Сегодня мы бы хотели порассуждать на весьма интересную тему, которая касается всех, кто хотя бы раз участвовал или кому только предстоит участие в более-менее крупном проекте внедрения 1С на предприятии. Центральным персонажем данной статьи будет руководитель проекта (РП) со стороны заказчика. Какую роль он играет в проекте в целом и на каждом его этапе в отдельности? Какими качествами должен обладать руководитель проекта со стороны заказчика и нужен ли он вообще? Давайте обо всем по порядку.
Среди наших клиентов многие успешно пользуются моделью ведения проектов с участием РП от заказчика. Будущий руководитель проекта проводит тендер, первичный отбор и оценку подрядчика. Собственника бизнеса или генерального директора знакомят с подрядчиком уже после успешного отбора РП.
Но встречаются и ситуации, когда представители бизнеса сильно недооценивают значимость РП от заказчика. При обсуждении данной темы всегда возникает один и тот же вопрос: «Если с вашей стороны уже есть один руководитель проекта, зачем нам второй?». И действительно – зачем? Наше мнение по данному вопросу следующее:
Руководитель проекта со стороны заказчика, в первую очередь, должен быть лидером, который понимает реальные потребности компании, четко представляет цель проекта и несет личную ответственность за достижение результатов. Важно, чтобы такой человек участвовал в проекте не формально, а был лично заинтересован в его успешной реализации.
РП со стороны заказчика должен участвовать на всех этапах проекта. На его плечи ложатся 4 ключевые обязанности:
- Мониторинг хода исполнения работ проекта, прогнозирование отклонений и принятие своевременных мер по их устранению.
- Координация коммуникации между всеми участниками проекта и заинтересованными сторонами.
- Обеспечение согласования проектных документов.
- Управление ожиданиями ключевых пользователей.
Любой проект внедрения 1С на предприятии состоит из нескольких этапов, и на каждом из этих этапов у руководителя проекта со стороны заказчика имеются свои важные задачи. Рассмотрим их.
Этап отбора подрядчика
Оптимально, если РП со стороны заказчика изначально проводит отбор потенциальных подрядчиков для исполнения проекта. На этапе подбора РП оценивает всех кандидатов и определяет, насколько их подход к работе и методы реализации совпадают с мнением заказчика.
Цель отбора – найти подрядчика, который четко понимает, что нужно заказчику, в какие сроки и в каком объеме, а также обладает всеми необходимыми ресурсами для исполнения заказа в соответствии с планом.
Этап обследования
В технологии компании «СИТЕК» на любом проекте внедрения 1С первый этап – это обследование. На данном этапе мы проводим встречи с представителями заказчика, где ключевые пользователи будущей системы 1С рассказывают о своей работе, используемых инструментах и документации. По итогу данного тапа мы получаем четкое понимание того, как устроена работа в компании «здесь и сейчас»: какие задачи перед нами стоят, что необходимо проработать, какие есть неудобства, проблемы, пожелания и т.д.
Главной задачей руководителя проекта со стороны заказчика на данном этапе становится организация встреч. Нужно отобрать ключевых пользователей, проанализировать график и пожелания участников, учесть предпочтения исполнителя в последовательности встреч. При составлении сетки встреч важно обратить внимание на внутренние организационные вопросы, такие как: больничные, график отпусков, сменный график работы, загруженность сотрудников на других проектах.
РП от заказчика должен учесть все нюансы и назначить встречи на нужное время с той интенсивностью, которая необходима, чтобы интервью не растянулись на месяц или два. РП обеспечивает явку и готовность участников рассказать о необходимом им функционале 1С и ответить на вопросы.
Руководителя проекта со стороны заказчика сам также принимает активное участие во всех встречах. Ему важно следить за ходом каждой встречи, вовремя высказывать свое мнение и при необходимости помогать налаживать контакт с ключевыми участниками. Это необходимо, поскольку, как показывает наш опыт, даже на таком начальном этапе обследования иногда возникнуть ситуации, когда пользователи не хотят что-то рассказывать и делиться своими проблемами.
