Нелегко найти оптимальный порядок смен, чтобы повысить производительность и эффективность, а также поддержать уровень обслуживания и благополучие сотрудников. Введение новых моделей графиков остается проблемой для коллектива. Поэтому вовлечение сотрудников и взаимодействие являются жизненно важными. Рассмотрим вопрос вместе с разработчиком отечественной системы FSM для управления мобильными сотрудниками HubEx. Эксперты выделяют три ключевых шага, которые помогут компаниям выездного обслуживания быстро и успешно изменить схему построения смен.
Основные причины для изменения модели смен
Многие организации работают по устаревшим моделям построения графиков, которые больше не отражают реалии операционной деятельности или предпочтения сотрудников. Компании, которые никогда не меняли систему смен, обычно сталкиваются со следующими проблемами:
Повышение затрат и снижение производительности
Для удовлетворения спроса регулярно требуются сверхурочные и наемные работники, что приводит к увеличению расходов на персонал, снижению эффективности и рискам, связанным с соблюдением нормативных требований. Любые более спокойные периоды обычно влекут за собой недоиспользование трудовых ресурсов и ненужные потери.
Проблемы в сфере обслуживания
Дефицит кадров и чрезмерная зависимость от временных работников влияют на качество обслуживания, приводя к невыполнению поставленных задач, недовольству клиентов и низкому моральному состоянию персонала. Отсутствие перспективного планирования, гибкости, а также проблемы с набором и удержанием сотрудников делают все более распространенными пробелы в реестре и нехватку потенциала.
Проблемы с персоналом
Плохо спланированные и управляемые графики приводят к напряженным отношениям с сотрудниками, высоким показателям отсутствия на рабочем месте, проблемам со здоровьем и безопасностью, а также наносят ущерб репутации компании. Благоприятные условия посменной работы занимают все более важное место в успешных стратегиях обеспечения благополучия персонала и привлечения кадров.
Изменение графика смен
Чтобы минимизировать риски и максимизировать выгоду, вы должны четко понимать, чего вы хотите достичь и каким образом.
Шаг 1: аналитика и планирование
Важность этого шага недооценивают и часто упускают из виду при смене графиков работы. Оптимизированное расписание является основополагающим для операционной стратегии, производительности, а также благополучия и удовлетворенности сотрудников. Первый критический шаг — это понимание факторов, которые определяют порядок чередования смен для вашей организации и сотрудников. Что необходимо учитывать, начиная процесс изменения графика?
Оцените свои текущие методы работы:
Важно объективно оценить существующие подходы и системы посменной работы, чтобы определить, как они влияют на бизнес и где могут быть сделаны улучшения.
Анализ также должен быть направлен на выявление зон риска, таких как удовлетворенность сотрудников, усталость, здоровье и безопасность, а также соответствие нормам продолжительности рабочего дня. Эта оценка поможет расставить приоритеты, сформулировать цели и обеспечить эталон для последующего измерения преимуществ перехода на посменную систему.
Совет: составьте расчет окупаемости инвестиций / воздействия, который обеспечивает ориентиры, надежное бизнес-обоснование и аргументацию в пользу изменений.
Проанализируйте свой спрос и возможности:
Понимание того, как колеблется ваш спрос и доступность сотрудников, имеет решающее значение для разработки оптимизированных посменных графиков.
Постарайтесь получить разнообразные данные из всех подразделений вашей компании, чтобы точно рассчитать спрос, потребности в покрытии и пропускную способность.
Составив схему изменения этих показателей во времени, вы получите прочную основу для определения оптимальных графиков смен, соответствующих вашему профилю востребованности, и сможете рассчитать численность персонала.
Совет: используйте передовые инструменты программного моделирования и планирования для разработки нескольких вариантов графиков смен, которые оптимально соответствуют спросу в течение дня, недели, месяца, сезона или года.
Планируйте изменения:
Изменение режима смен может вызвать затруднения, а отсутствие планирования сделает этот процесс излишне запутанным и затянутым. Потратьте время на разработку подробной дорожной карты, в которой прописаны все этапы, действия, ответственности и взаимодействия с заинтересованными сторонами, необходимые для быстрого и успешного внедрения. Кроме того, совместно с рабочими группами пропишите набор принципов, которые обеспечат надежную базу и согласуют параметры, на основе которых начнется формирование новых графиков.
Совет: используйте проверенные и испытанные методики управления изменениями, чтобы держать план на контроле, предвидеть и решать потенциальные проблемы, а также поддерживать подотчетность.
Шаг 2: разработка и вовлечение
Использование технологий и вовлечение сотрудников в процесс значительно снижает риск и улучшает результаты. Никто лучше не поможет разработать оптимальные схемы смен, чем люди, которые будут по ним работать.
Вооружившись целевыми результатами, пониманием спроса и возможностей, а также надежным планом проекта, вы сможете приступить к разработке новых графиков. Существует бесчисленное множество вариантов, поэтому крайне важно найти эффективный и справедливый способ определения оптимальных вариантов посменной работы для достижения ваших целей. На этом этапе нужно сосредоточиться на разработке графиков и вовлечении сотрудников.
Определите наиболее подходящие для вас модели смен
Создание гибких графиков с учетом ваших конкретных производственных потребностей может раскрыть позитивные стороны перехода на новый режим работы.
Не ограничивайте свое мышление. Попробуйте сезонные, резервные смены, накопительные часы или специальные гибкие схемы. Есть огромное количество решений, соответствующих вашим потребностям и возможностям, поэтому очень важно определить те из них, которые являются практичными, совместимыми и популярными.
