Обеспечение нормальных условий труда — прямая обязанность работодателя. Позаботиться придется о многом, в том числе и о закупке питьевой воды для сотрудников компании. Разберемся, как вести учет расходов на покупку питьевой воды в 2024 году.
В статье:
- Бухучет расходов на воду
- Налоговый учет расходов на воду
Как учесть кулер и питьевую воду для него
Бухучет расходов на воду
Питьевая вода потребляется в течение 12 месяцев, поэтому она относится к запасам. В бухучете отражайте ее по ФСБУ 5/2019 «Запасы». Если приобретаете воду в возвратной таре, то учитывайте особенности учета тары.
Бутилированную питьевую воду, которая необходима для работы кулера, учтите в составе запасов. Питьевую воду учтите по фактической стоимости по дебету счета 10 «Материалы» субсчет 10-1 «Сырье и материалы». Отразите воду следующими проводками:
Дебет 10 Кредит 60
— отражено приобретение питьевой воды;
Дебет 19 Кредит 60 (76)
— отражен НДС, предъявленный поставщиком при приобретении питьевой воды.
Передачу воды в подразделение оформите требованием-накладной по форме М-11 или актом на списание питьевой воды по самостоятельно разработанной форме. На основании этого документа спишите стоимость воды на затраты:
Дебет 23 (25, 26, 44, 91-2...) Кредит 10
— списана фактическая себестоимость воды.
Если компания использует кулер в управленческих целях (например, кулер установлен в административном здании), то воду можно не включать в состав запасов. Ее, так же как и стоимость самого кулера, можно списывать на расходы текущего периода как запасы для управленческих нужд. Решение об этом варианте учета надо закрепить в учетной политике (п. 2 ФСБУ 5/2019 «Запасы»). В дальнейшем организация может контролировать наличие и движение кулера на забалансовом счете или в отдельном регистре.
Если выбрали этот вариант учета, стоимость воды спишите проводкой:
Дебет 90-2 Кредит 60 (76)
— включена в себестоимость отчетного периода стоимость питьевой воды, которую организация использует для управленческих целей;
Дебет 19 Кредит 60 (76)
— отражен НДС, предъявленный поставщиком при приобретении питьевой воды.
Бутыли, в которых поставляется питьевая вода, являются многооборотной (возвратной) тарой.
В Системе Главбух скачайте справочники по всем новым ФСБУ.
Узнайте про изменения в ФСБУ в материалах Системы Главбух
Налоговый учет на УСН расходов на воду
Если организация применяет упрощенку и платит единый налог с доходов, расходы на приобретение кулера и питьевой воды для него налоговую базу не уменьшают (п. 1 ст. 346.14 НК).
Перечень расходов, которые можно учесть при расчете налога на упрощенке, закрытый. В нем не поименованы ни расходы на обеспечение нормальных условий труда, ни затраты на приобретение кулера и питьевой воды для него (п. 1 ст. 346.16 НК). Значит, такие расходы налоговую базу по налогу на упрощенке не уменьшают.
Разъяснения – в письмах Минфина от 24.10.2014 № 03-11-06/2/53908, от 26.05.2014 № 03-11-06/2/24963, от 06.12.2013 № 03-11-11/53315, от 01.02.2011 № 03-11-11/22.
Как принять к вычету входной НДС со стоимости кулера и питьевой воды
Входной НДС, уплаченный при покупке кулера и воды для него, примите к вычету (ст. 171 НК).
Списание кулера и воды сразу в расходы текущего периода не препятствует вычету НДС. Отражение их стоимости на счетах затрат признается таким же учетом на балансе для целей НДС, как и учет стоимости любых услуг, которые также единовременно признаются в расходах. Таким образом, для целей вычета НДС отдельный учет за балансом или в бухгалтерском регистре не требуется. Решение о таком учете компания может принять, если ей нужен контроль за сохранностью таких ценностей.
Как учесть расходы на кулер и питьевую воду при расчете налога на прибыль
Расходы на кулер и питьевую воду учтите при расчете налога на прибыль.
