Уважаемые коллеги, сегодня мы поговорим о терминологии. Вернее, по бОльшей части о разнице между терминами и ролями в ЛНД. Я постараюсь объяснить различия между этими двумя понятиями.
Может быть, кому-то это поможет в описании собственных процедур и процессов.
Из практики, людям эта разница не всегда очевидна, а оправданное применение ролей вместо терминов придает документам неожиданную гибкость.
Поехали ))
1. Простой пример. Термин или роль?
Любая Организация работает по принципу передачи заказчику продукции/работ/услуг, изготовленной или выполненных Организацией. Тут я не вижу исключений, суть именно такова.
Но задумывались ли Вы, когда формировали свои документы, а что такое "Заказчик"?
Это кто-то конкретный? Или некая абстракция, под определение которой может попасть кто угодно?
Пример № 1: Вы работаете только в интересах некого ООО "Рога и копыта Инкорпорейтед". При этом Вы понимаете, что у этого вашего единственного Заказчика есть свои требования и прописывать их в своих ЛНД не нужно - достаточно гармонизировать свои документы, где этот Заказчик является участником процессов, с его документами - и поехали работать.
Так обычно работают в интересах ГОЗ, например.
Но бывает иначе
Пример № 2: Ваша Организация выпускает продукцию, выполняет работы, оказывает услуги в интересах широкого круга лиц. К примеру, Вы - многопрофильный медицинский центр. Как тогда однозначно сформировать понятие "Заказчик" в ваших ЛНД? Понятно, что Заказчик - это всегда потребитель Ваших услуг, но можете ли Вы дать четкое определение слову "Заказчик" в данном случае?
Пример намеренно несколько утрированный, но позволяет понять суть.
В первом случае, в соответствующих ЛНД мы можем спокойно писать в разделе "Термины и определения":
Заказчик - ООО "Рога и копыта Инкорпорейтед".
Во втором случае мы должны писать:
Заказчик - юридическое или физическое лицо, вступившее в договорные отношения с Организацией с целью получения продукции/работ/услуг.
Так вот. В первом случае "Заказчик" - это термин, а во втором - роль )))
Еще один пример - "Инициатор закупки".
Проанализируйте!
В Вашей Организации единственное подразделение формирует потребность в закупке? Тогда "Инициатор закупки" - это термин.
Или в Организации существуют несколько подразделений, имеющих право инициировать закупку? Тогда "Инициатор закупки - это роль.
2. Почему такое деление удобно в использовании?
Если Вы для себя поняли разницу между Термином и Ролью, то подскажу вот такой лайфхак.
Посмотрим на ситуацию с точки зрения понятия "Инициатор закупки".
Если у Вас в Организации таковой один - то проблем нет, прописываем его полномочия и ответственность и забыли проблему.
НО! Как быть, если у Вас инициировать закупку может каждое из, допустим, 50 подразделений? Как распределить ответственность по этапам процесса закупки?
Легко. Вводим понятие Роль:
Инициатор закупки - структурное подразделение Организации, формирующее потребность в приобретении чего-либо.
А дальше делаем в приложении к ЛНД матрицу распределения ответственности, например, по такой вот форме:
Заметьте, что в "шапке" таблицы, кроме первой графы, тоже указаны роли.
И тогда процедура закупки будет у Вас выглядеть так (УПРОЩЕННО):
А кто там будет в ролях - решит матрица ответственности.
Это как переменные в программировании. Одна и та же переменная может хранить в себе множество значений в зависимости от текущей потребности, а сам код программы (схема процесса) не меняется. Вот тут и появляется гибкость в описании процессов!
3. Почему важно разделять понятия "Термин" и "Роль"?
Основное требование к ЛНД - это однозначное трактование требований. Поэтому по ходу изложения ЛНД необходимо соблюдать терминологическую выдержанность.
При этом, термин - это жестко детерминированное понятие, которое имеет свое определение. Ну откройте ГОСТ Р ИСО 9000-2015, например:
---
3.6.10 дефект (defect): Несоответствие (3.6.9), связанное с предназначенным или установленным использованием.
