Транспортные расходы ― как правильно их учитывать? Это принципиальный вопрос для многих компаний, которые занимаются доставкой товаров или оказанием услуг на выезде. Учет транспортных расходов может значительно снизить налоговую нагрузку и сократить сами расходы. В разных отраслях бизнеса с крупными автопарками сэкономленная сумма может достигать от 13,5 до 20 миллионов рублей в год.
Выделяют прямые и косвенные транспортные расходы. Прямые расходы ― это себестоимость затрат на покупку самих автомобилей, ГСМ, материалов и оборудования. Косвенные ― компенсации сотрудникам, зарплаты водителям и менеджерам, штрафы, доставка товаров и продукции покупателям и т.д. Какие расходы и куда относить, компания определяет самостоятельно, однако налоговые органы не всегда могут соглашаться с этим, и доначислить налог на прибыль.
Для учета транспортных расходов советуем придерживаться следующего плана:
- Определите, какие именно расходы относятся к транспортным: затраты на топливо, аренду транспортных средств, ремонт и техническое обслуживание, страхование и т.д.
- Выберите метод учета транспортных расходов. Есть два основных метода: фиксированный расход за каждый пройденный километр по стандартной формуле, либо учет всех затрат на транспорт с помощью специального программного обеспечения в автоматическом режиме.
- После определения всех расходов необходимо отнести их к прямым или косвенным. От этого будет зависеть налог на прибыль компании.
Затраты на транспортные расходы
Затраты на транспортные расходы и затраты на содержание транспорта редко бывают оптимизированы, и компании очень сильно переплачивают за содержание транспорта. Переплаты обычно складываются из трех основных статей расходов:
- Избыточное количество автомобилей, часть из которых закреплена за отделами и простаивает в автопарке. Как результат ― в автопарке всегда присутствуют автомобили, которые 70% времени не выезжают за его пределы, а когда выезжают, их перемещение сложно отследить и зафиксировать. Программное обеспечение решает эту проблему;
- Перерасход на топливо - если расходы на бензин не отслеживаются, водители используют рабочий транспорт в личных целях, тратя время и бензин. По статистике, именно покупка ГСМ является одной из самых крупных затрат предприятия на транспорт;
- На подсчет расходов в автопарке обычно тратят свое рабочее время секретари, менеджеры или завгар. При этом программный комплекс позволяет производить те же расчеты в автоматическом режиме, быстрее и точнее.
Расчет затрат на транспорт легко можно переложить на специализированное программное обеспечение. Компьютер, в базе которого содержатся все необходимые данные о количестве автомобилей в автопарке и о потреблении топлива, произведет все расчеты быстрее и эффективнее человека.
Виды транспортных расходов
Виды транспортных расходов ― это расходы на покупку или аренду транспортных средств, топливо, страхование, техническое обслуживание, ремонт, оплату труда водителей, а также расходы на штрафы за нарушение ПДД.
Также составляющие транспортных расходов - это еще и затраты на логистику: погрузку и выгрузку товаров, транспортировку грузов между складами и производственными объектами, расходы на управление логистическими процессами.
Логистические транспортные расходы составляют не менее 20% всех расходов автопарка, но редко учитываются при расчетах. Посмотрите видео о том, как программа диспетчеризации помогает выявить все скрытые или неучтенные расходы на транспорт:
Учет затрат на транспорт с помощью программы «ТМ: Корпоративные поездки»
Учет затрат на транспорт с помощью программы «ТМ: Корпоративные поездки» выглядит так:
- В программу заносятся все данные по автопарку: сколько автомобилей и работающих водителей, расход бензина на каждый экипаж, дата последнего ремонта и техобслуживания.
- Система автоматически распределяет заказы и назначает рабочие поездки всем свободным в данный момент автомобилям. Тем самым исключаются переработки водителей, перерасход топлива и простой экипажей.
- На основании имеющейся информации программа сама оповещает менеджера о том, что конкретный автомобиль пора отправлять на техосмотр.
Учет затрат автомобильного транспорта на программе позволяет высвободить рабочее время и водителей, и менеджеров.
Возмещение транспортных расходов
Возмещение транспортных расходов в автопарке ― это косвенная минимизация расходов в том случае, если бухгалтерия заносит их в прямые или косвенные затраты. В соответствии со ст. 318 НК РФ, к прямым расходам можно отнести:
- материальные расходы;
- расходы на оплату труда и начисляемые выплаты во внебюджетные фонды;
- затраты на амортизацию ОС.
Однако учет возмещения транспортных расходов потребует обоснования перед налоговой службой.
Также возможно списать в качестве транспортных расходов компенсацию, которую компания платит работнику за использование личного автомобиля в рабочих поездках. Для этого потребуется заявление на возмещение транспортных расходов от сотрудника, в котором он укажет сумму понесенных расходов, период использования автотранспорта, данные ПТС, дату выплаты и банковские реквизиты.
Узнайте также о семи эффективных способах сократить расходы на автопарк с помощью системы «ТМ: Корпоративные поездки».
