Комплексная автоматизация любого более-менее крупного склада с внедрением WMS системы – это всегда масштабный и довольно сложный проект, требующий солидных денежных и временных затрат. При этом можно минимизировать затраты и гарантировать успешное достижение всех поставленных целей проекта – нужно лишь все грамотно спланировать и подготовиться.
Мы – компания «СИТЕК», официальный разработчик системы «1С:WMS Логистика. Управление складом» и WMS Логистика. Управление складом» и партнер Фирмы 1С с многолетним стажем. Мы лучше, чем кто бы то ни было знаем, что требуется для успешной реализации проекта внедрения WMS на предприятии на всех этапах:WMS Логистика. Управление складом» и от первоначального анализа до непосредственно запуска. Наш опыт и знания позволили определить 7 ключевых факторов успешного внедрения «1С:WMS Логистика. Управление складом» и WMS» на любом предприятии, о которых мы и расскажем вам сегодня.
Фактор №1. Определение проблем и потребностей склада
Первое, с чего необходимо начинать любой проект – это определение реального положения дел на предприятии, выявление и фиксация всех текущих проблем. Необходимо тщательно проанализировать все текущие бизнес-процессы, определить все «узкие места» и постараться максимально конкретизировать имеющиеся проблемы.
Проблем на складе может быть очень много. Перечислим только самые основные группы, которые чаще всего встречались нашим специалистам за годы практики:
· Разгрузка товара:
o большое количество машин в момент времени (одновременно на территории находится больше машин, чем мест для разгрузки);
o недостаточно ворот разгрузки или постановочных мест для разгрузки;
o большой объем поставки (при поставке товаров оказывается заставлена вся зона разгрузки, что мешает движению техники и персонала);
o недостаточно техники, то есть не на чем быстро выгрузить или переместить товар;
o недостаточно персонала (некому разгружать товар или состав персонала некорректно спланирован).
· Приемка товара:
o отсутствие плана поставки (нет информации о планируемых поступлениях);
o низкая скорость приемки (товар не маркирован или не хватает людей);
o ошибки персонала (пересорт товара и количественные ошибки).
· Размещение товара:
o недостаточное количество мест хранения;
o ошибки персонала (сотрудник разместил товар в ячейку А1, а в системе указал ячейку А2 и т.п.);
o способ размещения товара (паллет целиком – высокая скорость, раскладывание по ячейкам с таким же товаром – низкая скорость).
· Отбор товара:
o низкая скорость отбора (отсутствие информации о месте хранения, нет доступа к нужному паллету/товару, например, по причине перетаренности склада);
o ошибки персонала (пересорт товара и количественные ошибки).
· Соблюдение дедлайнов:
o не своевременное начало отбора товара;
o не своевременное пополнение зоны отбора;
o отобранный товар не упакован / не проконтролирован;
o заказы не отобраны ко времени прихода машины на погрузку;
o документы на отгрузку не готовы к моменту прихода машины.
· Отгрузка товаров:
o низкая скорость отгрузки (может возникать при выполнении контроля отгрузки или при раскладывании товара в машине);
o не определена очередность загрузки товара в машину (водитель руководит погрузкой и сам указывает, что и куда ставить, например, для распределения паллет в авто по весу для равномерной нагрузки на оси).
· Персонал:
o недостаток или, наоборот, объективный избыток персонала;
o отсутствие контроля за скоростью и своевременностью выполнения операций;
o отсутствие действующей системы мотивации персонала;
o отсутствие четкого регламента работы (БП, должностные инструкции и т.д.).
Сразу после выявления основных проблем на конкретном складе нужно их проанализировать и постараться понять, какие именно изменения в работе склада позволят их решить. Что складу требуется? Какие моменты в его работе должны быть улучшены и как?
Варианты здесь, опять же, могут быть самые разные. Например:
· увеличение объемов отгрузки (заключение новых договоров);
· увеличение скорости отгрузки (оборачиваемость склада);
· увеличение эффективности использования мест хранения (исключение полупустых ячеек, деление склада на зоны и т.д.);
· снижение ошибок персонала (некачественная приемка, пересорты товаров);
· изменения мотивации персонала (расчет ЗП исходя из выработки сотрудников, бонусы от количества выполненных операций и т.д.);
· новые направления бизнеса или изменения законодательства (например, биллинг или работа с ЦМТ).
