Планирование - очень ресурсозатратная управленческая функция. Ее мало кто любит, а еще меньше управленцев планируют качественно.
Плюс, много внешних факторов могут сломать стройный и логичный план. В итоге люди разочаровываются в планировании и действуют по ситуации.
По верхнему уровню - планирование - это распределение времени, необходимое чтобы прийти из точки "А" в точку "Б". Желательно прийти быстро и с минимальными затратами ресурсов.
Но бывают такие задачи, в которых, что называется "конца и края не видно", т.е. объем проекта с самого начала не понятен, требования размыты, а деталей нет совсем.
И тогда у руководителя, как у самурая: нет цели - есть только путь.
Чтобы этот путь был систематизирован и более-менее понятен, а силы не тратились впустую, используется специальный метод планирования - метод набегающей волны.
Планирование методом набегающей волны — это тип планирования, который используется, когда объем проекта не может быть подробно определен в начале.
Этот тип планирования предполагает разбиение проекта на более мелкие, более управляемые части и фокусировку внимания на краткосрочных целях.
По мере завершения каждого блока новые цели определяются и добавляются в план. Закончили, зафиксировали, подвели итоги, учли ошибки и только тогда планируем следующий этап.
Это обеспечивает бОльшую гибкость, потому что Вы можете вносить корректировки и меняться вслед за новыми вводными.
Планирование методом набегающей волны помогает обеспечить эффективное распределение ресурсов в ситуации неопределенности, поскольку приоритет будет отдаваться только тем задачам, которые необходимы для текущей фазы проекта.
Вы тратите силы только на то, что требуется в данный момент.
Этот метод можно применять и в тех случаях, когда задача новая и нет опыта, как ее делать. Вы не знаете, как к ней подступиться.
Или если делать задачу приходится в состоянии полной неопределенности.
Представьте, что Вы заблудились в темном лесу и нужно как-то выбираться. Вы идете до первого дерева, отламываете от него сук, и уже с этим суком в руке решаете, что делать дальше. И так - каждый шаг.
Если не знаете с чего начать, то начните с малого, с того, что понятно.
Как планировать? Инструкция по шагам.
1. Определите цели проекта.
2. Сделайте общий план без деталей, по сути - черновик плана: определите контрольные точки, задачи, ресурсы и сроки завершения проекта.
3. Разбейте задачу на части. Разделите на мелкие части, которые можно выполнить в короткие сроки.
Теперь можно планировать первую часть. То, что требуется сделать на начальном этапе, детализируем. Остальное - не в фокусе, не трогаем:
4. Оцените потребности в ресурсах: персонал, финансовые и другие ресурсы, необходимые для выполнения этапа.
5. Пропишите роли и обязанности. Назначьте членам команды конкретные роли и обязанности для выполнения поставленных перед ними задач.
6. Регулярно отслеживайте прогресс: отслеживайте прогресс в соответствии с запланированными сроками, и при необходимости вносите коррективы, чтобы не отставать от графика.
Переходите к следующему этапу и его планируйте подробно (начиная с пункта 4).
7. Периодически проводите переоценку ресурсов: по мере завершения или задержки этапов пересматривайте потребности в ресурсах. Нужно убедиться, что персонал, финансовые ресурсы и т. д. никуда не исчезли. Никто не уволился, бюджета хватает, подрядчики на месте.
Что может пойти не так?
Пользуясь морской аналогией скажу, что набегающая волна может и потопить Ваш план.
1. Сложно понимать, насколько Вы отклонились от курса и как много времени еще потребуется для завершения задачи.
2. Точность этого метода зависит от навыков мореплавателя - от способности руководителя действовать гибко и быстро реагировать на изменения.
3. Чем больше компания (лодка), тем больше сопротивления волн - тем больше факторов вмешается в планирование. Вы можете что-то не учесть и застрять на определенном этапе.