Об использовании инструкций в работе руководителей и сотрудников очень много споров и противоречий, кто-то за инструкции кто-то категорически против!
И у меня есть печальный опыт, видел как консультант по внедрению системы управления так называемый “Эксперт” скачал инструкции в интернете и передал в работу как разработанную специально для клиента, чтобы закрыть акт выполненных работ по договору! Но речь пойдет не о таких инструкциях!
Меня очень удивило, когда прочитал историю, написанную Пампелли ориентировочно в 1870 году об японце, который достал английское техническое руководство по доменным печам и словари. С этими книгами он поставил отличную доменную печь и выплавлял железо. Вот какие достижения возможно сделать с хорошей инструкцией в руках.
Для чего необходимо использовать инструкции?
Для организации работ
Закон искажения информации гласит, что степень искажения смысла прямо пропорциональна числу каналов и звеньев передачи, через которые проходит информация — чем больше сотрудников получает доступ к той или иной информации и передают устно её другим людям, тем сильнее отличается итоговый вариант информации от её первоначального смысла.
Для того чтобы преодолеть искажение информации, необходимо перейти от устной коммуникации с сотрудниками к письменной: инструкциям, чек-листам, контрольным спискам.
Интересный опыт работы с программистом - внедренцем Сергеем! После программирования каждого рабочего документа он писал инструкции, но словами описывал только шаг действия, а все остальное - делал скриншоты и стрелками указывал на что нажимать! Оказалось, что сотрудники в 100 раз лучше воспринимают картинки, чем слова и даже ребенок с первого класса мог бы по ним работать!
Благодаря инструкциям никто из сотрудников не дергал программиста, спокойно читали инструкции и для начала медленно, но потом с каждой итерацией быстрее и быстрее выполняли свой функционал, да и зависимости практически не было от программиста.
Считаю, что по всем повторяющимся работам необходимо писать инструкции и обучать сотрудников по ним работать до автоматизма. Инструкции работают на длинной дистанции! Инвестированное время в инструкции и в обучение персонала по ним работать экономит силы и время. По моему опыту час, потраченный на инструкцию освобождал сотни часов на разъяснение, объяснение одних и тех же задач, и думаю что еще сотни часов освобождал от разборок “не так сделал”, лишнего контроля и исправления ошибок.
К примеру, сам для себя разработал контрольные списки задач, то есть инструкцию по составлению плана на неделю. Выполняя каждое действие по списку получаю готовый план! То есть, планирую на автомате. Появляется идея по оптимизации, то дорабатываю контрольный список. Если бы не было инструкции по планированию, чтобы я оптимизировал? От каких данных я отталкивался бы?
Мы не сможем оптимизировать выполнение работ до тех пор, пока не опишем её.
Для оптимизации стоимости процесса
На одном их проектов стояла задача перерабатывать колоссальный объем информации, который был представлен в формате Excel. Необходимы были компетенции аналитика, но он на проекте был один и перегружен. Поручил аналитику написать инструкцию, протестировали ее в работе с исполнителями, которые выполняли всю работу только по инструкции.
Как всегда, первый блин комом! После трех итерации по оптимизации инструкции исполнитель выполнял работу и мы получали необходимую нам информацию. Благодаря инструкции исполнители без образования и навыков анализа перерабатывали информацию и выдавали нам необходимый результат как минимум раза в три дешевле и быстрее!
Для закрепления и и распространения успешного опыта
В моем подчинении была сотрудница, феноменально запоминала и практически дословно пересказывала инструкцию. Но когда доходило дело до применения успешного опыта через новую инструкцию в работе всегда к ней возвращалась и перечитывала, держала ее перед глазами. За год производительность труда выросла в 2 раза. К сожалению, у нас автоматизмы формируются медленно и на память рассчитывать не лучший вариант.
Есть исследование "Кривая забывания", где доказывается что человек в течение первого часа забывается до 60% всей полученной информации, через 10 часов после заучивания в памяти остается 35% от изученного. Далее процесс забывания идет медленно и через 6 дней в памяти остается около 20% заученной информации.
Истина забывается, движение вперед совершенствуется медленно. Без инструкций Вы передаете лишь ничтожную долю приобретенного опыта.
Для обучения и адаптации новых сотрудников
Когда нет инструкций чему учить новых сотрудников? Как их адаптировать?
Видел много ситуаций, когда нет инструкций и обучает коллега, которого также обучали без инструкций по памяти. Думаю, что результат такой адаптации сотрудника всем понятен.
Для сохранения и приумножения знаний в компании
Нам сотрудники не принадлежат, они могут уволиться или еще хуже убежать к конкуренту. Но когда знания описаны в инструкциях и выполняя работу по инструкции, получаешь предсказуемый результат, компания является хозяином знаний. Когда знания хранятся в головах сотрудников, то они компании не принадлежат!
Кто должен заниматься разработкой инструкции?
Представьте что Ваш бизнес как автомобиль требует технического обслуживания и капитального ремонта, кто этим должен заниматься? Верно, специально обученные люди. Если на предприятии нет подразделения, которое отвечает за организационное моделирование и мотивацию персонала, мы рекомендуем его создать.
Задача подразделения, которое отвечает за организационное моделирование и мотивацию персонала совместно с руководителями описывать процессы, инструкции, нормировать операции, усовершенствовать систему управления и мотивации персонала.
Для того чтобы предприятие действительно шло вперед необходимо не только учитывать все успехи и провалы, но тщательно и систематически закреплять их письменно в инструкциях.
Существует мнение, что инструкции превращают сотрудника в автомат и убивают в них инициативу! Но работать самым оптимальным способом - это значит сокращать усилие, при этом увеличивая результат, и освобождая мозг для разработки еще лучших способов выполнения работ.
При использовании “Результативной системы оплаты труда” мы рекомендуем прописывать инструкции и процессы, а задачи ставить письменно. При проведении ежемесячной оценки сотрудников письменно прописывать плюсы и минусы сотрудника под роспись. А у руководителей оцениваем навык организации работ своего подразделения.
Дополнительные статьи:
1. Система оплаты труда персонала это двигатель Вашего предприятия?
2. Производительность труда- сколько прибыли должен приносить один сотрудник компании в год?
3. Система оплаты труда- вопросов больше чем ответов?
4. Мотивация сотрудников: как сотрудники достигают выдающихся результатов
5. Как мы подняли производительность труда персонала от 2,5 до 4 раз?
Спасибо, что дочитали до конца!!! Пишите комментарии, подписывайтесь и ставьте лайки.
С уважением, Юрий Иладий
Вконтакте https://vk.com/yiladii
Телеграм https://t.me/yiladii