Фактор №2. Определение оргструктуры проекта
Как только все проблемы и потребности склада были установлены, необходимо определиться с командой проекта, то есть утвердить оргструктуру. Грамотное определение участников проекта и зон их ответственности крайне важно для его дальнейшей успешной реализации.
Оргструктура проекта обычно включает в себя 5 ключевых ролей:
· Заказчик (чаще всего это директор предприятия или собственник бизнеса) – человек, отвечающий за обеспечение проекта необходимыми ресурсами и решающий принципиальные проблемы и вопросы при их возникновении на высшем уровне.
· Куратор проекта – обычно директор или замдиректор направления – лицо, получающее конечный продукт. Отвечает за согласование и утверждение плана проекта, поддерживает постоянную связь с заказчиков и информирует последнего о принципиальных моментах в ходе работы.
· Руководитель проекта – директор склада или иной опытный сотрудник, отлично знающий все бизнес-процессы организации. Определяет роли и обязанности прочих участников проекта, обеспечивает их коммуникацию, контролирует выполнение плана проекта, занимается решением текущих проблем.
· Главный пользователь – обычно это начальник склада. Определяет требования конечных пользователей к продукту проекта, поддерживает связь между пользователями и руководством проекта.
· Специалисты – лица, отвечающие за достижение в рамках проекта результатов по локальным задачам в рамках своих зон ответственности. Обычно это представители ИТ службы, программисты, администраторы системы, диспетчеры склада. Каждый специалист участвует в разработке общей документации по проекту.
Также важно отметить, что при внедрении WMS-системы в состав проектной команды обязательно должны входить следующие специалисты:
· Администратор WMS— лицо, которое обеспечивает первую очередь поддержки конечных пользователей. Он наиболее глубоко погружен в логику и настройку системы и способен решить большую часть вопросов пользователей, которые не связаны непосредственно с разработкой.
· Администратор КИС — это лицо, которое обеспечивает первую очередь поддержки пользователей КИС. Он занимается контролем за документооборотом между WMS и КИС, разбирается в корректности формирования документов в КИС.
· ИТ инженер — это лицо, которое обеспечивает техническое состояние системы, т.е. отвечает за ее работоспособность (сервер, связь, ПК, ТСД и прочее)
Фактор №3. Определение и проверка компетенций специалистов
Когда организационная структура проекта утверждена, необходимо провести оценку компетенций сотрудников в области знаний логистики. Это поможет понять, могут ли сотрудники самостоятельно без посторонней помощи грамотно описывать бизнес-процессы «как есть», т.е. текущие процессы, а также бизнес-процессы «как будет», т.е. планируемые процессы с учетом выявленных проблем и потребностей складской деятельности. Такая задача, как правило, под силу только профессиональному логисту, либо бизнес-аналитику, занимающемуся вопросами бизнес-процессов склада. Обычно в штате предприятия таких специалистов нет, т.к. их услуги обходятся достаточно дорого, а обеспечить 100% нагрузку на специалиста в обычном режиме функционирования компании невозможно.
Проводя оценку компетенций сотрудников, необходимо учитывать специфику работы конкретного склада. Так, если на нем применяются стандартные типовые процессы, такие как приемка/отгрузка товаров, внутрискладское перемещение, отбор, инвентаризация, комплектация заказов и т.д., то специалисты компании вполне могут самостоятельно описать все бизнес-процессы – помощь стороннего профессионала может и не понадобиться. Но если на складе уже применяются или планируются сложные нетиповые процессы, к которым можно отнести управление двором, различные типы контроля при приемке/отгрузке товаров, учет ТМЦ, подпитку, отбор мелкоштучного товара из специально выделенной для него зоны и т.д., то силами своих специалистов грамотно описать такие бизнес-процессы вряд ли получится.
Тем не менее, важно дать возможность специалистам компании самостоятельно попытаться описать бизнес процессы «как будет» в виде примерного ТЗ. При составлении данного документа главным является именно видение специалистов: каким образом, по их мнению, должен функционировать склад, что для этого необходимо сделать и какие требования они предъявляют к WMS системе. Оптимальным вариантом будет составление описания будущей логистики склада лично руководителем компании, либо опытным сотрудником, который давно работает в данной области и хорошо знает процессы и специфику работы склада.
