Юлий Минькин, руководитель проектного офиса
Всем нам знакомо, какую огромную роль играет общение во всех наших делах. И особое место в этом общении занимает обратная связь, когда мы с нетерпением ждем ее от людей, или напротив, даем обратную связь другим. Мы так часто ее используем, что даже придумали в переписке чатов сокращения, типа «дай ОС».
Но что такое «обратная связь»? В этой статье мы рассмотрим какие бывают формы обратной связи, их преимущества и способы применения, а также поделимся советами по созданию эффективных форм обратной связи.
Обратная связь — это процесс передачи информации, мнений, оценок или реакций от получателя сообщения или участника процесса обратно к отправителю или инициатору.
Когда мы работаем вместе, обратная связь помогает нам понять, что именно нужно улучшить или изменить, чтобы наша деятельность стала еще лучше. Это может быть что-то простое, например, беседа между коллегами, интервью, анкета или опрос, которые мы заполняем, чтобы выразить свое мнение. Такие формы обратной связи помогают нам быть более эффективными и успешными, потому что они помогают нам лучше понять друг друга и лучше работать вместе.
Какие бывают формы обратной связи
Формы обратной связи могут быть разными, в зависимости от ситуации и цели. Приведем примеры правильных форм обратной связи:
- Позитивная обратная связь. Это похвала человека за его достижения, сильные стороны или усилия. Такая обратная связь помогает повысить мотивацию, самооценку и лояльность.
- Конструктивная обратная связь. Когда ты указываешь на ошибки или недостатки человека и предлагаешь способы их исправить. Это помогает улучшить качество работы, развить навыки и компетенции.
- Развивающая обратная связь. Когда ты задаешь открытые вопросы, стимулирующие человека к самоанализу и поиску решений. Что способствует раскрытию потенциала, помогает саморазвитию и самообучению.
Но бывает и неправильная обратная связь, которая не помогает человеку понять, что он делает хорошо, или что он делает плохо и как он может улучшить свою работу. Некачественная обратная связь может быть неясной, неконструктивной или даже оскорбительной. Она не позволяет получить полезную информацию и не указывает на конкретные проблемы или улучшения. Такая обратная связь в том числе может быть предвзятой или основываться на недостаточной информации, что может привести к неправильным выводам и неверным действиям.
Приведем несколько примеров некачественной обратной связи:
- Слишком общая или неспецифичная. Например: «Ты молодец», «Ты должен больше стараться», «Твоя работа неудовлетворительная». Такие фразы не дают человеку конкретных критериев оценки или направления для развития.
- Слишком поздняя или несвоевременная. Например: «Ты сделал ошибку в проекте, который мы сдали месяц назад», «Ты хорошо справился с заданием, которое ты выполнял полгода назад». Такая обратная связь теряет свою актуальность и значимость, так как человек уже не может изменить свое поведение или результат.
- Слишком эмоциональная или агрессивная. Например: «Ты ничего не можешь», «Ты меня разочаровал», «Ты ведешь себя как идиот». Такая обратная связь может ранить человека, вызвать обиду, гнев или страх. Она также может быть воспринята как личное оскорбление, а не как оценка работы.
- Слишком односторонняя или неполная. Например: «Ты все делаешь хорошо», «Ты все делаешь плохо». Такая обратная связь не дает человеку полной картины его сильных и слабых сторон. Она также может быть нереалистичной или необъективной.
Последствия некачественной обратной связи
Некачественная обратная связь может негативно влиять на сплоченность команды, так как она может:
- Снижать мотивацию и удовлетворенность от работы. Человек может чувствовать себя непризнанным, непонятым или несправедливо оцененным. Он может терять интерес к работе или уверенность в своих способностях.
- Подрывать доверие и уважение между коллегами. Человек может чувствовать себя угнетенным, униженным или оскорбленным. Он может также подозревать, что его критикуют за спиной или сравнивают с другими.
- Способствовать конфликтам и напряжению в команде. Человек может реагировать на некачественную обратную связь агрессивно или пассивно-агрессивно. Он может также отказываться от сотрудничества или помощи другим.
Таким образом, если вы избегаете указанных выше ошибок, то ваша обратная связь должна быть качественной.
