Внедрение системы технического документооборота «Appius-PLM УПСД»

Делимся информацией по внедрению в Строительной компании (далее по тексту организация ЗАКАЗЧИКА), которая входит в число лидеров рынка строительства промышленных объектов, активно работая по всей территории России.

Компания известна благодаря выполнению полного цикла строительства от проектирования до поставки оборудования и пуско-наладочных работ, работе по EPC-контрактам, качественному инжинирингу и управлению проектами.

Валерия Мартышова - руководитель проекта внедрения со стороны Исполнителя.

Технический Директор - руководитель проекта внедрения со стороны Заказчика.

Цели проекта

Внедрение электронного документооборота с помощью системы «Appius-PLM Управление проектно-сметной документацией со следующими основными функциями:

• контроль поступления и движения проектно-технической документации по проекту;
• прозрачный процесс согласования документации как между различными подразделениями компании, так и между организациями;
• удобное единое хранилище данных электронном виде;
• удаленный доступ через браузер и разграничение прав.

Выбор системы

При выборе будущей системы технического документооборота ЗАКАЗЧИК в первую очередь ориентировался на создание условий для эффективной работы, при которых увеличится оперативность взаимодействия сотрудников и снизятся затраты организации за счет упорядоченного хранения документов по проекту в едином информационном пространстве, наряду с автоматизацией управления документацией.

Именно поэтому выбор в первую очередь пал на отечественную систему Appius-PLM УПСД, работающую на платформе 1С: Предприятие 8.3 в режиме тонкого клиента, предназначенную для автоматизации инженерного (технического) документооборота, связанного с разработкой, хранением, согласованием и поиском документации в проектных организациях, у заказчиков и подрядчиков строительства.

Подготовительный этап

В качестве подготовительного этапа компания APPIUS взяла на себя задачу по подготовке подробного технического задания на основе анализа документации, процессов и потребностей ЗАКАЗЧИКА, включая существующие инструкции и процедуры, а также технические условия и контрактные требования по проекту. Исходя из полученной информации была разработана «Процедура управления технической документацией проекта компании ЗАКАЗЧИКА.

В рамках разработанной процедуры была определена структура хранения документации в дереве проекта для дальнейшей загрузки исторических данных (т.е. документации, которая на момент внедрения уже поступила и была рассмотрена, либо согласована и утверждена). На основании данных от ЗАКАЗЧИКА были настроены свойства и подчинения элементов, и введен состав проекта в виде структуры дерева, который отражает текущее логическое разбиение деятельности организации по проектам, объектам, подобъектам и т.п:

• Уровень 1 Код Заказчика (ХХХ)
• Уровень 2 Код пускового комплекса (АВ-1 и АВ-2)
• Уровень 3 Код установки (ABC1, ABC2 и т.д)
• Уровень 4 Тип документации (Рабочая документация, Проектная документация и т.п.)
• Уровень 5 Объект (для рабочей/сметной/конструкторской документации)
• Уровень 6 Комплект документов

Фрагмент структуры представлен на рисунке ниже:

Рис. 1

Загрузка исторических данных

Система Appius-PLM УПСД обладает специальным модулем автоматической загрузки Главного Реестра Документации (ГРД), который может быть использован как для создания пустых карточек запланированных к выпуску документов, со всеми необходимыми (обязательными) атрибутами: номер документа, наименование документа, ожидаемый статус, планируемая дата выпуска и т.п. так и для загрузки исторических данных, а именно всех ревизий уже выпущенной документации, включая возможность автоматического вложения в карточку документа всех файлов (файл самого документа, файл в формате разработки, приложения, листы замечаний и т.д.) относящихся к каждой отдельной ревизии.

Данный инструмент позволяет контролировать прогресс выпуска документации в ходе реализации проекта, так как в этом случае система может с высокой точностью отследить процент выпущенных документов в соотношении к запланированным к выпуску, и вывести данную информацию в виде разного типа отчетов (списком в формате .xlsx или .doc, в виде диаграммы и т.д.) для дальнейшего понимания причин задержки выпуска с целью проведения соответствующих мероприятий по ликвидированию отставания.

