(партнерский материал)
Наши коллеги разработали и внедрили в помощь бухгалтерам и менеджерам интересную схему автоматизации учета, совместив управленческий учет с бухучетом. На мой взгляд - схема рабочая и весьма достойная, ребята подошли со знанием дела.
Рекомендую и вам с ней ознакомиться.
Продолжение. часть 3.
Начало тут:
часть 1
часть 2
Здравствуйте, уважаемые читатели блога!
Меня зовут Ольга, я работаю менеджером в финансовом отделе компании, которая специализируется на продаже мебели.
В предыдущих статьях я уже писала, как мы начали использовать корпоративный мессенджер Compass, чтобы наладить финансовый и управленческий учет.
Сегодня хочу рассказать, как изменилась ситуация в нашей компании после перехода всех отделов на корпоративный мессенджер, и какие у нас появились нововведения.
Грамотный финансовый учет в корпоративном мессенджере
Напомню, для начала мы создали несколько основных чатов в Compass для бухгалтерского учета и финансовой отчетности:
– Бюджет общий;
– Кассы;
– Бухгалтерия – директор;
– Финансы – директор.
Позже мы добавили еще несколько чатов, чтобы обсуждения доходов и расходов были более организованными:
– Выручка;
– Работа с поставщиками;
– Магазин Москва;
– Магазин Санкт-Петербург;
– Магазин Ярославль;
За прошедшее время мы поняли, что и этих чатов нам недостаточно для всех отчетов о движении денег. В результате мы решили сформировать еще один чат, чтобы вести финансовый учет было проще:
– Счета на оплату. Здесь бухгалтер или финансовые менеджеры выкладывают на одобрение директора счета, которые нужно оплатить. Мы решили вынести эту тему в отдельный чат, чтобы счета не смешивались с другими документами в чатах. Кроме того, так руководителю проще отследить, на что компания тратит деньги.
Со стороны может показаться, что у нас слишком много чатов, но на самом деле такой подход помогает, а не мешает. Благодаря четкому разделению процессов вести финансовый учет стало проще.
В корпоративном мессенджере рабочие чаты не смешиваются с новостными каналами и личными переписками, как это бывает в обычных приложениях, так что рабочая информация хорошо упорядочена, и нет ощущения неразберихи.
Полный переход
Использование корпоративного мессенджера для финансового учета показалось нам очень удобным, и директор решил перевести в приложение всю компанию.
Все подразделения по очереди перешли в в Compass, и сейчас все рабочие вопросы мы обсуждаем только тут. Все отделы тоже создали для себя разные чаты, чтобы было проще решать текущие задачи.
Мы довольно быстро изучили мессенджер и обнаружили, что в приложении есть немало полезных для бизнеса инструментов. Например, мы активно пользуемся возможностью ставить напоминания на сообщения. Когда работы много, это очень помогает не забыть вовремя отправить важные документы или уточнить нужные данные у коллеги.
Помимо этого в профиле каждого сотрудника в Compass можно найти не только имя и фамилию, но и должность, отдел, а также реальную фотографию (в обычных приложениях люди не всегда показывают свое настоящее лицо на фото).
Для нас такая опция оказалась полезной, так как компания большая, и коллеги находятся в разных городах. Кроме того, в магазинах периодически меняются продавцы и администраторы. Подробная «карточка сотрудника» помогает сразу понять, кому можно написать по тому или иному вопросу.
Итоги перехода
После внедрения корпоративного мессенджера обсуждение рабочих вопросов в нашей компании стало более упорядоченным. Раньше мы общались через обычные мессенджеры и электронную почту. Из-за этого в переписках иногда возникала неразбериха и порой было сложно найти что-то важное.
Мы с коллегами заметили, что в корпоративном мессенджере общаться и решать вопросы гораздо проще, так как вся информация разложена по местам. Для каждого отдела и для каждой большой задачи есть свой чат, а подзадачи можно обсуждать в тредах.
Использовать корпоративный мессенджер непосредственно для финансового и управленческого учета тоже было верным решением. Руководителю теперь легче отслеживать финансовые показатели компании, а сотрудники точно знают, куда выкладывать тот или иной отчет о движении денег.
_____________
ps. Что скажете?
поделитесь своим мнением в комментариях.
Давайте это обсудим.