Примечания
1 Различие между понятиями "дефект" и "несоответствие" является важным, так как имеет подтекст юридического характера, особенно связанный с вопросами ответственности за продукцию (3.7.6) и услуги (3.7.7).
2 Использование, предполагаемое потребителем (3.2.4), может зависеть от характера информации (3.8.2), такой, как инструкции по эксплуатации и техническому обслуживанию, предоставляемые поставщиком (3.2.5).
---
Термин должен иметь четкое определение, видите, как юлят разработчики стандарта, чтобы хотя бы попробовать задать однозначность трактовки? И то иногда не специалистам не понятно.
Вы спросите, а почему "Инициатора закупок" не определить как термин? А потому что у него как раз и нет общего четкого определения, если таковых инициаторов много. Либо (зачастую) их требования нельзя однозначно документировать.
Я понимаю, что Википедия - не божий дар, но даже там написано:
Термины служат специализирующими, точными обозначениями, характерными для сферы предметов, явлений, их свойств и взаимодействий. В отличие от слов общей лексики, которые зачастую многозначны и несут эмоциональную окраску, термины в пределах сферы применения однозначны и лишены экспрессии.
Вот поэтому, когда необходимо под одним словом или словосочетанием объединить вообще разных акторов, очень подходит понятие "Роль".
Та же Википедия (спаси меня, Господи) говорит:
Роль — в широком смысле, это описание ограниченного множества действий, выполняемых кем-то или чем-то в рамках определённого процесса.
Если "Инициатор закупки" определен как термин, то в его определении должны быть конкретные структурные подразделения Организации, которые имеют право формировать потребность в закупке.
Ок, но вот переименовали подразделения, или добавили новое с правом подачи заявки на закупку. Термин нужно переопределить. А роль - нет )
Попробуйте ощутить разницу в этих понятиях - и Ваши документы обретут гибкость и будут приспосабливаться к текущему моменту намного быстрее!
При этом, они останутся однозначно читаемыми и понимаемыми )) It's a Miracle!
4. Как все это оформлять в документации?
А очень просто. У Вас же есть ЛНД по правилам написания ЛНД? )) Внесите туда, в раздел, содержащий термины и сокращения, раздел Роли (при необходимости). И отслеживайте правильность отнесения к данному разделу определенных слов и словосочетаний, которые не являются терминами, а являются ролями.
Например:
Гэндальф - это термин. Волшебник - это роль.
Пекарь - термин. Работник пекарни - роль.
Участковый - термин. Работник полиции - роль.
Ну продолжите аналогию сами для своей Организации.
Ведь для того же пекаря могут быть требования, которые пересекаются с требованиями к работникам пекарни - например, к уборщикам. Так определите их обязанности не для пекаря, а для работников пекарни, не для термина или должности, а для роли!
А оформить можно, например, так (просто для примера набросал кусочек некоего ЛНД, чтобы показать пример оформления соответствующего раздела):
Не забываем, что ЛНД - это лицо Вашей Организации, и к его оформлению нужно определить единые требования и четко их соблюдать.
5. Ну а что там про сокращения?
А все просто. Как оформлять сокращения Вы увидели в предыдущем разделе.
А дальше соблюдайте простые правила:
- сокращения целесообразно вводить в текст ЛНД, если они встречаются больше 2-3 раз в разных разделах ЛНД. Если такого нет - пишите полностью - читатели будут благодарны Вам;
- сокращения не нужно вводить по тексту, например так: "система менеджмента качества (далее - СМК)" - это плохой тон. Человек, пролистнувший раздел, где сокращение было введено, пойдет искать его в списке сокращений, а там его нет - оно введено по тексту.
Просто уважайте тех, кто будет пользоваться Вашими документами, об этом я уже писал, говоря о концепции внутреннего потребителя ))
6. И еще одно простое правило.
Если Вы определили роли, то по тексту документа пишите их с Заглавной буквы ) Интуитивно станет понятно, что к чему в тексте:
... при формировании потребности в закупке Инициатор закупки должен предоставить в отдел снабжения расчет начальной максимальной цены...
Все очень просто )