На момент внедрения системы в организации ЗАКАЗЧИКА использовались ГРД с перечнем документов по проекту для рабочей и сметной документации. Компания APPIUS совместно с представителями ЗАКАЗЧИКА ответственными за технический документооборот на основании существующих реестров предварительно прогрузили в систему пустые карточки комплектов документов (рис. 2, рис. 3 и рис. 4) в соответствии со структурой проекта (рис.1):

Рис. 2

Рис. 3

При этом проектная документация была прогружена в систему на основании состава проекта со следующей структурой в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 16.02.2008 N 87 (ред. от 01.12.2021) "О составе разделов проектной документации и требованиях к их содержанию":

Рис.4

Так как на момент внедрения некоторые комплекты рабочей и сметной документации были выпущены в одной или нескольких ревизиях, а по одному из объектов была выпущена и согласована для дальнейшей экспертизы проектная документация в полном объеме, то в систему соответственно были прогружены все существующие ревизии выпущенные для каждого отдельного комплекта с привязкой к сопроводительному письму (так как на момент внедрения передача документации осуществлялась преимущественно сопроводительными письмами).

Рис. 5

Прогрузка структуры проекта и исторических данных в короткие сроки с начала момента внедрения, позволила ЗАКАЗЧИКУ начать регистрировать документы вручную в режиме реального времени, не дожидаясь настройки остальных модулей.

Таким образом, сотрудники организации ЗАКАЗЧИКА получили доступ к документам в формате единого информационного поля хранения с возможностью проследить все итерации (ревизии) любого документа и начать работу по получению, регистрации и отправки технических документов и результатов их рассмотрения в ручном режиме буквально в течении нескольких недель после начала внедрения.

Оптимизация и доработка

Каждая организация и каждый проект уникален и никогда не повторяются с абсолютной точностью. Поэтому невозможно один формат управления документацией применить на все компании и все существующие проекты на сто процентов. К счастью, система Appius-PLM УПСД – это гибкая система, способная подстроиться если не под все, то под многие требования заказчиков.

Так в ходе внедрении в организации ЗАКАЗЧИКА возникла потребность в доработке и оптимизации некоторых процессов. В частности, были осуществлены следующие изменения в типовой системе с расширением ее функциональных возможностей:

• автоматическая загрузка документации из накладных (сопроводительных ведомостей) по форме подрядчика (проектного института) при условии обозначения шифра комплектов кириллицей, а наименование самих файлов электронных документов латиницей. При этом выполнена настройка отображения ревизий по дате для ряда комплектов документов, для которых обозначение ревизии отсутствует.
• настройка уникального бизнес-процесса рассмотрения документации с привлечением к рассмотрению в системе без прямого доступа в базу сторонних организаций.
• формирование листа замечаний в формате .xlsx на каждый документ после завершения БП по уникальному шаблону организации ЗАКАЗЧИКА.
• настройка уникальных печатных форм исходящих накладных на передачу документации.

Автоматическая загрузка документации

При получении документов от подрядчика по накладной пользователь имеет возможность осуществить автоматическую загрузку документов в Систему через соответствующий пункт меню «Импорт накладной и ответов на замечания» указав каталог, где лежит накладная в формате Excel и файлы документов. Программа «прочитывает» накладную и автоматически формирует весь комплект полученных документов в системе в активном проекте в соответствии с наименованиями документов из накладной.

При загрузке у каждого документа автоматически заполняется ревизия, статус, дата, название, формат, стадия, то есть все данные по полученному комплекту документации. Электронные документы в исходном и PDF формате также подгружаются в автоматическом режиме. Накладная может содержать любое количество комплектов документов, и все они будут автоматически загружены в соответствующие проекты в системе.

Особенностью автоматической загрузки в рамках внедрения в организации ЗАКАЗЧИКА является отсутствие обозначений ревизий как таковых для некоторых комплектов документов в ряде случаев. В таких ситуациях создается ревизия по дате передачи с последующим отображение даты в представлении комплекта в дереве с целью дифференциации различных выпусков одного комплекта (рис.6):

Рис. 6

Также особенностью модуля является возможность во время загрузки определять шифр комплекта в наименовании электронных файлов в виде латиницы, в то время как в накладной для обозначения комплектов использована кириллица. Данный функционал удалось реализовать за счет транслитерации знаков русского и латинского алфавита непосредственно в системе.

В результате использования модуля автоматической загрузки регистрация большого количества комплектов занимает всего несколько минут, что существенно экономит время специалистов по документообороту и исключает человеческий фактор в пропуске ошибок по оформлению и комплектации передаваемого объема документов и позволяет оперативно приступить к рассмотрению содержательной части документации.

