Как поступить с незакрытым подотчетом в случае увольнения сотрудника? Нужно ли начислять на эти деньги НДФЛ и страховые взносы? Ответ зависит от намерений работодателя.
Правила налогообложения подотчетных средств
Сначала напомним правила начисления налогов на средства, выданные под отчет.
В общем случае, деньги, выданные работникам под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей в интересах работодателя, не рассматриваются как объект налогообложения. Это правило работает при условии, что подотчётник документально подтвердил понесенные расходы, купленные товарно-материальные ценности приняты организацией на учет, а неизрасходованный остаток возвращен работодателю.
Эти обстоятельства подтверждаются, в частности, авансовым отчетом, который должен составить подотчётник, с приложением оправдательных документов. В отсутствие авансового отчета и соответствующих подтверждающих документов, подотчетная сумма должна быть в полном размере возвращена работодателю.
Если этого не происходит, то вступают в действие правила Трудового кодекса, которые позволяют работодателю удержать невозвращенные подотчетные суммы из зарплаты работника. Сделать это можно не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для погашения задолженности, при условии, что работник не оспаривает основания и размер удержания.
Если хотя бы одно из этих условий не соблюдено, то есть работник оспаривает удержание или месячный срок истек, работодатель теряет право на бесспорное взыскание задолженности. Но оно может быть осуществлено в судебном порядке.
Если работодатель решает возможностью удержания или взыскания не пользоваться, то у работника образуется доход, который облагается как НДФЛ, так и страховыми взносами.
Что происходит при увольнении
Все вышесказанное в полной мере работает и в случае увольнения подотчетника. Работодатель точно также может принять решение об удержании подотчетных сумм из выплат, причитающихся увольняемому при окончательном расчете. А если их недостаточно, то обратиться в суд с соответствующим требованием, в т.ч. и после увольнения.
Следовательно, если, несмотря на увольнение, работодатель намерен предпринять меры по взысканию с работника задолженности (в т.ч. в судебном порядке), то оснований для включения этих сумм в доход работника и обложения НДФЛ и страховыми взносами не имеется вплоть до истечения срока исковой давности или вынесения судом решения об отказе в удовлетворении требований работодателя. Если же при увольнении задолженность будет прощена, то она образует доход сотрудника, который облагается НДФЛ и страховыми взносами.
Ставьте лайки, подписывайтесь на канал, чтобы не пропустить новые интересные публикации. Присоединяйтесь к нам в Телеграмм