ТЗ, составленное сотрудниками, возможно будет не совсем точным и где-то некорректным с технической точки зрения, но на данном этапе это не критично. Важно, чтобы в документе были учтены все ключевые моменты и процессы. При дальнейшей работе их можно будет утонить, поправить или изменить.
Иногда в процессе работы над проектом его участникам становится понятно, что они не могут своими силами составить описание бизнес-процессов. В этом случае правильным решением будет привлечение к работе над проектом стороннего специалиста, профессионально занимающегося логистикой. Привлеченный специалист ознакомится с имеющимся ТЗ, если возникнет необходимость – запросит дополнительные данные и проведет аудит, либо обследование на территории автоматизируемого объекта.
Итогом работы такого специалиста (или нескольких специалистов) станут подготовленные рекомендации, которые помогут решить выявленные проблемы:
· оценка состояния помещения склада и его соответствие поставленным целям (возможно, необходима реконструкция помещения);
· определение нужного количества оборудования (стеллажи, ворота), рекомендации по их расположению;
· расчет оптимальной численности складских сотрудников и техники для работы;
· выбор программного продукта для автоматизации деятельности склада (не во всех случаях требуется отдельная ВМС система, иногда автоматизацию можно провести с использованием корпоративной учетной системы – КИС).
Приглашенные специалисты представляют свои рекомендации в форме Технико-логистического задания (ТЛЗ). В документе приводится описание текущих и планируемых бизнес-процессов («как есть» и «как будет»), описывается логика движения товара, ролевая модель, топология склада, а также иная информация, на основе которой можно приступать к развертыванию проекта автоматизации склада.
Фактор №4. Выбор программного продукта
После проведения тщательного анализа приходит четкое понимание того, какой должна быть автоматизированная система и какие задачи она должна решать. На этом этапе можно перейти к выбору подходящего программного продукта. Провести автоматизацию склада можно по одному из двух вариантов: адресный учет в КИС или управление складом на базе WMS. Выбор конечного варианта определяется сложностью применяемых на складе процессов и его размерами.
Учет в КИС применяется, в основном, для относительно простых складов, где используются типовые операционные процессы: приемка, отгрузка, размещение, перемещение между ячейками хранения, отбор, хранение.
Если на складе не применяются сложные бизнес-процессы, то адресный учет в КИС – это вполне приемлемый вариант его автоматизации. Но при этом следует помнить и о нескольких существенных минусах такой автоматизации:
· если в результате технического сбоя база данных КИС «зависнет», то и работа склада остановится до тех пор, пока база не вернется в рабочее состояние;
· если в базе КИС запустить сложный расчет или обработку данных, то будет заметно снижение работоспособности адресного учета;
· процесс развития и доработки КИС до уровня, приближенного к WMS системе, требует много времени и существенных финансовых затрат.
Что касается складов, на которых используются сложные или нетиповые бизнес-процессы (либо их применение планируется в будущем), то в этом случае однозначно следует выбирать WMS. В такой системе основной функционал, требуемый для работы склада, уже есть, большая часть бизнес-процессов будет реализована сразу, без дополнительных доработок.
К числу сложных процессов можно отнести следующие:
· подпитка (товар перемещается из зоны хранения в зону отбора, когда достигает заданного минимума);
· в зависимости от технических характеристик товара, к нему применяются различные правила приемки, отбора и размещения;
· компрессия (установление правил совмещения неполных паллет);
· установление различных видов контроля при приемке и отгрузке товара и т.д.
