Бухгалтерия часто отвлекается на обращения сотрудников, а кадровые документы долго согласуются? Эти проблемы можно решить. О том, как именно — читайте в нашей статье.
Почему важно улучшать кадровую работу
Цель бизнеса — получить прибыль. При этом одной из самых трудных управленческих задач считается не материальная, а кадровая. Это связано с тем, что каждый сотрудник имеет свои особенности и спрогнозировать его поведение не всегда легко. Однако именно работники составляют коллектив, от которого зависит получение прибыли.
Поэтому следует совершенствовать условия работы, чтобы персоналу ничего не мешало развиваться и приносить пользу компании.
Отличный способ облегчить жизнь сотрудникам — внедрить кадровый электронный документооборот (КЭДО).
В чём специфика КЭДО
КЭДО помогает дистанционно обмениваться кадровыми документами, причём составлять бумажные экземпляры будет необязательно. Однако обмен документами — это лишь часть процесса, поскольку полученную информацию следует ещё грамотно обработать.
Для этого придётся:
- понять, что конкретно сотрудник написал в заявлении;
- внести сведения в инфосистему;
- подписать с сотрудником нужные документы;
- заархивировать документацию.
И здесь на помощь приходит автоматизация процессов. Она улучшает взаимодействие бухгалтерии с сотрудниками, позволяя верно работать с заявлениями, и снижает риск того, что работники в них что-то не отметят.
С помощью какого решения автоматизировать КЭДО
Чтобы автоматизировать КЭДО, используйте специализированное ПО. Рекомендуем сервис «1С:Кабинет сотрудника», который работает прямо в интерфейсе конфигураций «1С». Сервис позволяет:
Соблюдать требования статьи 136 ТК РФ. Передавать расчётные листки получится в электронном формате. Работник сможет ознакомиться с листком в личном кабинете и заверить документ. Сведения о том, кто и когда его подписал, отобразятся в программе «1С».
Экономить время. Бухгалтерам и сотрудникам потребуется меньше ресурсов на согласование и предоставление различной документации. Работникам необязательно будет идти к бухгалтеру, а бухгалтеру отрываться от своих задач.
Ускорить и упростить делопроизводство. Работники смогут со смартфона отправлять заявление на отпуск, уведомление об отсутствии, больничный и прочее. Документы тут же попадут в конфигурацию «1С». Появится возможность удаленно просматривать информацию о заработной плате, количестве неиспользованных дней отпуска и т. д.
Уменьшить количество ошибок. Сведения из заявления работника переносятся в автоматическом режиме, их не нужно заново вводить вручную. А значит, человеческий фактор будет меньше влиять на создание документации.
Сократить расходы. Компания сможет не тратить деньги, которые в прошлом расходовала на бумажный документооборот (канцелярские товары, картриджи, листы А4 и т. д.).
Каковы нюансы перехода на КЭДО
Если работодатель решил перейти на КЭДО, то ему нужно сформировать и утвердить нормативный документ, который поможет определить:
- инфосистему для ведения КЭДО;
- правила доступа к инфосистеме работодателя (по необходимости);
- перечень документов и категорий сотрудников, в отношении которых ведётся КЭДО;
- срок уведомления сотрудников о переходе на КЭДО;
- сведения о точной дате внедрения КЭДО.
Также нужно будет оформить электронные подписи (ЭП), которые придадут документам юридическую силу. Руководителям потребуется усиленная квалифицированная ЭП, получить её можно в аккредитованном удостоверяющем центре. Работникам же нужна усиленная неквалифицированная ЭП, которая оформляется через «1С:Кабинет сотрудника».