Рис. 7

Настройка уникального бизнес-процесса

В Системе имеется автоматизированный типовой процесс рассмотрения документации, в рамках которого документация на рассмотрение рассылается в соответствии с ролью участия: «Куратор», «Рецензент» и «Руководитель» где:

• Куратор – сотрудник компании, чей функциональный профиль в большей степени имеет отношение к содержанию документа и который отвечает за рассмотрение документа, качество собственных комментариев и комментариев, представленных Рецензентами.
• Рецензенты – это сотрудники компании, представители дисциплин, чьи направления затронуты в документе. Рецензенты рассматривают и своевременно выдают замечания к документам.
• Руководитель – сотрудник компании, участвующий в процессе рассмотрения документации и отвечающий за утверждение листа замечаний перед его отправкой подрядчику.

Ниже представлена карта маршрута типового бизнес-процесса рассмотрения документации (рис.8):

Рис. 8

Однако в требованиях от ЗАКАЗЧИКА было добавить к процессу рассмотрения сторонние организации без непосредственного доступа в систему (хотя такая возможность в системе есть).

В связи с этим в рамках типового бизнес-процесса рассмотрения были добавлены уникальные под-процессы получения ответов от определённых организаций. Настройка была выполнена таким образом, чтобы Руководитель в окне оформления замечаний (Рис.9) на этапе согласования результатов рассмотрения смог выбрать соответствующие дополнительные действие в случае необходимости:

• Получить ответ от «Подрядчик»
• Получить ответ от «Генеральный Заказчик»

Рис. 9

Далее, прежде чем отправить результаты рассмотрения подрядчику по проектированию, подзадачи отправить документацию на дополнительное рассмотрение (Рис.10) в выбранные организации приходит инициатору бизнес-процесса (сотруднику технического документооборота организации ЗАКАЗЧИКА).

Рис. 10

В итоге, подрядчику по проектированию для учета в своей дальнейшей работе отправляется консолидированный лист замечаний от всех участников процесса рассмотрения документации (включая сторонние организации, в случае необходимости).

При этом если документ получил статус «Согласован» по завершении процесса рассмотрения, то создается подзадача «Получить заключение экспертизы» и обновленные комплекты документов если это ПД / «Передать в производство работ» документы если это РД.

Рис. 11

Подзадача перенаправляется лицу в соответствии с регламентом согласования. После выполнения данной задачи Система автоматически присваивает документам статус «Утвержден».

Формирование листа замечаний

После завершения процесса рассмотрения документации стояла задача формирования отчета (листа замечаний) в приложении Excel на основании оформленных замечаний куратора и согласующих лиц по уникальному шаблону организации ЗАКАЗЧИКА.

Рис. 12

Процесс в системе настраивается таким образом, что после завершения задач по рассмотрению куратором и рецензентами лист замечаний автоматически добавляется к рассмотренному документу для последующей передачи результатов согласования подрядчику либо для передачи сторонним организациям участвующим в рассмотрении документа. Но в случае необходимости возможно и ручное формирование листа замечаний:

Рис. 13

На основании результатов рассмотрения сторонними организациями формируется общий пакет с листами замечаний всех участников и отправляется подрядчику по проектированию (проектному институту) для учета при выпуске следующей ревизии документа.

Рис. 14

Формирование печатных форм накладных

В зависимости от цели отправки данных через систему были настроены два основных вида печатных форм сопроводительных накладных. Для отправки результатов рассмотрения настроена следующая форма исходящей печатной накладной (рис.15):

Рис. 15

Для направления документов, например в подразделении строительной дирекции для производства работ настроена печатная форма сопроводительной накладной следующего вида (Рис.16):

Рис. 16

Опытная эксплуатация

В процессе опытной эксплуатации производились уточнения по настройке свойств проекта. Так была настроена связь сметной документации с комплектом рабочих чертежей без каких-либо доработок (рис.17).

Рис. 17

В ходе настройки каждого модуля проводилось тестирование системы, включающее в себя тесты на производительность, удобства использования, нагрузочное тестирование, функциональные тесты и т.п. с целью проверки соответствия системы исходным требованиям, а также с целью определение и устранение очевидных ошибок в программном обеспечении, которые должны быть выявлены до того, как их обнаружат пользователи программы.

