КЛИЕНТ И ЗАДАЧА
DB «SCHENKER» - логистический провайдер, один из мировых лидеров отрасли, является частью Группы ШЕНКЕР Россия/Евразия, на территории РФ и стран Средней Азии >40 офисов, численность персонала ~1 000 сотрудников.
Задача:
Нам поставили задачу настроить систему электронного документооборота, позволяющую вести полный цикл договорной работы, от создания и подписания через Диадок, до контроля лимитов сумм договоров, а также их продления или деактивации. Настроить подписи исходящих электронных документов в Диадок. Настроить визуализации печатных форм исходящих электронных документов Диадок в виде pdf файлов с информацией об ЭЦП. Разграничить входящий поток документов ЭДО между ответственными менеджерами.
ПОДРОБНОЕ ОПИСАНИЕ КЕЙСА
ПРОБЛЕМА
Неудобство согласования документов по электронной почте, сложный поиск истории согласования, разрыв в сценарии взаимодействии с Диадок.
ЧТО МЫ СДЕЛАЛИ?
1. Отображение статуса исходящих электронных документов Диадока в документах 1С:ДО;
Автоматическое обновление состояний документов и подключения приложенных файлов выполняется в рамках специального регламентного задания и настроено его расписание. Также мы реализовали запрет на изменение подписанных документов. Если документ получил признак подписи через ЭДО, то в карточке 1С его реквизиты больше нельзя редактировать.
2. Доработка загрузки документов Диадок: получение новых документов и сопоставление с существующими объектами БД вида "Справочник.ВнутренниеДокументы". Сопоставление производится по Регистрационному Номеру, Дате, Организации и Контрагенту.
3. Создание новых объектов вида "Справочник.ВходящиеДокументы" в случаях, когда сопоставление не выполнено.
4. Создание инструмента для связывания Входящий документов и Внутренних документов с сохранением идентификатора Диадок
Нам поставили задачу доработать стандартную обработку, чтобы при подписании со стороны Контрагента в карточке документа автоматически добавлялись подтвержденные документы в формате pdf с отбором по дате и электронной подписью.
Стандартный функционал «из коробки» позволяет любому пользователю работать со всеми документами в системе. При этом сотрудники занимаются разной деятельностью. Кто-то отвечает за поставки, кто-то — за реализацию, у них разные контрагенты. Специалисты, которые ведут заказы, не пересекаются по работе с теми, кто ведет поставщиков.
Заказчик хотел реализовать более сложные сценарии работы с документами.
Мы настроили разделение прав и реализовали обмен документами в зависимости от роли пользователя. Теперь перед отправкой происходит проверка доступа и менеджеры получают только нужные документы.
РЕЗУЛЬТАТЫ РАБОТЫ
Мы полностью автоматизировали процесс получения и обработки договорных документов со стороны компании Заказчика. Благодаря интегрированному модулю Контур. Диадок весь процесс проходит в одной системе – 1С: Документооборот. Заказчику стала доступна аналитика и отслеживание пути документа от этапа его создания и появления в системе до окончательного исполнения.