Если по итогам анализа становится понятно, что автоматизация склада будет проходить на базе именно WMS системы, то можно приступать к выбору конкретного программного продукта. Сегодня на рынке представлен широкий выбор таких систем. На базе WMS системы можно автоматизировать склад любой сложности и любого размера. Однако, при выборе подходящей конкретной системы следует учесть некоторые детали и особенности программы:
· интерфейс: программа должна быть понятной и приятной в использовании;
· удобство работы в программе: пользователю должно быть комфортно составлять отчеты, работать с документами, осуществлять поиск нужной информации и т.д.;
· функциональность: система должна предоставлять в своей базовой комплектации максимум необходимых функций, которые понадобятся для работы склада;
· возможность использования оборудования: простота и удобство при подключении принтеров, ТСД, сканеров и прочего оборудования;
· возможность доработки системы специалистами (открытый или закрытый исходный код), гибкие настройки, доработка системы силами своих IT специалистов;
· стоимость обслуживания программного продукта: поддержка, обновление системы, ее доработка и другие услуги (зачастую сама система стоит недорого, но оплата часа работы специалиста по ее обслуживанию может существенно превышать среднерыночную);
· кто является разработчиком данной системы и как долго он работает на рынке, активно ли разработчик поддерживает свой продукт, имеются ли положительные отзывы о нем;
· кто является интегратором системы: внедрять систему может сам разработчик, либо посредник.
Когда первичный набор подходящих автоматизированных систем будет составлен, нужно повторно оценить возможности программ в разрезе тех бизнес-процессов, которые применяются на складе. Чтобы это сделать, следует обратиться к предварительно составленному ТЗ, где описаны требования к WMS системе. ТЗ нужно направить интеграторам программных продуктов для оценки их возможностей. Таким образом, вы получите полную информацию обо всех отобранных продуктах, определитесь с теми доработками, которые придется сделать, чтобы адаптировать систему под нужды конкретного склада, и определитесь с конечным выбором системы.
Приведем простой пример, который поможет лучше разобраться с тем, что является основным функционалом системы, а что – доработками. В качестве примера рассмотрим типовую приемку товара на складе:
1. сканирование контейнеров или паллет; 2. сканирование номенклатуры; 3. указание количества товара, партии, статуса; 4. подтверждение приемки контейнера или паллеты; 5. товар принят, остаток товара отображается в системе.
Все 5 вышеперечисленных этапов – это базовые процедуры, они относятся к типовому функционалу WMS. Но если в процессе приемки вам нужно указать дополнительные параметры, например, характеристики товара, его реквизиты, сопроводительную информацию, комментарии и т.д., то это уже доработки.
Фактор №5. Выбор варианта реализации проекта
Когда все требования к программному продукту будут определены, и вы остановите выбор на конкретной автоматизированной системе, следует уделить внимание вопросу варианта реализации проекта. Можно выделить 3 основных варианта:
1. Самостоятельная реализация.
2. Реализация совместно с подрядчиком.
3. Реализация силами подрядчика.
Самостоятельная реализации проекта. При таком методе внедрения автоматизированной системы все работы будут проводиться силами собственной команды на основании подготовленного ТЗ. Необходимо будет провести следующие виды работ:
· проанализировать и заполнить НСИ (например, в справочнике номенклатуры нужно заполнить ВГХ, ШК товара, упаковки, вместимость контейнера/паллета);
· осуществить первичную настройку WMS системы;
· сделать настройку бизнес-процессов в системе в соответствии с ТЗ или ТЛЗ;
· настроить обмен данными между КИС и WMS;
· подключить вспомогательное оборудование (принтеры, ТСД, сканеры и т.д.);
· провести обучение пользователей системы (кладовщиков, отборщиков товара);
· осуществить процедуру маркировки склада;
· запустить систему в промышленную эксплуатацию;
· наладить процесс последующего сопровождения системы и техподдержки пользователей.
Самостоятельная реализация проектов имеет ряд преимуществ и плюсов, но их не так много. Несомненно, главным плюсом является то, что затраты на внедрение системы значительно снижаются, т.к. в этом случае максимально задействованы собственные силы и ресурсы компании. Кроме того, своя команда внедренцев может последовательно выполнять все работы и гибко подходить к назначению ресурсов, ведь они не зависят ни от каких внешних факторов.
Но нужно учитывать и серьезные ограничения, которые непременно возникнут при самостоятельном внедрении проекта:
· среди персонала компании должен быть как минимум один квалифицированный программист, способный осуществить требуемые работы по выбранному программному продукту;
· для обучения пользователей системы нужен профессиональный логист (бизнес-аналитик), который хорошо знает функционал утвержденной автоматизированной системы и сможет провести квалифицированное обучение персонала;
· компании придется понести дополнительные затраты на приобретение консультационных услуг по специфике программы и ее особенностям.
