С 1 сентября 2023 года применение машиночитаемой доверенности (МЧД) при подписании электронных документов физическим лицом от имени организации станет обязательным. Клуб ОЦО постарался осветить ключевые моменты, связанные с применением МЧД, однако поскольку у бизнеса еще мало практики применения нового документа, а кроме того, остается много законодательно не урегулированных вопросов, в сентябре Клуб ОЦО проведет вебинар, где подробно рассмотрит основные проблемы применения МЧД.
Для чего вводят МЧД
Машиночитаемая доверенность, или МЧД, — это электронная форма бумажной доверенности, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя организации или индивидуального предпринимателя, создается и представляется в XML-формате.
При использовании МЧД не требуется предоставлять бумажную доверенность в налоговые органы, а для ИП больше нет необходимости заверять бумажную доверенность у нотариуса.
Кроме того, МЧД может оформляться в отношении одного, нескольких, а также всех налоговых органов Российской Федерации.
Чтобы начать работать с МЧД, организации необходимо выпустить отдельный сертификат КЭП для сотрудника-подписанта и оформить на физическое лицо МЧД, подписанную директором организации или индивидуальным предпринимателем, используя свою КЭП.
Далее при подаче отчетности или отправке электронных документов сотрудник будет удостоверять их собственной КЭП и прикладывать к пакету файл МЧД.
Если МЧД потеряет актуальность раньше истечения срока, на который она была выдана, руководитель или ИП может отозвать МЧД в любое удобное время.
Электронные доверенности законодатели ввели, чтобы повысить безопасность использования электронных подписей в организациях. Ранее сотрудники подписывали документы компании двумя способами:
- использовали электронную подпись юрлица — в ней указывались данные сотрудника и его принадлежность к компании, не всегда было возможно проверить полномочия сотрудника и срок этих полномочий;
- использовали дубликат закрытого ключа подписи руководителя, в результате любой, кто имел доступ к ключу директора, мог совершать любые действия от лица организации.
По новым правилам,= сотрудники и уполномоченные лица будут использовать только личную электронную подпись физлица — в ней есть только данные сотрудника и нет данных о компании. Чтобы подтвердить полномочия, сотрудник будет прикладывать МЧД при подписании документов.
Электронная подпись руководителя
С 2022 года руководители получают КЭП у налоговой службы и ее доверенных УЦ. Кредитные организации обращаются в УЦ Банка России, а должностные лица госорганов, руководители и сотрудники бюджетных организаций — в УЦ Федерального казначейства (УЦ ФК).
При этом сертификат электронной подписи необходимо забрать самостоятельно, при подтверждении личности.
Сертификат выдают на физическом носителе — токене, который сертифицирован ФСБ и похож на обычную флешку. Его нужно приобрести в удостоверяющем центре или специализированном магазине перед посещением ФНС или офисов ее доверенных лиц.
Свой сертификат ЭП гендиректор должен применять самостоятельно, передача другим лицам запрещена. Ключ сертификата, записанный на токен, нельзя скопировать в реестр или на другой носитель. Сертификат загружают на единичный физический носитель, поэтому использовать его можно только на одном компьютере.
На каждый компьютер, с которого подписывают документы, необходимо обязательно установить одно из средств криптозащиты.
