(партнерский материал)
Наши коллеги разработали и внедрили в помощь бухгалтерам и менеджерам интересную схему автоматизации учета, совместив управленческий учет с бухучетом.
На мой взгляд - схема рабочая и весьма достойная, ребята подошли со знанием дела.
Рекомендую и вам с ней ознакомиться.
Часть1.
Здравствуйте, уважаемые читатели блога!
Меня зовут Ольга, я менеджер финансового отдела компании, которая занимается продажей мебели. У нас несколько магазинов в разных городах, поэтому вести финансовый учет бывает непросто.
Главная проблема состоит в согласовании бюджетных и бухгалтерских документов с генеральным директором и топ-менеджерами. Хочу поделиться нашей историей о том, как мы попробовали по-новому организовать финансовый учет для нашего бизнеса и наладить общение с руководством.
Что хотим исправить
В нашей компании есть программы для бухгалтерского учета и CRM, но они не закрывают все имеющиеся задачи. Для согласования бюджета и финансовой отчетности с руководством мы использовали электронную почту, WhatsApp (принадлежит Meta, признана экстремистской и запрещена в России) и Telegram, но через какое-то время в переписках было сложно что-либо найти.
Недавно мы задумались о том, как можно грамотно организовать финансы и бухгалтерскую отчетность. В результате гендиректор решил перейти на использование корпоративного мессенджера, и из разных вариантов мы остановились на Compass.
Такое приложение мы выбрали для того, чтобы было максимально удобно обсуждать все финансовые вопросы в одном месте.
Как все устроено в корпоративном мессенджере
Прежде мы не пользовались корпоративными мессенджерами, поэтому нас порадовало, что в приложении есть хорошая служба поддержки. Менеджер Compass помог создать нужные именно для нашего бизнеса чаты, чтобы мы могли быстрее влиться в работу.
На данный момент у нас есть четыре чата, в которых мы разделили бухгалтерский учет и финансовый учет:
– Кассы. Здесь ежедневно отчитываемся, сколько наличных есть в кассе каждого магазина, и сколько денежных средств лежит на каждом расчетном счете. Так директор понимает, какими ресурсами он располагает.
– Финансы – директор. В этом чате мы обсуждаем дополнительные траты, такие как бюджет на рекламу, все расходы на магазины и офисы, закупки оборудования. Руководство оставляет комментарии о том, на что можно потратить деньги, а какие траты пока стоит отложить.
– Бюджет общий. Здесь я буду выкладывать для руководства план бюджета на следующий месяц и план-факт за отчетный период. В ходе работы можно писать, по каким пунктам выполняется или превышается финансовый план и почему.
– Бухгалтерия – директор. В данном чате публикуется бухгалтерская отчетность, а также вопросы к гендиректору по зарплатам, налогам, премиям и так далее.
В чаты с отчетами о финансовых результатах добавлены только топ-менеджеры и ответственные сотрудники. Теперь мы только здесь обсуждаем все вопросы, которые касаются доходов и расходов.
Удобно, что в чатах можно комментировать отдельные сообщения. За счет этого сразу видно, какие вопросы с руководством уже обсудили, какие решения приняты по каждому из них, и на что были выделены деньги.
Что мы получили
Корпоративным мессенджером наша компания пользуется несколько дней, но положительные результаты уже есть. В Compass гендиректор может в любой момент быстро посмотреть финансовые отчеты, даже если он находится в поездке и у него с собой только смартфон.
Мне, как менеджеру, тоже стало проще. Радует, что больше не нужно искать и проверять сообщения то в Telegram, то в электронной почте. Теперь все собрано в одном месте, и сразу видно, что именно отвечают руководители по разным вопросам.
Мы только начали осваивать Compass, так что еще разбираемся во всех особенностях программы. Но с помощью этого приложения мы рассчитываем наконец-то закрыть вопрос удобной организации финансового и управленческого учета в компании.
...
продолжение - в Части 2.
___________
ps. Что скажете?
поделитесь своим мнением в комментариях.
Давайте это обсудим.