Чтобы компания работала, в ней должен быть порядок. Этого можно добиться, когда каждый сотрудник знает свои обязанности и выполняет их. Казалось бы, простая мысль. Но при общении с владельцами бизнеса выясняется, что часто даже руководители компаний не знают, за что отвечают. Конечно, ни о каком развитии бизнеса в такой ситуации не может быть речи.
Должностная инструкция специалиста — главный инструмент предпринимателя в борьбе с хаосом в команде. Но одного понимания, что инструкции необходимы, недостаточно. Нужно знать, как правильно их составлять, чтобы не вызвать отторжение у сотрудников. Не стоит скачивать должностную инструкцию из Google и довольствоваться тем, что вы «причесали» её. Инструкция не должна быть формальной, она должна помогать в работе. Любая вещь в менеджменте должна улучшать деятельность, избавлять от проблем и повышать эффективность. Регламенты ради регламентов — плохо.
В этой статье я расскажу о правилах составления должностных инструкций. А также вы узнаете, как их внедрять, чтобы они выполнялись.
Зачем нужны должностные инструкции
Рабочие процессы в любой компании можно сравнить с игрой. Чтобы команда побеждала, каждый игрок должен знать не только правила этой игры. Ему нужно понимать свою роль в команде и как действовать на поле в той или иной ситуации. Должностные инструкции дают игроку эти знания и позволяют избегать ошибок.
7 правил, которые помогут составить и внедрить должностные инструкции
У тех, кто застал советское время или работал в государственных ведомствах, само словосочетание «должностная инструкция» может вызвать ужас. Причем и у руководителей, и у рядовых сотрудников. Одним может казаться, что составлять инструкцию — это долго и сложно, вторым — что это что-то скучное и непонятное.
Чтобы процесс создания и изучения должностных инструкций был простым и эффективным, придерживайтесь следующих правил.
- Опишите, какую проблему решает инструкция
Сотрудники часто игнорируют инструкции, потому что не понимают, зачем они нужны. Опишите в самом начале, какую проблему поможет решить инструкция. Не бойтесь рассказывать об ошибках. Например, менеджеры продаж всё время ошибаются в расчётах скидки. Так и напишите, что эта инструкция поможет им всё делать правильно. Компания будет больше зарабатывать, а они будут получать проценты с продаж. Регламенты нужны для того, чтобы предостеречь людей от ошибок, ведь часто они повторяются. Поэтому я за такой подход: возникла сложность, неразбериха — создаём регламент.
- Указывайте, к какой должности относится эта инструкция
В компании могут быть сотни и даже тысячи должностных инструкций. И сотрудникам не обязательно знать их все. Пропишите в самом начале инструкции список должностей, к которым она относится. Когда сотрудник откроет документ, то сразу увидит, касается его эта инструкция или нет. Например, если это руководство, как предоставлять скидку клиентам, вряд ли оно будет полезно системному администратору.
- Пишите в инструкциях о том, как правильно делать работу
Одна из распространённых ошибок в компаниях — объёмные регламенты со списком того, как делать не нужно. Но задача должностных инструкций — помочь сотруднику решить проблему. Распишите конкретные шаги, что и как нужно делать в разных ситуациях. Пусть это будет чек-лист, с которым человек может сверяться при необходимости.
- Пишите просто
Пишите для обычных людей, а не научных деятелей, специалистов. Чтобы регламенты заработали, упростите их. Напишите человеческим языком. Если без терминов не обойтись, объясните их прямо в самой инструкции. Я выступаю за то, что любую идею в бизнесе можно объяснить так, чтобы её понял ученик 6-го класса. Инструкция для сотрудников нужна, чтобы упростить им жизнь, а не усложнить. Человек обычно открывает инструкцию, чтобы сразу найти ответ на свой запрос, а не пробираться через дебри непонятных терминов.
- Пишите короткие инструкции
Чтобы должностные инструкции не пугали ни сотрудников, ни тех, кто пишет, они должны быть короткими. Не пытайтесь засунуть в один документ все темы. Задайте себе вопросы: какую проблему должен решить этот документ и решает ли он её. Составляйте инструкции по принципу: одна проблема — одна инструкция.
- Инструкции должны быть под рукой
Чтобы найти нужную инструкцию, у сотрудника должно уходить 10-20 секунд. Он не должен ходить по офисам, спрашивать коллег, где нужный документ, или запрашивать к нему доступ. Инструкции должны стать в буквальном смысле настольной книгой сотрудника. В нашей компании у каждого человека есть своя должностная папка, в которой сложены все инструкции и регламенты, касающиеся его должности.
- Давайте инструкциям простые названия
Чтобы инструкцию легко было найти и использовать, она должна называться максимально просто и понятно. Сравните два варианта:
- «Наши корпоративные правила в отношении того, как должны предоставляться скидки оптовым клиентам»
- «Скидки для оптовых клиентов»
В обоих случаях понятно, о чём инструкция. Поэтому нет смысла усложнять.
Как внедрить инструкции так, чтобы они выполнялись
Вы составили понятные и полезные инструкции, но они не будут работать, если сотрудники их не знают. Это должна контролировать ваша служба персонала. Люди работают под давлением, что заставляет их отклоняться от инструкций. Поэтому у нас в компании есть одно отделение, которое отвечает за организационное построение (то есть HR-отделение). Это одна из его функций, часть еженедельной работы.
Сделайте так, чтобы инструкция попала в должностную папку каждого вашего сотрудника, добейтесь, чтобы подчинённые её прочитали и следовали ей. Обязательно проведите проверку на понимание регламента. Сотрудники должны не зазубривать его, а именно понимать. В онлайн-подразделениях мы просто высылаем тест: сначала сотрудник знакомится с политикой, а потом отвечает на вопросы. Если он долгое время игнорирует тест, HR-служба блокирует его рабочее место. Это нормальная практика, а возмущают такие методы только лентяев, оправдывающих свою лень «ненужной бюрократией». И большой вопрос, нужны ли вам такие сотрудники.
Со временем должностные папки становятся толще, а работа эффективнее — и никто не воспринимает инструкции и регламенты как нечто, оторванное от жизни. Это тот подход, который мы внедряем на наших годовых программах.
Следуйте этим простым правилам, пусть ваши инструкции станут эффективными и сделают ваш бизнес успешным.
