Что такое объем проекта (Scope)

Юлий Минькин, руководитель проектного офиса

Понятие «Объем проекта» (или «Scope» на английском) является одним из ключевых компонентов управления проектами и обозначает границы того, что входит и не входит в проект. Это понятие помогает руководителям проектов и их командам определить и контролировать те работы, которые необходимо выполнить для достижения целей проекта.

Истоки управления проектами и соответствующих понятий можно проследить на многие десятилетия назад. Управление проектами стало более формализованным в середине 20 века, особенно в областях строительства, обороны и авиации. Именно тогда начали разрабатываться методики и инструменты для управления сложными проектами, такие как метод критического пути (CPM) и метод оценки и обзора программ (PERT).

Понятие «Объем проекта» стало неотъемлемой частью этих методик. В определении объема проекта заключается суть управления проектами: ограничивать проект таким образом, чтобы он оставался управляемым, при этом достигая заранее определенных целей и результатов.

В последующие годы многие организации и ассоциации по управлению проектами, такие как Project Management Institute (PMI), разработали стандарты и рамки для управления проектами, в которых понятие «Объем проекта» стало центральным. Например, в «Руководстве к своду знаний по управлению проектами» (PMBOK Guide) от PMI определение и контроль объема проекта рассматриваются как одни из ключевых процессов управления проектами.

Раскрытие понятия

Чтобы лучше понять что же такое объем проекта, рассмотрим самые важные аспекты этого понятия:

1. Требования. Это конкретные характеристики, функции или атрибуты, которые должен иметь проект или продукт. Они дают детальное представление о том, что клиент или заинтересованная сторона ожидает получить в итоге.
2. Границы проекта. Они указывают, что входит в проект и что остается за его пределами. Они могут включать такие аспекты, как функции программы, бизнес-единицы, бюджет, ресурсы или сроки. Это помогает избежать «проникновения объема», когда в процессе выполнения в проект добавляются новые требования, не предусмотренные первоначальным планом.
3. Ограничения и Исключения. Проектные ограничения (или просто ограничения) – это факторы, которые ограничивают выбор решений, доступные для команды проекта, или устанавливают параметры, в рамках которых проект должен быть выполнен. А исключения явно указывают на то, что не входит в рамки проекта. Исключения часто определяются для предотвращения неясностей и для удостоверения, что все участники проекта имеют одинаковое понимание того, что включено в проект и что нет.
4. Проектные работы. Список всех задач, действий и активностей, которые необходимо выполнить для достижения целей проекта.
5. Результаты или Доставки. Это конкретные продукты, услуги или результаты, которые проект должен предоставить по его завершении.
6. Критерии приемки. Определенные стандарты или условия, при которых результаты проекта будут считаться принятыми заказчиком или другими заинтересованными сторонами. Они могут включать такие критерии, как объекты испытания, условия и процедуры тестирования и пр.
7. Ресурсы. Люди, материалы, оборудование и другие ресурсы, которые будут использоваться для выполнения работ, определенных в объеме проекта.

Утверждением объема проекта называют процесс получения формального согласия всех заинтересованных сторон на определенный объем проекта.

Управление объемом проекта включает в себя процессы, необходимые для гарантии того, что проект включает весь и только тот объем работ, который необходим для его успешного завершения. Поэтому важность правильного определения объема проекта не может быть переоценена. Если объем не определен или плохо понят командой, это может привести к ряду проблем, таких как увеличение сроков и стоимости, снижение качества и неудовлетворенность заказчика.

Неуправляемые изменения в объеме, известные как «проникновение объема» или «scope creep», могут быть катастрофическими для проекта, так как они часто ведут к задержкам, увеличению стоимости и ухудшению качества.

Как знание объема проекта влияет на продажу проекта?