Причины такого поведения сотрудников компании – это тема для отдельной беседы с РП со стороны заказчика.
Этап моделирования
На этом этапе руководитель проекта со стороны заказчика должен быть уже глубоко погружен в проект. Важно, чтобы он изучил все полученные документы и понимал, какую работу сейчас выполняет заказчик. РП выстраивает грамотную коммуникацию между подрядчиком и пользователями: вовремя передает вопросы и ответы на них, уточняет детали и организовывает новые встречи.
В идеале у РП в голове к этому времени уже должна сформироваться модель будущей системы. Он четко представляет, как будет выглядеть, работать и каким функционалом будет обладать новая информационная система. Это нужно для того, чтобы видеть разрывы, проблемы и иметь возможность отвечать на элементарные вопросы пользователей без обращения к подрядчику. Важнейшая задача РП на этом этапе (как и на всех последующих) – обеспечение согласования проектных документов в срок в соответствии с план-графиком или положением в Уставе.
При этом важно не просто подписать документы, а добиться, чтобы ключевые пользователи изучили проектную документацию и поняли ее. Если у пользователей возникнут вопросы, то РП инициирует встречу. На ней мы вместе зачитываем вслух и разбираем части документов, которые показались заказчику сложными или критически важными. Каждый пользователь должен дать свое согласие или дать развернутые комментарии о несогласии. По итогу такой встречи у каждого ее участника будет четкое понимание документации и особенностей работы с ней.
Этап реализации
Этап состоит из реализации дополнительного функционала, подготовки к опытно-промышленной эксплуатации системы 1С и самой опытно-промышленной эксплуатации. Это длительные и важные блоки, в рамках которых происходит основная практическая работа: консультанты пишут ЧТЗ, разработчики программируют и т.д.
Руководитель проекта со стороны заказчика на данном этапе должен быть постоянно в контакте с подрядчиком, иметь четкое представление, куда движется проект и знать, какая часть требований уже реализована, а что только предстоит реализовать и в какие сроки.
На этапе опытно-промышленной эксплуатации присутствие РП обязательно. Недопустимы отпуска и отгулы в этот период. Успешно запустить систему для него – такая же важнейшая цель, как и для подрядчика. Руководитель проекта от заказчика должен быть на связи и участвовать в сортировке требований и проблем. Грамотная коммуникация со стороны РП во многом влияет на сроки и качество реализации проекта.
Подведем итоги. Учитывая все вышесказанное, какими же качествами должен обладать хороший руководитель проекта со стороны заказчика?
Совершенно очевидно, что это должен быть не рядовой сотрудник компании, просто хорошо знающий 1С. У него должен быть опыт систематизации, постановки и контроля выполнения задач. Еще лучше, если это будет человек с опытом руководства, имеющий выработанный годами «вес» и положительную репутацию в коллективе.
При этом у РП должно быть достаточно времени на проект. Практически все рабочее время, особенно поначалу, у него может уходить на изучение проектных документов, общение с подрядчиком и стимулирование пользователей для своевременного предоставления комментариев. Именно поэтому генеральный директор компании, как правило, не может быть руководителем проекта со стороны заказчика – у него всегда много важных задач и практически нет свободного времени, которое можно было бы посвятить проекту.
Ну и, естественно, РП от заказчика должен быть человеком, который глубоко погружен в проект. Он должен «гореть» им, внимательно изучать документацию и к финалу проекта знать систему ничуть не хуже подрядчика. Важное значение имеет личная заинтересованность РП в успешном завершении проекта и запуске системы 1С, чтобы все бизнес-задачи были решены, а инвестиции (часто весьма солидные) – оправданы.
____________________________________
Автор статьи: Денис Подгорный – специалист проектного отдела.
