Отражение расходов в управленческом учете: как организовать

Всем привет.

В данной статье пойдет речь про отражение расходов. Для предпринимателя это очень сложная тема, и в нее не хочется вдаваться, так как проще считать, что "заплатили - значит потратили". Но тут есть нюансы.

Если говорить по-простому, отражение расходов может быть кассовым методом или методом начисления. Если идти по первому способу, то вы получите искаженную отчетность. Например, у вас выплата заработной платы работникам, оплата аренды - в начале месяца. В таком случае в декабре вы получите задвоенные затраты (дважды оплачиваем аренду и выплачиваем ЗП перед новым годом, чтобы работники смогли купить подарки).

Кроме того, для некоторых бизнесов вообще неверно применять этот способ, например в торговле. Там оплата товара никак не должна отражаться в расходах для формирования ПиУ, расходы (себестоимость) отражаются в момент продажи.

Расходы методом начисления отражаются в тот месяц, в котором они понесены. Происходит начисление зарплаты, косвенных и прямых расходов. С точки зрения точности предоставленного отчета ПиУ, подход идеальный. Однако, у данного способа есть существенный минус. Чтобы расходы отразить, надо быстро собирать все документы с поставщиков, чтобы бухгалтерия их проводила, и все это надо успеть до 5,10 числа. Так как позже получать управленческую отчетность уже не имеет никакого смысла.

Но бухгалтерия работает в своем режиме, они собирают документы по расходам раз в квартал к числу 20 после закрытия, чтобы сдать свою "официальную" отчетность.

Как быть?

Гибридное отражение расходов.

1. Расходы, кроме зарплаты, аренды, переменных расходов связанных с производством продукции и ее продажей - отражаются методом начисления.

2. Все остальные расходы - кассовым. Оплата кофе-машины, доставки, электроэнергии, почтовых расходов, банковских услуг и прочего.

То есть мы получаем оперативный и точный учет, применяя гибридную схему.

Кроме того, можно некоторые виды расходов распределять на несколько периодов (я так делал с расходами на маркетинг в двух компаниях, когда рекламная кампания длится не один календарный месяц, а оплачивается 1 раз и фактический документ от подрядчика также 1).

Как это организовать, например, в 1С?

1. Настраиваете на базе статей ДДС признак (отражаются расходы кассовым или начислением). Это легко делается в ЕРП, например. И тогда базой для ПиУ будут как расчетные документы (платежки и расходные кассовые ордера), так и начисления (начисление ЗП, корректировки долга или поступления товаров и услуг, реализации).

2. Создаете дополнительный регистр для отражения расходов параллельно официальным для статей, которые затрагивают более 1 месяца. Мы для этого использовали "Расчеты по этапам".

В конце - вы получаете финансовый результат, и важно, чтобы у вас совпадал баланс:)

Если вам нужна помощь в организации учета расходов в вашей организации - обращайтесь: https://t.me/VeselovAndrew, +79167438142.