И, конечно, важно помнить, что у внутренней команды внедренцев нет опыта по реализации подобных проектов, что приведет к затягиванию сроков окончания внедрения и возникновению непредвиденных сложностей, проблем, недопониманий и ошибок. В результате появляются риски того, что цели проекта могут быть не достигнуты, либо компания понесет дополнительные финансовые и временные затраты на различные платные консультации и услуги сторонних специалистов. При таком подходе от первоначальной экономии может ничего не остаться.
Реализация проекта совместно с подрядчиком. Данный метод внедрения заключается в том, что некоторую часть работ компания осуществляет силами своих специалистов, а другую часть работ возьмет на себя команда подрядчика. При таком подходе важно правильно распределить обязанности и задачи между командами внедренцев.
Оптимальное распределение работ приведено в таблице ниже:
Работы команды проекта
Работы подрядчика
- первичная настройка системы WMS; - заполнение НСИ (в случае необходимости) - подключение и настройка необходимого оборудования (принтеры, ТСД) - настройка обмена данными со стороны КИС*; - обучение конечных пользователей (подрядчик обучает администратора WMS, а тот уже обучает пользователей системы); - маркировка склада; - первичная поддержка пользователей системы.
- обследование объекта автоматизации, анализ НСИ (при необходимости); - подготовка ТЗ по внедрению системы WMS; - настройка системы по ТЗ; - обучение специалистов по работе в системе WMS (а также обучение программистов по конфигурации, если это необходимо); - настройка обмена данными между КИС и WMS; - запуск системы и поддержка на время начала работы в системе, устранение выявленных ошибок, консультирование программистов организации и администратора WMS; - последующее сопровождение системы, возможные доработки.
*Применимо, если обмен осуществляется через шину данных, т. е. выгрузку данных из учетной системы в шину и загрузку данных из шины в КИС делают программисты организации, а обмен между шиной и WMS делают программисты исполнителя. Если же обмен реализован напрямую между базами, то подрядчик выполняет настройку самостоятельно.
У совместной реализации проекта гораздо больше плюсов. Это и снижение затрат на внедрение программного продукта, т.к. часть работ выполняется специалистами организации, и качественное обучение пользователей квалицированными специалистами, которые хорошо разбираются в системе и могут объяснить специфику ее работы в доступной форме. В результате в дальнейшем не придется прибегать к платным консультационным услугам сторонних специалистов.
Но у такого подхода есть и свои недостатки, к которым можно отнести, например, вероятность некорректной настройки системы, что может привести к возникновению ошибок при работе с ней или при обмене данными. Такие проблемы часто возникают в результате плохой коммуникации между командами внедренцев.
Реализация проекта силами подрядчика. Это метод внедрения системы, при котором всю основную работу по проекту берет на себя команда подрядчика. Это не означает, что команда со стороны заказчика будет бездействовать, она будет помогать внедрению, осуществляя техническую поддержку, обеспечивая права доступа, налаживая коммуникацию и решая вопросы, связанные с бизнес-процессами организации. Кроме того, команда проекта заказчика будет последовательно принимать этапы работ подрядчика и выявлять возможные проблемы.
У такого метода внедрения можно выделить один явный недостаток – это увеличение затрат на реализацию проекта. Но при этом существует целый ряд неоспоримых преимуществ:
· риски не достигнуть поставленной цели практически отсутствуют;
· все сроки и планы реализации проекта четко соблюдаются;
· пользователи системы и специалисты компании заказчика проходят качественное обучение;
· система внедряется методом «мягкого запуска» с минимально возможным количеством ошибок.
При любом методе внедрения проекта с привлечением команды подрядчика конечный успех во многом зависит от выбора подрядчика. Если это профессиональный и опытный подрядчик, то проект будет реализован успешно и в более короткие сроки. Какими критериями следует руководствоваться при выборе подрядчика?
