Работать с новым партнером рискованно: неизвестно, как он соблюдает сроки поставок и другие обязательства, не находится ли на контроле налоговой и ЦБ из-за подозрительной деятельности и как репутация этой компании повлияет на имидж вашего бизнеса. Рассказываем, как снизить риски с помощью самостоятельной проверки и особой формы заключения сделок — аккредитива.
Типичная ситуация: предприниматель нашел поставщика с выгодными ценами и решил заказать новую партию товара у него. Перед заключением контракта многие просто проверяют нового партнера в базе юрлиц и ИП. Но на самом деле этого мало.
Если не принять достаточные меры безопасности, компания может остаться без поставки. Например, переведет новому партнеру аванс, а товаров и возврата денег не получит.
Кроме того, возрастает риск пересчета налогов: если государство заподозрит поставщика в сомнительных операциях, будут проверять все сделки с ним. В итоге компании-покупателю могут доначислить налоги и выписать штрафы. Например, если докажут, что сделка существует только на бумаге и реальных поставок не было. Или если цену товаров завысили (п. 1, 2 ст. 54.1 НК). А еще подозрения налоговиков вызывают длительная отсрочка оплаты, низкие цены закупки и в целом выгодные условия договора относительно рынка.
Чтобы обезопасить бизнес, нужно проявлять коммерческую осмотрительность. То есть оценить потенциального партнера по четырем параметрам:
- деловая репутация, известность в своем сегменте рынка
- платежеспособность
- риск неисполнения обязательств и предоставление обеспечения их исполнения
- опыт и необходимые ресурсы, например оборудование и персонал
Чем больше сумма сделок с поставщиком, тем тщательнее стоит его проверять.
Восемь правил безопасной работы с новым поставщиком
Где искать информацию о компании
- Запросите документы на офис и склад, например копии договоров аренды.
- Включите в договор поставки условие о расчетах по аккредитиву.
- Ведите досье о партнерах. Фиксируйте там информацию о том, как вы вышли на них — например, по рекламе или рекомендации других предпринимателей. Также записывайте имена и должности работников, с которыми общаетесь. Эта информация может пригодиться в будущем и упростить взаимодействие с госорганами: например, на случай проверок.
- Сохраняйте переписку с поставщиком, в том числе электронную.
- Запросите у поставщика доверенности на работников, которые подписывают договор, счета-фактуры и первичные документы. Так вы поймете, что люди действительно действуют от имени этой компании.
- Убедитесь, что у вас есть документы, которые надо составлять по условиям договора, например заявки и отчеты. Храните бумаги пять лет: в течение этого времени их могут запросить налоговики.
- Изучите и проанализируйте информацию о компании в официальных источниках.
Снизить риски непоставки помогает аккредитив
В сделках с новыми контрагентами удобно использовать аккредитив. Вот как это работает.
Покупатель открывает аккредитив в банке, это можно сделать онлайн через СберБизнес. Если поставщик находится в другом городе, банк уведомляет поставщика об открытии аккредитива. Когда поставщик выполнит условия договора перед вашей компанией, банк переводит ему деньги. Система работает, даже если у поставщика и покупателя счета в разных банках.
Самый распространенный способ работы с аккредитивом — когда покупатель заранее вносит деньги на специальный счет. Иногда деньги можно внести с отсрочкой, в этом случае банк переводит поставщику нужную сумму, а потом покупатель возмещает эти деньги банку.
В аккредитиве можно предусмотреть, что продавец получит не всю сумму сразу, а по частям. Такое условие удобно, когда товар поставляют партиями. При этом в аккредитиве нужно указать, что каждую сумму поставщик получит при условии, что подтвердит частичное исполнение сделки. Например, предоставив универсальный передаточный документ об отгрузке определенного количества товаров на определенную сумму.
В договоре с поставщиком нужно указать срок действия аккредитива. Поставщик должен предоставить банку документы, подтверждающие исполнение сделки, в пределах этого срока.
Помните: согласие поставщика на оплату аккредитивом подтверждает его добросовестность, поскольку снижает риски обеих сторон. Если партнер отказывается от аккредитива, это повод насторожиться.
