Я и моя мультизадачность

Юлий Минькин, руководитель проектного офиса

Мне всегда казалось, что умение выполнять нескольких задач одновременно — это круто и очень ценится работодателем. Мы все с детства слышали истории о том, что Юлий Цезарь мог одновременно выполнять несколько задач. Ну кто из нас не хотел походить этим умением на прославленного полководца?

Только теперь, после многих лет работы, имея за плечам солидный практический опыт участия в проектах и большую тележку багажа из собственных ошибок, могу признать, что мультизадачность — это не путь к повышению производительности и личному росту, а большая потеря в эффективности команды для любого проекта.

Многозадачность. Что показали исследования

Мультизадачность (или многозадачность) означает способность системы или человека выполнять несколько задач одновременно.

В теории все выглядит очень классно, когда у людей мультизадачность означает способность выполнять несколько задач одновременно или быстро переключаться между ними. Например, человек может слушать музыку, говорить по телефону, одновременно печатать сообщение на компьютере и думать о какой-то не решенной задаче.

Однако, исследования показывают, что наша способность к мультизадачности ограничена, и часто эффективность выполнения задачи страдает, когда мы пытаемся делать слишком много одновременно. Вот некоторые из них таких исследований:

• Исследование Канадского университета. Психологи провели цикл экспериментов, в ходе которых испытуемые решали два типа логических задач одновременно. Они выяснили, что на самом деле мозг не может решать две задачи параллельно, он просто быстро переключается с одной на другую, решая их последовательно. При этом, постоянно тренируясь, можно сократить скорость переключения, но добиться действительно одновременного решения задач ученым не удалось.
• Исследование Института INSERM в Париже. Ученые изучали поведение префронтальной коры головного мозга, которая отвечает за решение задач, во время работы над одной и более задачами. Когда человек решает одну задачу, то правая и левая доли префронтальной коры работают вместе. Но когда нужно решить сразу две задачи, полушария разделяются и берут себе по задаче. Но самое интересное начинается, когда добавляется третья задача — мозг постоянно забывает одну из задач, ведь полушарий всего два.
• Исследование Университета Юты. Ученые исследовали совмещение вождения с другими задачами и доказали, что всего 2% людей способны эффективно выполнять больше одной задачи за раз. Остальные 98% испытывают значительное снижение когнитивных способностей при попытке делать несколько дел одновременно.
• Исследование компании DeskTime. Аналитики компании DeskTime, которая занимается разработкой программ для отслеживания времени работы сотрудников, проанализировали данные более 5 тысяч пользователей и выявили зависимость между количеством открытых приложений на компьютере и производительностью труда. Оказалось, что чем больше приложений открыто одновременно, тем ниже производительность. Самые продуктивные пользователи имели не более трех открытых приложений за раз.

От чего зависит мультизадачность

Конечно, эффективность мультизадачности может зависеть от нескольких факторов, включая сложность задач, количество задач и уровень опыта в выполнении многозадачности.

Так например, когда речь идет о компьютерной мультизадачности, современные операционные системы обладают различными механизмами для управления ресурсами и переключения между задачами. Они позволяют пользователям запускать и выполнять несколько программ одновременно. В этом случае, эффективность мультизадачности может быть высокой, поскольку операционная система автоматически распределяет ресурсы и обеспечивает относительную независимость задач.

Но с нами все не так. При выполнении многозадачности людьми, как показывают исследования, эффективность может быть ограничена. Просто потому, что когнитивные ресурсы человека ограничены, и попытка одновременного выполнения нескольких сложных задач может привести к снижению производительности и возможным ошибкам. А частое переключение между задачами также может вызывать дополнительные затраты времени и ухудшение концентрации.

По себе знаю, что если ты участвуешь в двух и более проектах и сидишь над решением сложной аналитической задачи, то переключаясь на другую, из головы сразу пропадают установившиеся логические связи и теряется целостность картины. И чтобы снова вернуться к прежней задаче с тем же качеством мышления, потребуется время. В добавок к этому, если постоянно отвлекаться на сообщения в мессенджерах, телефонные звонки и чтение писем из почты, можно закончить день с нулевым результатом.

Очевидно, что эффективность мультизадачности для человека может зависеть от его индивидуальных навыков и опыта в управлении многозадачностью. Слышал, что некоторые люди могут быть лучше в мультизадачности, чем другие, и иметь более высокую способность справляться с несколькими задачами одновременно (например, Юлий Цезарь 🙂).

Информация о том, что Юлий Цезарь владел мультизадачностью, встречается в разных источниках, но не имеет строгого научного подтверждения. Это скорее легенда, основанная на том, что Цезарь действительно занимался многими делами одновременно и достигал успеха в разных сферах жизни.

Допускаю, что мультизадачность может быть эффективной, если задачи являются простыми и автоматизированными, а человек обладает достаточными навыками и опытом в управлении многозадачностью. Тогда в этом случае, для сложных задач или большого объема задач рекомендую уделить им отдельное внимание и выполнить их последовательно, чтобы достичь наилучших результатов.

Проблемы многозадачности и как с ними справиться

И все же, мой опыт работы в режиме многозадачности во время длительного периода порождает следующие проблемы, с которыми я столкнулся, и способы, которые мне помогли отчасти справиться с ними:

1. Разброс внимания. Переключение между задачами может быть сложным и отвлекать от сосредоточенности. Чтобы справиться с этим, я начал планировать свою работу. Например, создаю список задач, определяю их приоритеты и распределяю время для каждой из них. Это помогает мне ориентироваться и фокусироваться на каждой задаче по очереди.
2. Увеличение количества ошибок. Когда мы заняты несколькими делами сразу, ошибки могут случаться. Чтобы избежать этого, я разделяю сложные задачи на более мелкие подзадачи. Так я могу лучше сосредоточиться на каждом этапе и избежать перегрузки информацией.
3. Стресс и перегрузка. Постоянное переключение и выполнение нескольких задач могут быть очень утомительными. Чтобы справиться с этим, я использую техники планирования времени. Например, метод «Pomodoro» (как-нибудь напишу о нем). Я работаю в интервалах фокусировки и делаю небольшие перерывы. Это помогает мне лучше управлять временем и сохранять энергию. Но при длительной работе в таком режиме можно заполучить эффект «выгорания».
4. Управление отвлечениями. Мы все знаем, как легко отвлечься от работы. Чтобы избежать этого, я отключаю уведомления от социальных сетей и электронной почты на время работы. Также я стараюсь установить определенные временные интервалы для проверки сообщений. Это позволяет мне сосредоточиться на задачах и избежать постоянных отвлечений.
5. Использование технических средств. Я использую инструменты, такие как помощники задач или календари, чтобы организовать свою работу и уменьшить потребность в постоянном возвращении к задачам.
6. Делегируйте и сотрудничайте. Если возможно (т.е. есть на кого 🙂), делегируйте некоторые задачи или ищите возможности для сотрудничества с коллегами. Разделение задач может помочь сосредоточиться на более важных задачах и повысить эффективность работы.

Ну, вот и все, друзья! Это мои личные наблюдения и советы по работе в режиме мультизадачности. Надеюсь, они помогут вам стать более эффективными и успешными. Помните, каждый человек уникален, поэтому экспериментируйте и найдите свои собственные методы, которые будут работать именно для вас. Удачи!

Поделитесь в комментариях своими лайфхаками, как вы справляетесь с многозадачностью.