Трудовое законодательство обязывает организации создавать нормальные условия труда для работников (ст. 22, 163, 223, 224 ТК). К таким мероприятиям относится приобретение и монтаж установок для обеспечения сотрудников питьевой водой, например, кулеров и самой питьевой воды (ст. 226 ТК, п. 17 Примерного перечня ежегодно реализуемых работодателем мероприятий по улучшению условий и охраны труда, утв. в приказе Минтруда от 29.10.2021 № 771н). Об отраслевых требованиях обеспечивать сотрудников питьевой водой читайте в рекомендации выше.
При наличии документов, подтверждающих затраты на приобретение кулера и питьевой воды, организация может учесть такие затраты в составе расходов на обеспечение нормальных условий труда (п. 1 ст. 252, подп. 7 п. 1 ст. 264 НК, письма Минфина от 23.03.2020 № 03-03-07/22134, от 16.11.2015 № 03-03-06/1/65965).
Если первоначальная стоимость кулера превышает 100 000 руб., то для целей налогового учета учтите его в составе амортизируемого имущества (п. 1 ст. 256 НК).
Бухучет расходов на кулер
Порядок бухучета кулеров зависит от того, в какую категорию активов они включены:
- основные средства;
- запасы;
- малоценное имущество;
- имущество для управленческих нужд, которое компания не причисляет к запасам.
Квалификация зависит, в частности, от срока службы, стоимости, других характеристик и правил учета, утвержденных в учетной политике.
Срок полезного использования свыше 12 месяцев
По правилам ФСБУ 6/2020 «Основные средства» в составе основных средств кулер учитывается, если организация планирует использовать его более 12 месяцев или обычного операционного цикла компании (п. 4 ФСБУ 6/2020). О том, как посчитать операционный цикл, читайте в рекомендации.
Организация вправе не учитывать в составе основных средств имущество со стоимостью ниже установленного лимита. Такой лимит определяют исходя из критерия существенности (п. 5 ФСБУ 6/2020, п. 6.2.1 Концепции бухгалтерского учета в рыночной экономике, п. 7.4 ПБУ 1/2008).
Если кулер отвечает признакам основного средства по сроку использования и стоимости, затраты на приобретение отразите проводкой:
Дебет 08 Кредит 60 (76)
— отражено приобретение кулера;
Дебет 19 Кредит 60 (76)
— отражен НДС, предъявленный поставщиком при приобретении кулера.
Как только основное средство готово к использованию, его переводя на счет 01 «Основные средства» и начинают его амортизацию – подробнее об этом в рекомендации. В периоде передачи кулера в эксплуатацию бухгалтер делает проводки по субсчетам счета 01:
Дебет 01 «Основные средства в эксплуатации» Кредит 01 «Основные средства в запасе»
— передан в эксплуатацию кулер, учитываемый в составе основных средств.
Если кулер включен в состав основных средств, его стоимость списывайте на затраты постепенно через амортизацию. Ежемесячно начиная с момента ввода кулера в эксплуатацию или со следующего месяца делайте проводку:
Дебет 23 (25, 26, 91-2...) Кредит 02
— начислена амортизация кулера.
Такой порядок следует из пунктов 27 и 33 ФСБУ 6/2020 и Инструкции к плану счетов.
Малоценное имущество с длительным сроком использования
Если у кулера все признаки основного средства, но стоит он меньше установленного лимита стоимости ОС, затраты можно списать единовременно в расходы в периоде приобретения (п. 3 ФСБУ 5/2019, п. 4 ФСБУ 6/2020). Проверьте, чтобы общая сумма списываемых однотипных малоценных основных средств за год не превышала уровень существенности, установленный в организации, иначе вам грозят замечания аудиторов. Группу таких малоценных основных средств допустимо учитывать как единый инвентарный объект.
Проводку по списанию кулера делайте на основании документов, которыми оформлено его приобретение: товарной накладной по форме № ТОРГ-12, универсального передаточного документа или иного первичного документа. К этим документам можете приложить бухгалтерскую справку, в которой укажите на стоимость ниже лимита и сделайте ссылку на соответствующий пункт учетной политики:
Дебет 90-2 Кредит 60
— отражено приобретение кулера и его единовременное списание в расходы в периоде приобретения.
