В своих прошлых материалах мы чаще всего ходили «вокруг, да около» такой темы как бюджет мероприятия, а тем временем, сомневаться в его важности точно не приходится. Именно от него зависит не только реализация планов, но и их продуктивность. Правда, все это надо еще доказать руководству и бухгалтерии, но мы сегодня не о защите проектов, а о понимании термина в целом и нюансах его использования.
Сразу хотелось бы оговориться, да простят нас адепты неомаркетинга и популярной псевдопсихологической литературы с претензией на экспертность: маркетинга без бюджета не существует. Есть частные случаи грамотного использования ситуации, по-русски называемые смекалкой. Но говорить о том, что любое продвижение любого продукта может быть бесплатным – даже не стоит.
Поэтому, абсолютно любое мероприятие, впрочем, как и любая активность – требует четкого планирования бюджета и расчета рентабельности для того, чтобы защитить его от неоправданной экономии. И да, расчет рентабельности – тоже часть планирования бюджета. Потому как без него максимум что вы получите на организацию — это бесплатные советы.
Так что начать свой расчет, по-хорошему, стоит именно с того, какие результаты должен получить event, то есть с целей. После чего и станет понятно, что необходимо для того, чтобы поставленные цели были выполнены в полном объеме. Правда тут есть небольшая хитрость и, если вы руководитель предприятия и сами принимаете решение – проследуйте сразу к следующему абзацу. А если бедолага-маркетолог, пытающийся подсчитать бюджет, то лучше всего сделайте сразу три проекта: идеальный, оптимальный и минимальный. Причем презентовать их нужно от большего к меньшему, чтобы выгода идеального или хотя бы оптимального проглядывалась очень четко.
Методик расчета бюджета невероятное множество и советовать какую из них использовать – мы точно не будем. Они все по-своему правильны. Но, на несколько важных правил внимание все-таки заострим. Итак, при планировании бюджета важно помнить о том, что:
- Деньги любят счет – причем очень точный. Все мелочи и допущения могут «на ровном месте» увеличить бюджет на 10-15%. Так что при составлении нужно очень хорошо промониторить рынок, что бы четко представлять себе, где, что и почем;
- Инвестиции должны быть рентабельны – просто так прогулять трехмесячный бюджет компании – это очень весело, но скорее всего, тянет на увольнение с волчьим билетом;
- Запас карман не тянет – непредвиденные расходы – самый страшный враг организатора мероприятия. Поэтому, лучше всего перезаложить расходы по статье, а потом сказать, что сэкономил;
- Многие услуги и товары сезонны – иногда, цветы дешевле заменить бабочками, а огурцы – авокадо. Звучать это будет страшно, но в конечном итоге сыграет только в плюс как в экономике мероприятия, так и в его качестве;
- Спонсоров и партнеров никто не отменял – на самом деле, устроить мероприятия на стыке целей и интересов – не только высший пилотаж, но и возможность существенно сэкономить расходы. Это требует отдельной истории, и мы ее конечно же в свое время расскажем.
Что в итоге? Если вы ждали тут конкретных цифр, то они обязательно будут в дальнейшем, когда начнем рассказывать о кейсах и опыте. А если хотели получить пару советов, то все они перед вами кроме одного: каждый должен заниматься своим делом! Так что дешевле и проще делегировать всю эту суету с eventом тем, чей опыт позволяет совершить минимум ошибок при максимальном результате.