· статус компании: имеет ли данная компания сертификаты и является ли она разработчиком внедряемого программного продукта;
· размер компании: у компании должен быть достаточный штат квалифицированных сотрудников, чтобы она могла собрать полноценную команду внедренцев;
· количество успешно завершенных проектов: обратите внимание на проекты по направлениям бизнеса, схожим с вашим;
· возможность проведения референсов (демонстрации работы ранее внедренных систем в других организациях);
· готова ли компания предоставить гарантии реализации проекта, насколько оперативно она сможет устранить возможные ошибки после завершения проекта внедрения;
· репутация компании: наличие положительных отзывов от реальных клиентов, можно ли их проверить.
Фактор №6. Этапы реализации проекта
После того, как вы остановите свой выбор на одном из вариантов внедрения проекта, нужно составить план хода работ, разбив его на несколько этапов. Попробуем рассмотреть эти этапы более подробно.
Подготовительный этап
Суть этого этапа заключается в так называемой «сверке часов» между заказчиком работ и исполнителем. Важно, чтобы обе стороны четко понимали цели и задачи проекта, чтобы видение конечного результата у сторон совпадало. Заказчик и исполнитель должны согласовать все процедуры внедрения проекта и провести полную детализацию нюансов и требований.
В подготовительный этап входит 2 пункта:
1. Обследование объекта автоматизации (проводится по необходимости). По результатам обследования составляется схема бизнес процессов «как будет» в форме ТЗ, либо ЛТЗ. Документ оформляется своими силами или с привлечением сторонних специалистов.
2. Подготовка устава проекта — это специальный документ, в котором определены и прописаны рамки и цели проекта, расписаны роли каждой из сторон участниц, перечислены основные этапы работ и принципы их организации. Устав проекта, как правило, является приложением к договору внедрения.
Устав обязательно включает в себя оргструктуру проекта, в нем приводится подробное описание команды заказчика (см. «Фактор №2») и команды исполнителя. В структуру команды исполнителя входят:
· куратор проекта;
· руководитель проекта;
· консультант проекта;
· специалист.
Куратор проекта – это лицо, которое будет контролировать достижение поставленных целей. Он анализирует проект, утверждает устав, а также доводит до заказчика информацию о всех факторах, которые могут оказать влияние на итоговый результат проекта.
Руководитель проекта – это лицо со стороны исполнителя, которое несет ответственность за проект в целом. В его задачу входит подготовка всей проектной документации и ее согласование с заказчиком, создание отчетов, описывающих ход проекта и контроль плана. Все результаты работы руководитель передает заказчику.
Консультант проекта – это может быть одно лицо, либо группа лиц, в задачу которых входит контроль качества и настройка работоспособности автоматизированной системы согласно утвержденному ТЗ.
Специалист – это также группа лиц / одно лицо, которые отвечают за достижение результатов по конкретным отдельным задачам. В состав группы специалистов как правило, входят программисты и тестировщики. Специалисты выполняют те задачи, которые перед ними ставит консультант проекта.
В устав, кроме описания оргструктуры, входит также план коммуникаций. В нем описаны каналы коммуникации (подробная контактная информация всех участников: номера телефонов, электронная почта, мессенджеры и т.д.), а также матрица взаимодействия и информирования (состав участников плановых совещаний, кто из участников включен в список рассылки отчетности по проекту).
Кроме всего вышеперечисленного, в устав проекта включается иерархическая структура работ (ИСР). Она разрабатывается после того, как будут выявлены и описаны все бизнес-цели заказчика. ИСР позволяет разделить проект на более мелкие отдельные задачи и подзадачи. С помощью подзадач в ИСР описываются все промежуточные результаты, которые необходимо получить в ходе реализации проекта. Все моменты, которые не отражены в подзадачах, не делаются в проекте. Таким образом, ИСР определяет границы проекта, а также критерии качества, по которым будет осуществляться приемка каждой выполненной задачи.
В завершении устава приводится план с графиком работ, который выглядит, как иерархическая структура, где указаны плановые сроки завершения каждой задачи.
Этап проектирования
На этом этапе проводится согласование технической документации, в которой описан планируемый функционал автоматизированной системы (настройки, процесс выполнения плановых операций). В процессе этапа проектирования составляются 2 документа:
1. Технический проект – документ, который описывает порядок и правила настройки системы. В техническом проекте приводится подробное описание правил выполнения операций на складе, описывается идентификационная и ролевая модели, прописываются требования к аппаратной части и технической инфраструктуре. В документ также включается описание доработок системы и ТЗ на интеграцию.