Советы по созданию эффективных форм обратной связи
В дополнение можно дать еще несколько рекомендаций:
- Будьте конструктивным и доброжелательным. Не критикуйте человека как личность, а критикуйте его поведение или результат. Не оскорбляйте, не унижайте, не переходите на личности. Старайтесь выражать свое мнение в виде «я-сообщений», а не «ты-сообщений». Например: «Я заметил, что ты опоздал на встречу. Это создало мне неудобство, потому что я не мог начать презентацию без тебя», вместо «Ты всегда опаздываешь. Ты неуважительный и непрофессиональный». Также старайтесь давать не только негативную, но и позитивную обратную связь. Хвалите человека за его достижения, успехи и усилия.
- Будьте конкретными. Старайтесь быть точными и конкретным в своих комментариях. Основывайте свою обратную связь на фактах и наблюдениях, а не на личных предпочтениях или предубеждениях. Укажите на конкретные действия, поведение или аспекты работы, на которых вы хотите сосредоточиться. Это поможет получателю понять, что именно можно улучшить.
- Будьте сбалансированным. Старайтесь найти правильный баланс между позитивными и негативными аспектами. Укажите на положительные моменты и успехи, а также на области, в которых можно сделать улучшения. Это поможет создать более поддерживающую и мотивирующую обстановку.
- Будьте внимательным к эмоциям. Обратите внимание на эмоциональное состояние получателя обратной связи. Старайтесь формулировать свои комментарии таким образом, чтобы они не оскорбляли или уязвляли его чувства. Уважайте его точку зрения и проявляйте терпимость.
- Давайте обратную связь с целью развития. Не давайте обратную связь только для того, чтобы высказать свое недовольство или похвалить человека. Помните, что ваша обратная связь должна быть направлена на рост и развитие получателя. Будьте наставником, поддерживайте и мотивируйте его. Предложите ресурсы или дополнительную помощь, если это возможно.
- Давайте обратную связь в соответствии с ситуацией и собеседником. Учитывайте контекст, в котором вы даете обратную связь, а также характер, настроение и потребности человека, которому вы ее даете. Например, если вы даете обратную связь в присутствии других людей, то старайтесь быть тактичным и не ставить человека в неловкое положение. Если вы даете обратную связь человеку, который очень чувствителен или не уверен в себе, то старайтесь быть деликатным и поддерживающим. Если вы даете обратную связь человеку, который очень амбициозен или самокритичен, то старайтесь быть объективным и сбалансированным.
Если вы сталкиваетесь с неправильной обратной связью, важно уметь отфильтровывать и использовать полезные аспекты, а неконструктивные или оскорбительные комментарии – игнорировать. Также стоит развивать навыки давать ответную обратную связь, чтобы общение было понятным и продуктивным.
Как реагировать на обратную связь
Если кто-то некорректно дает вам обратную связь, делает это неумело или не тактично, попробуйте следующие стратегии:
- Попросить уточнить, что именно вызывает негатив и почему.
- Выслушать внимательно и с пониманием, не перебивая и не оправдываясь.
- Спросить, какие конкретные действия или изменения ожидаются от тебя или твоих коллег.
- Выразить свое согласие или несогласие с точкой зрения собеседника, аргументируя свою позицию.
- Предложить свои варианты решения проблемы или компромисса.
- Поблагодарить за обратную связь и подтвердить свою заинтересованность в сотрудничестве и достижении результата.
Искусство обратной связи
В заключение хочется отметить, что искусство общения в целом и умение давать и принимать обратную связь в частности, является очень ценным навыком, который приносит множество выгод.
Первоначально, обратная связь помогает устанавливать более глубокие и качественные отношения с другими людьми. Она способствуют лучшему пониманию, уважению и сотрудничеству, создавая основу для успешного взаимодействия в работе и личной жизни.
Кроме того, искусство обратной связи помогает нам расти и развиваться. Открытость к получению обратной связи позволяет нам узнавать о наших сильных сторонах и возможностях для улучшения. Она помогает нам осознавать наши ошибки, извлекать уроки и становиться более компетентными и успешными в своей деятельности.
Наконец, искусство обратной связи помогает создавать позитивную и поддерживающую обстановку. Правильно данная обратная связь может быть источником мотивации, вдохновения и уверенности для других людей. Она поддерживает их рост и развитие, способствуя достижению лучших результатов в их усилиях.
Приходилось ли вам сталкиваться с некачественной обратной связью, как вы выходили из таких ситуаций? Поделитесь в комментариях своими примерами обратной связи.
Если статья была полезна, подписывайтесь на канал, ставьте палец вверх и делитесь ею с коллегами.
Еще больше интересных тем, связанных с управлением, методами и инструментами работы, вопросами коммуникаций в проектах, — на нашем Telegram-канале