующие рекомендации:
- "Съесть лягушку" в значении "решить неприятную задачу" или "сказать неприятную правду об определенной ситуации", то есть переносное значение этой фразы.
В таком случае, действительно, может быть полезно начать день с решения трудной задачи или выполнения неприятного дела, чтобы избавить себя от стресса и напряжения на ранней стадии. Например, можно начать с такой задачи, которая давно лежит на дне списка дел, и с которой не хочется начинать работу.
- "Съесть лягушку" в конкретном смысле, то есть фактически съесть лягушку в качестве завтрака.
В этом случае, я бы не рекомендовал начинать день с такого блюда, если вы не являетесь любителем лягушек или если это не входит в ваш обычный рацион. Вместо этого, лучше выбрать более питательный и здоровый завтрак, который даст вам энергию и выносливость на весь день.
В любом случае, если значение выражения "съесть лягушку" точно неизвестно, имейте в виду, что это может быть необычный и не всегда оптимальный совет.
6. Избавьтесь от «достаточно хороших» целей с помощью стратегии Уоррена Баффета с 2 списками.
Стратегия Уоррена Баффета с 2 списками - это метод, который помогает избавиться от "достаточно хороших" целей и сосредоточиться на наиболее важных целях.
Ниже приведены шаги, которые помогут вам использовать эту стратегию:
Шаг 1: Напишите список из 25 целей, которых вы хотели бы достичь в ближайшие годы.
Шаг 2: Отбросьте 20 целей, оставив только 5, которые наиболее важны для вас. Эти цели должны быть высокоприоритетными и жизненно важными.
Шаг 3: Второй список будет состоять из оставшихся 20 целей. Эти 20 целей будут вашими "избыточными" или "достаточно хорошими" целями, которые не будут вашими первоочередными задачами, но будут в списке, если у вас появится свободное время и ресурсы для их выполнения.
Шаг 4: Отложите свой второй список целей до тех пор, пока вы не достигнете своих первоочередных задач. Если у вас будет свободное время и возможность выполнить одну или несколько целей из второго списка, вы можете начать работу над ними.
Шаг 5: Как только вы достигнете своих первоочередных целей, вернитесь к списку своих избыточных целей и убедитесь, что они все еще важны для вас. Если вы больше не видите их как важные цели, вы можете удалить их из списка.
Эта стратегия поможет вам сосредоточить свое внимание на наиболее важных целях и избавиться от "достаточно хороших" целей, которые могут отвлечь вас от достижения более важных задач.
7. Имейте в виду заблуждение затрат. Лошадь сдохла – слезь.
Данное высказывание означает, что не стоит продолжать затрачивать ресурсы на проект, который уже не имеет успеха или не приносит ожидаемой прибыли.
Суть этого заблуждения заключается в том, что иногда люди становятся так сильно увлеченными своими проектами, что не могут распрощаться с ними, даже если они значительно устарели или перестали быть прибыльными. Вместо того, чтобы признать неудачу и остановиться, они продолжают тратить ресурсы (время, деньги, усилия), думая, что смогут исправить ситуацию.
Однако порой бывает необходимо сделать шаг назад и переосмыслить свои планы, цели и стратегию. Если что-то не работает, то не стоит продолжать в том же духе, ожидая, что в конце концов что-то проканает. Лучше остановиться, извлечь уроки и применить их в новом проекте или деловой сфере.
Таким образом, необходимо учитывать факторы, которые могут повлиять на проект, и, если необходимо, свести затраты к минимуму или прекратить их. Важно быть готовым к тому, что не все проекты будут успешными, и уметь быстро реагировать на изменения.
