Работодатели обязаны вести трудовые книжки для всех сотрудников и передавать данные в ПФР. В статье разберемся:
- как оформить трудовые книжки в электронном виде
- какие сведения содержаться в электронной трудовой книжке
- как перейти на электронные трудовые книжки
С 2020 года Россия перешла на электронные трудовые книжки (ЭТК). Ведение электронных книжек обязательно для работодателя. Согласно изменениям в законодательстве, работодатели обязаны оформлять и хранить трудовую историю сотрудников в электронном виде.
Электронная трудовая книжка — это новый формат документа, который постепенно заменит бумажные трудовые книжки. Переход на электронные трудовые книжки начался в 2020 году, а сегодня ведение электронных книжек обязательно для работодателя.
‼️ Все работодатели в России обязаны вести трудовые книжки всех сотрудников в электронном формате. Даже если работники захотят использовать бумажные трудовые книжки, работодатель должен вести трудовые книжки в двух форматах: бумажном и электронном
Электронная трудовая книжка 2023: достоинства
Электронная трудовая книжка имеет ряд преимуществ перед бумажной версией.
- ЭТК позволяет сократить время на оформление и ведение книжки, ускорить процесс передачи данных работодателю и ПФР.
- Электронная версия гарантирует более точную и своевременную информацию о трудовой деятельности работника.
- Такая книжка более удобна для хранения и переноса, а также защищена от утери или повреждения.
📖Бумажные трудовые книжки сохраняются, но в 2023 для них появились новые формы. У нас есть подробная статья про изменения в бумажных трудовых книжках
Сведения в электронной трудовой книжке (ЭТК)
В ЭТК в 2023 вносятся все сведения о трудовой деятельности работника:
- информация о работнике
- даты приема и увольнения
- информация о переводе на другую работу
- данные о приостановлении и возобновлении трудового договора
- место работы, в том числе наименование работодателя и сведения об изменении его наименования
- информация о должности, профессии, специальности, квалификации и структурном подразделении
- данные о виде поручаемой работы и код выполняемой функции
- основание кадрового мероприятия, такое как дата, номер и вид документа
- причины прекращения трудового договора.
Как перейти на электронные трудовые книжки
В настоящее время работники могут выбрать, перейти на электронную трудовую книжку или продолжать использовать бумажную. Переход к электронному формату о трудовой деятельности добровольный (для работника!). Однако если сотрудник впервые устроится на работу с 2021 года, у него нет возможности иметь бумажную трудовую книжку. У таких работников записи изначально ведутся только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.
Как оформить электронную трудовую книжку в разных ситуациях
- Если работник писал заявление о желании оставить бумажный вариант трудовой книжки, то работодатель обязан вести трудовую книжку в 2 форматах: бумажном и электронном
- Если сотрудник отказался от бумажной книжки, то оформление электронной осуществляется по алгоритму:
1) Работник подает заявление на переход на ЭТК
Работник имеет право заявить о своем желании в произвольной форме. Данный документ необходимо составить от имени работника и направить его руководителю организации. В нем следует указать дату, с которой начинается использование электронной трудовой книжки вместо бумажного документа.
2) Кадровик должен сформировать отчет по форме СЗВ-ТД и передать в ПФР
3) Кадровик ставит отметку в бумажной трудовой книжке:
«Подано письменное заявление (Ф.И.О.) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ)»
4) Выдать бумажную версию книжки сотруднику и сделать запись:
«Выдана на руки на основании заявления (Ф.И.О) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ части 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ». Обязательна подпись сотрудника
📌Скачайте бесплатно шаблон формы СЗВ-ТД для кадровика
- Если нужно принять сотрудника с электронной трудовой книжкой:
- Сотрудник должен предоставить сведения о его трудовой деятельности в виде справки СТД-Р. Ее можно получить у предыдущего работодателя в день увольнения.
- Кадровик создает данные о новом работнике и передает их в ПФР. Сообщение о принятии гражданина на работу необходимо представить в форме отчета СЗВ-ТД
📌Скачайте бесплатно шаблон формы СТД-Р для кадровика
- Если сотрудник устраивается на работу впервые:
Людям, которые получают работу впервые, сразу выдают ЭТК, они не могут требовать одновременного ведения трудовой книжки в бумажном формате. Информация о приеме на работу и отчет СЗВ-ТД передается в местное отделение ПФР.
Штрафы
Если работодатель не перешел на ведение ЭТК и продолжает вести бумажные трудовые книжки, не предоставляя сведения о новых сотрудниках в ПФР, ему грозит штраф.
- до 5000 рублей для ИП и малых предприятий
- до 50 000 рублей для средних и крупных компаний.
- Если отчет СЗВ-ТД сдан не вовремя или с ошибками штраф составляет от 300 до 500 рублей для директора или ответственного сотрудника.
Обучение кадровых сотрудников
Единый Всероссийский Институт ДПО поможет вам в кратчайшие сроки обучить нового работника. В институте есть более 20 онлайн программ для обучения кадровых специалистов
По окончанию обучения вы получите документ, подтверждающий вашу квалификацию
Итоги
- Переход на электронные трудовые книжки – это необходимость, которая будет облегчать процедуры связанные с трудовыми отношениями для работников и работодателей.
- Электронная трудовая книжка обязательна для всех работников
- Важно знать, как оформить ЭТК и какие данные должны быть в ней указаны.
- Следует помнить о том, что несоблюдение правил перехода на ЭТК и формы электронной трудовой книжки может повлечь за собой штрафы.