В дальнейшем организация может контролировать наличие и движение кулера на забалансовом счете или в отдельном регистре.
Срок полезного использования не более 12 месяцев
Если кулер будет использоваться в течение срока, не превышающего 12 месяцев или обычного операционного цикла, учтите его в составе запасов на счете 10-9 (п. 3 ФСБУ 5/2019). Тогда приобретение кулера оформляйте и отражайте в бухучете в обычном порядке, предусмотренном для материалов. Подробнее об этом смотрите в рекомендации. Проводки будут следующие:
Дебет 10-9 Кредит 60
— отражено приобретение кулера;
Дебет 19 Кредит 60 (76)
— отражен НДС, предъявленный поставщиком при приобретении кулера;
Дебет 23 (25, 26, 44, 91-2...) Кредит 10-9
— списана фактическая себестоимость кулера в периоде передачи его в эксплуатацию.
Если компания использует кулер в управленческих целях (например, кулер установлен в административном здании), то его можно не включать в состав запасов. Стоимость такого имущества разрешено единовременно списывать на расходы текущего периода как запасы для управленческих нужд. Решение об этом варианте учета надо закрепить в учетной политике (п. 2 ФСБУ 5/2019).
Если выбрали этот вариант учета, стоимость кулера спишите проводкой:
Дебет 90-2 Кредит 60 (76)
— включена в себестоимость отчетного периода стоимость кулера, который организация использует для управленческих целей;
Дебет 19 Кредит 60 (76)
— отражен НДС, предъявленный поставщиком при приобретении кулера.
В дальнейшем организация может контролировать наличие и движение кулера на забалансовом счете или в отдельном регистре.
Срочно! Компании обязаны применять ФСБУ «Запасы». Но стандарты нацелены на бухгалтерскую отчетность, в них не сказано, на каких счетах отражать те или иные операции. А в текущей работе главбуха интересует, какие проводки сделать, чтобы в балансе все встало, как надо.
Марки ровка воды
Если воду приобретают не для перепродажи, то до 30 ноября 2023 года включительно можно не подавать данные в систему мониторинга. Такие организации и ИП не относятся к участникам оборота воды. Они должны только подписать уведомление о переходе права собственности на воду. Установленной формы уведомления нет, в качестве него можно использовать передаточный документ. В систему мониторинга сведения передаст продавец (подп. «в», «е» п. 3 постановления Правительства от 31.05.2021 № 841, п. 2, 102 правил маркировки).
Если же бутилированную воду приобретают для перепродажи, то она подлежит обязательной маркировке. Правила маркировки утверждены постановлением Правительства от 31.05.2021 № 841 в редакции постановления Правительства от 26.03.2022 № 477.
На упаковку воды производители наносят идентификационный код. Минеральная природная вода маркируется с 1 декабря 2021 года, остальные воды – природная питьевая, купажированная, искусственно минерализированная, обработанная – с 1 марта 2022 года (подп. «а», «б» п. 3, п. 4 постановления Правительства от 31.05.2021 № 841). Подробнее о маркировке воды – в рекомендации.
Кроме того, создана система мониторинга для учета оборота воды. Информацию в систему мониторинга предоставляют все участники оборота воды – производители и перепродавцы (п. 2 Правил маркировки, п. 2 постановления Правительства от 31.05.2021 № 841). Производители начали передавать информацию в систему мониторинга одновременно с началом маркировки. Перепродавцы предоставляют сведения в систему мониторинга по обороту воды:
- розничному – с 1 марта 2023 года;
- не относящемуся к розничной продаже – с 1 ноября 2022 года.
Стало больше расходов, которые можно учесть на УСН. Список расширили из-за дополнительных затрат, связанных с COVID-ограничениями. Тем не менее из поправок все равно неясно, что конкретно можно учесть на УСН. В новом перечне мы разбирались вместе с Минфином.