2. Контрольный пример – документ, описывающий работу системы на конкретном примере. Здесь подробно описаны действия пользователей и автоматизированной системы по каждому бизнес-процессу. Например, что должно появляться в системе WMS на основании документа КИС (указание вплоть до номенклатуры, партии и статуса), какие действия должен выполнить оператор системы или работник склада и какая информация появляется в системе на основании их действий. Подробный контрольный пример необходим для приемки этапа настройки (доработки) системы, по нему осуществляется приемочное тестирование и принимается решение о готовности системы к запуску.
Этап настройки и доработки системы
Этот этап проводится по согласованному техническому проекту, осуществляется основная настройка системы. В него входят следующие шаги:
· настройка системы по ТП (топология склада, базовые бизнес-процессы, правила для выполнения операций, роли сотрудников и т.д.);
· доработки по расширению базового функционала;
· заполнение НСИ, необходимой для WMS системы;
· разработка обменов (интеграции с учетной системы по согласованному ТЗ);
· настройка оборудования (ТСД, сервер, сеть, принтеры, сканеры);
· физическая маркировка склада (ШК ячеек хранения, ШК сотрудников);
· приемочное тестирование в соответствии с контрольным примером.
Этап опытно-промышленной эксплуатации
На данном этапе работа склад окончательно переводится на внедренную автоматизированную систему. Проводится обучение пользователей, эксплуатация системы в тестовом режиме, а затем промышленная эксплуатация.
Обучение персонала проводится по заранее согласованной программе, которая включает в себя как теоретическую, так и практическую части. Обучение разбивается на 2 этапа: общий курс для всех работников склада и углубленный курс для операторов и администраторов WMS системы. После обучения персонала (или параллельно с ним) осуществляют ввод начальных остатков или проводят инвентаризацию склада для того, чтобы остатки корректно отразились в системе согласно ячейкам хранения. Эту работу рекомендуется проводить при минимальной загрузке склада, когда количество приемок и отгрузок минимально.
Тестовая эксплуатация проводится при постоянном контроле за корректностью работы системы. Это очень напряженный и ответственный этап внедрения, который требует одновременного участия команд заказчика и исполнителя. В процессе тестовой эксплуатации выявляется самое большое количество ошибок и недочетов, возникающих в процессе работы программы или в действиях сотрудников склада. При этом администратор WMS системы также учится и перенимает опыт работы от команды исполнителя, чтобы иметь возможность самостоятельно устранять ошибки. Период тестовой эксплуатации занимает обычно 1-2 недели (зависит от сложности процессов), но может длиться дольше до тех пор, пока все системные ошибки не будут устранены, а количество ошибок персонала заметно снизится. Данный этап закончится, когда работники привыкнут к новой системе и ее функционалу.
Промышленная эксплуатация – WMS система полноценно функционирует согласно всем запланированным бизнес-процессам. Администратор системы уже является первой линией поддержки пользователей и самостоятельно справляется с возникающими проблемами, а команда исполнителя переходит в удаленный режим работы и сопровождения, взаимодействуя только с администратором. Этап промышленной эксплуатации заканчивается, когда будут полностью устранены все выявленные ошибки в работе системы и в действиях пользователей (критерии приемки этапа промышленной эксплуатации прописываются в ИСР).
Этап гарантийного сопровождения
Данный этап необходим для оперативного устранения замечаний, возникающих в процессе эксплуатации системы, действия этого этапа осуществляются в рамках технического проекта. Длительность этапа гарантийного сопровождения прописана в условиях договора. Для внедрения дополнительного функционала, который не бы предусмотрен ТП и потребность в котором возникла уже во время запуска системы в работу, заключается новый договор или дополнительное соглашение к действующему договору.
Фактор №7. Технология запуска WMS
Под этим термином понимается то, каким образом будет реализован основной этап проекта, а именно – его запуск. Какие шаги нужно предпринять перед запуском системы, чтобы он прошел гладко без непредвиденных «неожиданностей»? Выделяют 4 шага:
1. Оценить персонал – прежде, чем запускать проект нужно оценить уровень компьютерной грамотности работников. Рекомендуется провести тестирование пользователей на предмет базовых знаний в области компьютеров и основных программ. Сотрудники должны уметь пользоваться браузером, мессенджерами, офисной техникой и программами.