Обучение

Обучение сотрудников было разбито на этапы:

В ходе обучения поддерживался активный диалог с представителями организации ЗАКАЗЧИКА в режиме «вопрос-ответ», а также была предоставлена видеозапись всего курса, включая инструкции в формате pdf для дальнейшего самостоятельного обучения.

• Этап 1. Обучение администраторов данных, включающее в себя управление системными настройками, обзор и заполнение основных справочников, создание и настройка новых пользователей, работа с элементами системы и т.д. Обучение по этапу 1 было проведено после установки пустой базы, до выполнения всех необходимых настроек системы.
• Этап 2. Обучение для пользователей было разбито на два дня:

1. День первый «знакомство с системой» включающее в себя обзор интерфейса, поиск элементов, работа с файлами и документами (выгрузка, подписание ЭП и т.п.), персональные настройки пользователя, формирование различных отчетов по документации, и т.д. Обучение по первому дню было проведено сразу после настройки структуры дерева проектов и загрузки исторических данных, с целью предоставить возможность сотрудникам, не дожидаясь настройки остальных модулей программы иметь возможность просмотра, поиска и выгрузки существующей документации по проекту.
2. День второй «бизнес-процессы рассмотрения и утверждения», включающее в себя обзора панели задач, создания поручений, разбора рассмотрения документации по ролям и демонстрации процессов оформления замечаний различными способами и т.д. Обучение по второму дню было проведено после настройки всех модулей системы.
   

• Этап 3. Обучение для сотрудников технического документооборота ТДО) проводилось параллельно с этапом 1 и 2 и включало в себя изучение бизнес-процессов рассмотрения документации, загрузку в систему документации и создание задач на рассмотрение, загрузку матриц ответственности для каждой стадии проекта, заполнение справочников, подготовку и выгрузку отчетов из системы и т.д.. Каждый шаг подробно разбирался на заранее подготовленном видео-уроке, далее сотрудник ТДО работал самостоятельно.
  

Ведение проекта: состав команды, роли, обязанности и ресурсы

Со стороны исполнителя в реализации проекта участвовали 3 человека: руководитель проекта, 2 IT-специалиста.
Со стороны организации ЗАКАЗЧИКА в реализации проекта участвовали 4 человека: технический директор, он же руководитель внедрения, руководитель проекта, в рамках которого проводилось внедрение системы, а также 2 инженера по технической документации.
Опосредованно также в процессе внедрения системы в рамках всей организации ЗАКАЗЧИКА была задействована группа специалистов различного профиля.
В проектной команде организации ЗАКАЗЧИКА на сегодняшний день задействовано 37 человек, активно работающие в системе «Appuis-PLM УПСД».

Полученные выгоды от проекта

• Качественная организация труда специалистов компании, а как следствие снижение затрат на обработку документов.
• Эффективный контроль за исполнением документов.
• Оптимизация бизнес-процессов по рассмотрению и согласованию проектно-технической документации.
• Исключение возможных ошибок вследствие человеческого фактора при формировании отчетов.
• Снижение риска потери документов.
• Эффективная организация электронного документооборота в части проектно-технической документации.

Следующие шаги по автоматизации процессов компании

В настоящий момент в организации ЗАКАЗЧИКА в активной фазе находится один проект, который занесен в систему Appius-PLM. В системе хранится проектная, рабочая и сметная документация.
По итогам внедрения в работу системы Appius-PLM в дальнейшие планы по автоматизации бизнес-процессов организации ЗАКАЗЧИКА входит добавление в программу работу и с другими проектами.

Обратная связь от организации ЗАКАЗЧИКА

В ходе реализации проекта возникла необходимость во внедрении системы с целью оптимизации процессов технического документооборота. Мы искали программу с удобным интерфейсом, с возможностью быстрого внедрения и дополнительной настройкой под наши специфические потребности, а также с возможностью интеграции с другими система компании. В итоге по всем критериям решение было принято в пользу системы Appius-PLM.

На текущий момент полученные результаты, полностью удовлетворяют нашим ожиданиям:

• вся база выпущенной ПСД хранится в одном месте с доступом для каждого специалиста;
• возможность отследить ревизионность по каждому документу и ознакомиться с замечаниями к каждой ревизии, ответами проектного института по каждому замечанию и учету замечаний;
• удобный функционал поиска позволяет сделать выбор документов, по определенным параметрам и сформировать отчет;
• в программе возможно автоматическое формирование сопроводительных документов.