Знание объема проекта играет важную роль при продаже проекта по нескольким причинам:

1. Оценка стоимости. Определение объема проекта позволяет корректно оценить его стоимость. Если продавец или РП не может четко определить объем работы, это может привести к недооценке или переоценке стоимости проекта.
2. Планирование ресурсов. Знание объема проекта помогает в планировании необходимых ресурсов — будь то время, оборудование, материалы или человеческие ресурсы. Это, в свою очередь, помогает в определении временных рамок проекта.
3. Управление рисками. Если вы понимаете объем проекта, вы можете лучше управлять рисками, связанными с проектом, и прогнозировать возможные проблемы или задержки.
4. Доверие клиентов. Когда продавец или РП демонстрирует четкое понимание объема проекта, это создает доверие со стороны клиента. Клиенты предпочитают работать с теми, кто понимает и контролирует все аспекты своей работы.
5. Обсуждение и переговоры. Знание объема проекта облегчает обсуждение деталей с потенциальными клиентами. Это позволяет проводить переговоры более эффективно и добиваться лучших условий сделки.
6. Управление ожиданиями. Четкое понимание объема проекта позволяет управлять ожиданиями сторон. Когда обе стороны понимают, что включено в проект, и что исключено, это снижает вероятность недоразумений и конфликтов в будущем.
7. Гибкость и масштабирование. Если вы знаете текущий объем проекта, вы сможете лучше адаптироваться к изменениям и потребностям клиента, а также масштабировать проект при необходимости.

В целом, четкое понимание объема проекта является ключевым фактором для успешной продажи и выполнения проекта. Оно обеспечивает прозрачность и доверие между всеми участниками проекта.

Как выяснить объем проекта на стадии пресейла?

Для того чтобы узнать точнее объем проекта на стадии продаж, следует выполнить несколько ключевых шагов. Вот некоторые из них:

1. Анализ требований клиента. Проведите детальное обсуждение с потенциальным клиентом, чтобы понять его потребности, желания и ожидания. Задайте максимум уточняющих вопросов и убедитесь, что вы полностью понимаете, чего хочет клиент.
2. Документация. Соберите всю доступную информацию и документацию о проекте. Это может включать в себя технические спецификации, макеты, примеры и другие материалы.
3. Проведение исследований. Исследуйте аналогичные проекты или рынок, чтобы понять стандартные требования и возможные проблемы, с которыми вы можете столкнуться.
4. Экспертная оценка. Если у вас есть доступ к экспертам в данной области, попросите их оценить предполагаемый объем проекта на основе предоставленной информации.
5. Прототипирование. В некоторых случаях создание прототипа или макета может помочь лучше понять объем и сложность проекта.
6. Работа с шаблонами или чек-листами. Используйте проверенные шаблоны или опросники для оценки проектов, чтобы убедиться, что вы не упустили ничего важного.
7. Определение рисков. Идентифицируйте возможные риски, которые могут влиять на объем проекта. Это может помочь вам учесть дополнительные задачи или ресурсы.
8. Проведение встреч и рабочих сессий. Организуйте рабочие сессии с ключевыми участниками проекта, чтобы обсудить и уточнить детали.
9. Постоянное общение с клиентом. Обеспечьте регулярное общение с клиентом на всех этапах оценки, чтобы уточнять детали и получать обратную связь.
10. Применение методологий. Если вы используете какие-либо методологии управления проектами (например, SCRUM, Waterfall и т. д.), согласуйте с заинтересованными сторонами соответствующие инструменты, результаты и техники выполнения работ.

Узнав объем проекта на стадии продаж, вы сможете более точно оценить стоимость работы, необходимые ресурсы и сроки выполнения, что увеличит вероятность успешной сделки.

Заключение

Формулирование и уточнение объема проекта на стадии продаж и выполнения имеют решающее значение для успешной реализации любого проекта. На стадии продаж это определяет основу для согласования ожиданий, установления доверия с клиентом и гарантирования адекватной стоимости и сроков выполнения.

Неточное или нечеткое определение объема может привести к неправильной оценке ресурсов, сроков и бюджета, что, в свою очередь, может привести к недовольству клиента, убыткам или потере репутации.

На этапе выполнения четко определенный объем обеспечивает структурированный план работы и является руководством для команды проекта. Он помогает контролировать изменения, управлять рисками и гарантировать, что в конечном итоге будут достигнуты ожидаемые результаты. Без четкого определения объема проекта команда может тратить ресурсы на нерелевантные задачи или пропустить критически важные аспекты, что приведет к увеличению сроков и стоимости проекта.

Если статья была полезна, ставьте палец вверх, делитесь ею с коллегами и подписывайтесь на наш канал Школа проектного специалиста

Еще больше интересных тем, связанных с управлением, методами и инструментами работы, вопросами коммуникаций в проектах, — на нашем Telegram-канале