2. Выстроить каналы коммуникаций внутри подразделений и между смежными подразделениями компании. Сотрудники должны знать, к кому обращаться за помощью при возникновении той или иной проблемы. Так, можно создать несколько чатов для внутреннего пользования, где будут решаться вопросы, связанные с технической поддержкой, отгрузкой и поступлением товаров и т.д. В каждом чате должен быть ответственный сотрудник, который будет оперативно реагировать на поступающие вопросы/запросы.
3. Подготовить оборудование и материалы – необходимо заранее проверить работоспособность сети, всех компьютеров, серверов, исправность офисной техники и т.д. Убедиться в том, что компания в достаточной степени обеспечена расходными материалами (бумага, этикетки для принтеров, стрейч пленка).
4. Выполнить маркировку склада – система маркировки мест хранения должна быть понятна работникам склада и максимально удобна для использования. Даже новый сотрудник должен быстро и без проблем разобраться в маркировке ячеек.
Существует несколько вариантов запуска системы WMS на складе. Выбор того или иного варианта зависит от сложности бизнес-процессов и интенсивности, с которой функционирует склад. Так, для склада маленького размера, где применяются простые типовые операции, можно запустить все процессы сразу (это называется «одновременный запуск») – самый простой, быстрый и понятный вариант.
Но на большом складе с высокой интенсивностью работы такой вариант запуска практически неосуществим. В этом случае используется «мягкий запуск», который проводится в несколько этапов. На первом этапе запускается приемка и размещение товаров (реализуется в процессе настройки системы на этапе тестовой эксплуатации). В этом случае можно постепенно вымыть немаркированные остатки номенклатуры со склада и дать возможность сотрудникам разобраться в работе системы и привыкнуть к ее функционалу и интерфейсу. В качестве дополнительного плюса можно отметить то, что к моменту ввода начальных остатков основная часть товара будет промаркирована, что в свою очередь снизит трудозатраты. Когда приемка и размещение товара будут запущены, можно запускать внутренние операции, инвентаризацию и различные виды перемещения товара. На последнем этапе запускается отбор и отгрузка товаров.
При очень высокой интенсивности работы склада, когда нет возможности приостановить его работу для ввода начальных остатков, данную операцию выполняют в разрезе групп товаров. При этом важно соблюсти главное условие – группы товаров должны быть разделены по зонам, и их отгрузка должна проводиться раздельно. Например, сначала запускается группа товаров «Химия», после нее – группа «Продукты» и т.д.
Помимо вышеописанных вариантов запуска WMS, можно выделить еще одну – «удаленный запуск». В этом случае исполнитель осуществляет все работы без фактического «захода» на предприятие. Процедуру обследования можно провести по видеосвязи с помощью квалифицированного сотрудника компании-клиента, который сможет показать все бизнес-процессы на камеру и ответить на вопросы, задаваемые исполнителем. При таком варианте запуска большая часть работы окажется на плечах команды заказчика, а команда исполнителя берет на себя работу по обучению персонала и технической поддержке проекта.
Среди плюсов такого варианта можно выделить снижение финансовых затрат на осуществление проекта и профессиональное обучение персонала. Подготовленные специалисты впоследствии смогут минимизировать количество необходимых платных консультаций.
При возникновении у вас любых вопросов, либо если вы в данный момент находитесь на каком-либо этапе внедрения «1С:WMS Логистика. Управление складом» на вашем предприятии, то вы можете обратиться за помощью в компанию «СИТЕК». Специалисты нашей компании имеют большой опыт работы в сфере автоматизации бизнеса. За их плечами сотни успешно реализованных проектов и положительные отзывы клиентов. Мы готовы оказать вам любые виды консультационных услуг или помочь в реализации проекта по внедрению «1С:WMS Логистика. Управление складом» на предприятии. Возможна реализация проекта с нуля «под ключ», а также с любого этапа. Мы работаем с предприятиями любого масштаба и уровня сложности бизнес-процессов.