Совет: используйте алгоритмы оптимизации в вашем ПО для FSM и настраиваемые параметры для выявления, оценки и сравнения вариантов расписания, чтобы составить короткий список потенциально подходящих схем.
Вовлекайте в процесс своих работников
Изменение графика может существенно повлиять на личную жизнь сотрудников, так что это эмоционально значимая тема. Ищите способы непосредственного вовлечения персонала, чтобы они понимали обоснование и процесс изменений. Они могут внести свой вклад и определить, какие графики выбрать для внедрения. Подумайте, как это можно сделать практически и разумно. Максимально успешные результаты достигаются тогда, когда руководство и сотрудники с самого начала придерживаются прозрачного, совместного подхода.
Слишком много организаций сталкиваются с трудностями из-за того, что не могут эффективно вовлечь своих сотрудников и профсоюзы в процесс изменения графика смен. Соблюдение баланса между работой и личной жизнью персонала крайне важно для
стратегии найма и удержания персонала.
Совет: используйте интерактивные инструменты разработки расписания, чтобы заинтересованные стороны могли полноценно участвовать в процессе.
Шаг 3: оптимизируйте ротацию и постоянно улучшайте ее
Для сохранения и наращивания преимуществ компаниям необходимо эффективно управлять новыми графиками смен и регулярно анализировать их эффективность.
Несмотря на то, что изменение графика должно в основном соответствовать спросу и предпочтениям сотрудников, руководству компании все равно придется задуматься о повседневном управлении и оптимизации посменной работы.
Изменения происходят постоянно, поэтому нужна система управления сменами, чтобы постоянно реагировать на краткосрочные колебания спроса и доступности сотрудников, а также на долгосрочные сдвиги в операционной среде. Что должна учитывать компания, чтобы сохранять эффективность нового расписания?
Сохраняйте четкое видение перспективы
Актуальная информация о спросе, требованиях к покрытию и доступности техников, занятых в смене, необходима для того, чтобы избежать пробелов или нестыковок, которые влияют на предоставление услуг и баланс между трудовой и личной жизнью.
Убедитесь, что ваши системы маршрутизации помогают вам определить оптимальный уровень штата и перераспределить ресурсы таким образом, чтобы это не сказалось на производительности, соблюдении норм и удовлетворенности сотрудников.
Актуальная информация о спросе, требованиях к покрытию и доступности работников, занятых в смене, необходима для того, чтобы избежать пробелов или нестыковок, которые влияют на предоставление услуг и баланс между трудовой и личной жизнью сотрудников.
Убедитесь, что ваши системы маршрутизации помогают вам определить оптимальный уровень штата и перераспределить ресурсы таким образом, чтобы это не сказалось на производительности, соблюдении норм и удовлетворенности сотрудников.
Обдумайте, как обеспечить точное прогнозирование, чтобы дать сотрудникам больше определенности в отношении рабочего времени и справедливо распределить типы смен, вызовы и отбой, сверхурочные и праздничные дни.
Совет: сравнивайте свои системы составления графиков, стратегии и процессы с передовым опытом, чтобы убедиться, что они помогут обеспечить преимущества, которые дает изменение расписания смен.
Будьте готовы к ответным действиям
После внедрения новых посменных графиков оценка их эффективности является ключом к поддержанию оптимального функционирования.
Хорошо бы отслеживать такие KPI, как использование сверхурочных, пропускная способность, чередование смен и количество отсутствующих сотрудников, чтобы определить, нужно ли вносить незначительные коррективы. Кроме того, важна обратная связь от персонала и поддержка точной модели спроса и возможностей. Таким образом, графики смен будут соответствовать меняющимся организационным потребностям и предпочтениям сотрудников.
Совет: используйте анализа данных через приложение для FSM, чтобы проводить «оздоровительные проверки», регулярно тестируя посменную методику и выявляя риски и перспективы.
Избегайте чрезмерного администрирования и расширяйте полномочия сотрудников
Управление посменной нагрузкой является сложной задачей, если вы используете бумагу, электронные таблицы или неспециализированное программное обеспечение для учета рабочего времени и занятости. Ищите решения, которые автоматизируют повторяющиеся и трудоемкие задачи, такие как управление отпусками и выверка платежных ведомостей.
Кроме того, рассмотрите приложения для саморегуляции, которые позволяют сотрудникам быстро, эффективно и точно проверять смены, бронировать отпуска и меняться вахтами с помощью мобильных устройств.
Технология имеет ключевое значение
Программное обеспечение для FSM упрощает и упорядочивает сложный процесс ротации сменных работников. Оно позволяет:
Получить мгновенный обзор важной информации о сотрудниках ( балансы учетных записей, график и посещаемость, табели учета рабочего времени, перерывы) и реестры для принятия решений на основе реального состояния, балансов и доступности.
Автоматизируйте правила и процессы для управления ежедневными изменениями и установите пользовательские оповещениядля раннего предупреждения о разрывах в расписании, которые приводят к появлению невостребованных заявок на краткосрочную работу.
Обеспечьте точный учет посещаемости и активностии убедитесь, что изменения в списках не приведут к непреднамеренному нарушению нормативных требований или негативным последствиям для баланса между работой и личной жизнью и благополучия сотрудников.
Сократить задержки и ошибки при выполнении повседневных задач, связанных с запросами на отпуск, переносом смен и начислением заработной платы.
