Оптимистичный взгляд на жизнь - хорошо (в большинстве случаев), а вот оптимистичное планирование - плохо (в большинстве случаев). В статье расскажу, как и зачем добавить в план реализма.
На что рассчитывают люди, когда ставят в план 8 задач по часу? Что их не будут отвлекать коллеги и руководитель, они не будут уставать, по нескольким задачам придёт озарение, как решить их быстрее, не появится ни одной новой задачи, а если не успеют, то задержаться сверхурочно? Или просто об этом не думают?
Жёсткое планирование ведёт к разочарованию.
Если не учитывать реальность: физиологические потребности, окружающих людей и их внезапные планы на ваше время, трудности в задачах и новые задачи, с которыми можно столкнуться, то рано или поздно ваш план развалится, как картонный домик.
Задержки в задачах начнут давить и появится ощущение цейтнота.
Непредвиденные и новые задачи нужно будет добавить в план из-за этого придётся принимать сложные неприятные решения.
Люди, которые отвлекают, из коллег превратятся во врагов и вместо приветливой улыбки увидят злобный оскал.
И, как итог, в конце дня часть задач не выполнена, отношения испорчены, в глазах злость, усталость и неудовлетворённость.
У такого планирования обычно две причины:
Отсутствие необходимых навыков: планирование, делегирование, расстановка приоритетов, умение отказывать, организация работы и так далее.
Реально много задач. Есть такие компании и должности, в которых задач всегда больше, чем времени. Один из бизнес-авторов дал таким должностям название «создатель вдов».
Я всегда планирую на день чуть больше, чем могу сделать. Меня это мотивирует. По точному замечанию Сирила Паркинсона "Работа занимает всё время на неё отпущенное". Поэтому если я запланирую меньше, то и сделаю меньше. Уж, я-то себя знаю. При этом из опыта примерно представляю, сколько новых задач мне прилетит и оставляю место для них в плане.
Решайте сами насколько жёстко планировать день, главное – получать удовольствие от процесса и от результата.
Чтобы устранить проблему жёсткого планирования необходимо провести хронометраж и анализ организации работы, но для начала попробуйте просто оставлять свободное место в графике на непредвиденные трудности.
Анализируйте и предсказывайте количество отвлечений, трудностей и новых задач. Если ни чего не делать такое понимание придёт с опытом, но можно его ускорить. "Метод помидора", например, предлагает записывать и анализировать количество отвлечений.
Количество пунктов в плане на день, конечно, зависит от размера и сложности задач, неопределённости в работе, но не планируйте более 3-5 пунктов. Можете добавить блок мелких задач на конец дня: проверить работу, согласовать планы, прочитать почту и ответить на запросы.
Ну и само собой, осваивайте необходимые навыки: учитесь планировать, делегировать, отказывать и расставлять приоритеты. Для этого подписывайтесь на канал, обо всём этом я периодически публикую здесь статьи.