Личная карточка работника — обязательный документ, в котором указаны дополнительные сведения о сотруднике. Ее ведут в каждой организации и оформлять ее следует по установленным правилам.
Когда требуется личная карточка
Это документ, который ведется по форме Т-2. Оформить его должны на каждого работника. В бланк вносят такие данные:
- дату и место рождения;
- гражданство;
- образование;
- знание иностранных языков;
- о семье;
- отношение к военной службе;
- о датах отпусков;
- есть ли льготы и какие;
- и другие сведения.
Часто такие сведения о человеке помогают найти для его знаний и умений лучшее применение. А следствием этого может быть и повышение по должности и в зарплате.
Причем все эти сведения нужны для исполнения законодательства. Например, данные о детях являются причиной для льгот типа налогового вычета или бесплатной путевки в летний лагерь.
В общем, это важный документ, который помогает самому работнику достичь чего-то большего, а работодателю служит источником дополнительной информации о навыках подчиненного.
Обязателен ли документ
Несмотря на то, что бланки по форме Т-2 не входит в список первички, вести их все же необходимо.
Она требуется для отметок об ознакомлении с изменениями, вносимыми в трудовую книжку. В личной карточке должна стоять подпись самого работника, которая подтверждает его согласие с изменениями.
Также Т-2 входит в перечень документов воинского учета.
Так что, хочется или нет, но заполнять эту форму придется.
Как заполнить личную карточку
Чтобы оформить карточку, ничего изобретать не нужно. Существует унифицированный бланк, в который включены все важные сведения. Дополнять его можно, но аккуратно, чтобы не нарушить закон об обеспечении защиты персональных данных. Но лучше все же использовать разработанный бланк, так как он создавался с учетом требований законодательства о защите персданных.
Ведет этот документ работник, уполномоченный оформлять документы кадрового характера. И заполняется все в бумажном виде.
Можно воспользоваться электронным видом личной карточки, но работнику будет сложно поставить в ней подпись. Цифровые личные подписи еще не настолько распространены.
Поэтому придется все записывать на бумаге, вручную.
И если к цвету чернил никаких требований нет, то к исправлениям они предъявляются. Правила такие же, как и для бумажных трудовых книжек. Неправильная запись зачеркивается одной линией, рядом пишется правильная запись. И затем — «Исправленному верить». И обязательно — подпись.
В статье на сайте подробно разобрали заполнение всех разделов карточки по форме Т-2. Там же сможете скачать бланк и образцы.
Как и сколько хранить заполненные бланки
Тут тоже работает правило, как для трудовых книжек: хранить заполненные формы следует в недоступном для посторонних месте. Причем нельзя хранить их вместе с личными делами и приказами о приеме на работу. Лучше завести отдельную папку.
После увольнения работника его карточку перекладывают в другое место и хранят еще 75 лет, как того требует законодательство.