С Kaiten команда Print Bar перестала терять задачи, избавилась от путаницы с исполнителями и сделала процессы прозрачными
Опытом делятся коммерческий директор, менеджер проектов и менеджер партнерских программ компании Print Bar.
Представим 8 департаментов, включая собственное производство одежды. Оптимизация ресурсов – жизнеобеспечивающий принцип для нашей компании.
Мы создали print-on-demand платформу одежды и аксессуаров, запускаем производство только после подтверждения заказа.
Фанатская атрибутика для спорта и концертов, например, ФК ЦСКА и ФК СПАРТАК. Подарки для партнеров Сбербанка. Мерч для бара Crazy Daisy. Мы работаем с самыми разными запросами в b2b и b2c сегментах.
Как мы успеваем все качественно и в срок?
Первоначально тестировали различные инструменты: в Jira работали программисты, в CRM отдел продаж, а маркетинг в Trello. Были и те, кому хватало Slack и почты.
Запуск нового оборудования на производстве заставил мечтать про «ноги осьминога». Дорожную карту процесса вели одновременно в гугл-документах, почте и общались в Slack. Если бы все вопросы решались одним инструментом, запуск случился бы по меньшей мере на 60 дней раньше.
Департаменты находятся в трех городах + удаленные сотрудники. Несогласованность действий и потери информации – тот сопутствующий ущерб, с которым мирятся многие. А мы нашли решение. Простое, как все гениальное.
Аполяр Ирина, менеджер проектов Print Bar
Выбрать таск-менеджер мне поручили учредители компании.Тестировала сразу несколько, в числе прочих выделила Kaiten.io
Интерфейс понятный, на случай вопросов, и ради экономии времени, я записала 2 видеоурока. Это помогает ускорить процесс внедрения, когда география сотрудников такая широкая. Вот как мы выстроили процесс управления проектами:
Единое пространство
Теперь все (и всё) в одном месте. Итак, с ГЕО вопрос решен.
Для каждого проекта — отдельное пространство. На нем собираем всю команду, которая будет вести работу над проектом. Wiki проектов, прогресс по задачам, достигнутый результат – все прозрачно и с сохранением всех обновлений.
Для руководителя – наглядный план работ, для сотрудников – четкий список задач и форма отчетности.
Для сотрудников, которые ведут несколько проектов параллельно, создаем «командное пространство» — там все доски и задачи
Что с рутиной?
В функциональной области “Мои карточки и активности”, собраны все мои таски на ближайшее время: срочные и бэклог. Таким образом, создали сводную таблицу операционки и всех проектов.
Делегирование
На свое пространство руководитель добавляет личные доски подчиненных — это клоны с их пространства. То есть начальник видит сразу все доски сотрудников.
Такая визуализация помогает:
- Контролировать статус задачи.
- Добавлять новые срочные и операционные задачи прямиком на доску сотрудника.
- Заменить сообщения типа: «привет, а что у нас с этой задачей?».
Иерархия задач
Решение задачи часто порождает новую или целую цепочку из них. Организация «дочерних и родительских» связей выделяет главную задачу и подзадачи. Мы можем вернуться к началу и понять: идем ли в правильном направлении, сколько шагов сделали и какие результаты получили.
Например, при запуске нового продукта нужно проработать: ткани, чернила, дизайн, выдачу на сайте, упаковку и еще кучу всего.
( And the WINNER IS…) WIP-лимиты
Суперфункция, которая выявляет узкое звено в процессе. Мы ставим ограничения на количество карточек в колонках «на проверке» или «в работе». Например, «в работе» должны находиться не более 6 задач одновременно.
Зачем: образование затыков тормозит все следующие этапы.
Это осложняет работу как с одним, так и с нескольким параллельными проектами.
Функция «блокировка карточки», позволяет последовательно и четко выполнять задачи, которые в итоге запустят проект. Карточку просто нельзя взять в работу, пока не будет исполнен или изменен статус блокирующего этапа (другой карточки). Мы не допускаем в работу задачи, которые не получили «визу» руководителя или же в них не хватает данных.
Дмитрий Полежака, коммерческий директор, руководитель отдела маркетинга Print Bar
Я руковожу 5-ю отделами: маркетинга, партнерской программы, контактный центр, B2B и логистика. Появилась единая среда, где я могу коммуницировать со всеми коллегами. Команда перешла на Kaiten с Trello — проблем с этим не было потому, что базовый функционал одинаковый: карточки и столбцы. До этого приходилось постоянно переделывать Trello под свои нужды.
Что понравилось. Я могу в собственное пространство «продублировать» доски с пространства коллег — набрать любой комплект из досок, чтобы была общая картинка. Ежедневно провожу звонки с сотрудниками — встречаемся за доской Kaiten. Во время обсуждения актуализируем задачи, ставим новые — все это мгновенно разлетается по доскам исполнителей. Мне нравится, как легко работает конструктор, с помощью которого создаю рабочее пространство.
Что пошло не так. Отказ от стикеров на мониторе — самый сложный этап при переходе на софт Kaiten. Я сам до сих пор на встречах пишу в блокнот, а потом нужное переношу на доски — мне просто так удобнее. С сотрудниками та же история — стопроцентно этот сервис пока мало кто использует, но результаты проверяю именно там — это дисциплинирует команду.
Чего не хватает. Только одной функции мне недостает. Хочу, чтобы задача автоматически делегировалась нужному сотруднику после того, как я ее создал. Сейчас не могу отправить задачу человеку, если его нет на моем пространстве. Плюс, иногда приходится ждать, пока доски прогрузятся. А так все устраивает — еще на презентации понимали, что получим удовольствие от продукта.
Алёна Перова, старший менеджер отдела партнерских программ Print Bar
Когда появляется партнер, для него нужно сделать баннер или принты. Пишу об этом в карточке для креативной команды, загружаю исходные файлы. Когда работа сделана, ребята загружают готовые файлы в карточку, я отправляю партнеру и согласую.
Что понравилось. Я могу создать личное пространство, туда перенести нужные доски и работать с ними. Перед глазами ничего лишнего — только то, что нужно для моей работы. Еще помогают блокировка карточек и создание дочерних (господи, какое счастье!). Ну и прикрепить большие файлы — по сравнению с Trello, это намного удобнее.
Что пошло не так. Когда карточки «переехали» из Trello, долго приходилось разбираться, кому принадлежит карточка — там ответственных мы не назначали . Эту работу пришлось проделать вручную, чтобы понять, где чья задача. Когда руководитель предложил новый таск-менеджер, никто не поднимал бунт — просто молча не делали. Таким сотрудникам приходилось чаще напоминать и показывать видеоуроки Ирины.
Чего не хватает. Когда я готовилась к этому разговору, написала в чат руководству предложение: создать для каждого подразделения свою доску. А также не хватает возможности свернуть/развернуть все дорожки одной кнопкой.
Что в итоге
Ирина Аполяр: Print Bar работает с Kaiten уже 4 месяца. До этого, никакого гибкого управления не было. Для нас это инструмент, который помогает вести кросс-функциональные проекты в одной системе, контролировать задачи и отслеживать загрузку сотрудников, оперативно решать вопросы и не терять информацию. Теперь о самом софте и поддержке.
Саппорт устраивает — отвечают быстро и подробно. При внедрении софта вопросов было много, ребята всегда помогали. С интерфейсом проблем не было, интуитивно понятный, похож на привычный всем Trello. Безусловно, ребятам еще есть над чем поработать. Что будет через полгода — посмотрим.
