С 2021 года действуют поправки в Трудовом кодексе, которые закрепляют право на ведение электронного кадрового делопроизводства. В этой статье мы расскажем, как можно автоматизировать и упростить кадровые процессы, повысить эффективность работы и снизить расходы повышая качество услуг.
Документация
Переход на электронный кадровый документооборот тестировался Министерством труда несколько лет. На данный момент в цифровом виде могут регистрироваться практически любые трудовые процессы. При этом оформления в бумажном виде по-прежнему требуют:
- документы об увольнении сотрудника,
- акты о проведении трудового инструктажа,
- документ, подтверждающий факт произошедшего на предприятии несчастного случая,
- приказ об увольнении,
- журнал регистрации прохождения инструктажей по охране труда.
Указанные бумаги должны иметь ручную подпись сотрудника. Электронного же аналога вполне достаточно для подписания всех других документов, в том числе локальных нормативных актов организации. Это значительно облегчает ведение кадровой документации, особенно той, что касается работающих удаленно сотрудников.
Типы электронных подписей
Правильный документооборот требует наличия обычной или цифровой подписи. Последняя может быть усиленной квалифицированной или неквалифицированной.
Эти подписи используются в различных ситуациях.
Усиленная квалифицированная подпись применяется работодателем для подписания следующих документов:
- трудовой договор,
- должностная инструкция,
- договор о материальной ответственности,
- согласие на перевод,
- документ о дисциплинарном взыскании,
- заявление об увольнении сотрудника или об отзыве данного документа,
- договор на получение образования,
- внесение корректировок в трудовой договор.
Усиленная неквалифицированная подпись применяется во всех остальных случаях.
Как вводится электронный документооборот?
В первую очередь рассмотрим ряд обязательных шагов для внедрения КЭДО:
- поиск и выбор системы,
- разработка плана внедрения,
- внедрения системы,
- обучение сотрудников,
- поддержка и обслуживание системы.
После этого необходимо разработать локальные нормативные акты, содержащие информацию о системе со сроками внедрения, порядком доступа, списком сотрудников, ответственных за ведение документации. Работники компании должны получить уведомление о новшествах. Персонал должен дать свое согласие на ЭД (требуется только от сотрудников, которые трудились в организации до перехода на новый документооборот).
Сотрудники могут отказаться от признания новой формы ведения кадровых документов. Если это произойдет, работодатель не имеет права увольнять сотрудника. Начальник вынужден будет использовать бумажный документооборот при взаимодействии с данным работником. При этом любой сотрудник компании имеет законодательное право запросить копию электронных документов, которые он подписывал. Акт, соглашение или договор должны быть высланы в личный кабинет на Госуслугах либо отправлены получателю в бумажном виде.
Особенности работы с электронными документами
Кадровый документооборот, который ведется в электронном виде, имеет свои особенности.
- Сотрудники могут отправлять уведомления и сообщения через Госуслуги, специально разработанный для этого портал, либо посредством системы работодателя. Применение конкретных способов указывается во внутренних документах, которые разрабатываются перед началом внедрения электронного документооборота.
- Кадровые документы подписываются определенным образом. Порядок постановки подписи, согласования бумаг регламентируется и выдается всем сотрудникам.
- Оформленные в электронном формате документы предъявляются работодателю, если предполагают его согласование.
- Документы в автоматическом режиме регистрируются в системе 1С.
- Сотрудник может быстро подписывать документы, предоставлять справки, создавать приказы в электронном виде.
- Уведомления от персонала автоматически считаются полученными на следующий день после отправки.
- Если необходимо подписать локальный нормативный акт, то электронный кабинет работников блокируется до того момента, пока действие не будет выполнено. Также сотрудникам приходит уведомление о необходимости поставить свою подпись под ЛНА.
Этапы введения электронного документооборота
Если вы решили ввести на предприятии электронный документооборот, для начала изучите инструкцию о том, как правильно осуществить задуманное.
- На первом этапе необходимо установить сроки, назначить бюджет на переход, созвать команду отвечающих за мероприятие сотрудников, а также определить, какие документы будут переноситься в цифровой вид.
- Далее проводится разработка локальных нормативных актов, находится подходящая системы, а также провайдер электронной цифрой подписи, посредством которого будут подписываться документы.
- Подготовительные работы включают необходимость получения согласия сотрудников компании, о чем мы уже писали ранее.
- После тщательной подготовки можно осуществлять внедрение электронного документооборота в выбранной системе в 1С, налаживать работу ЭД, обучать персонал пользоваться новшеством.
Как правильно выбрать провайдера?
Чтобы подобрать подходящего провайдера, нужно проанализировать следующую информацию:
- обеспечивается ли высокий уровень информационной безопасности,
- предусмотрена ли опция доработки сложных кадровых сценариев,
- есть ли ролевая модель доступа,
- предусмотрена ли опция доработки продукта с учетом особенностей деятельности функционирования компании.
Если вы не можете самостоятельно подобрать систему и провайдера, предлагаем профессиональные кадровые услуги: пошаговая инструкция будет разработана специально для вас, позволит ответить на все интересующие вопросы. Мы поможем грамотно внедрить электронный документооборот, избежать возможных ошибок, которые могут допустить неспециалисты в данном деле. Участие профессионалов позволит сделать работу вашей компании более простой и эффективной!
