Однажды мне в мессенджер пришло сообщение: «Помогите с регламентом, ничего не получается». Это была Светлана, руководитель большого юридического отдела. Она уже несколько месяцев писала регламент для сотрудников ее отдела. И никак не могла его закончить, чтобы ввести в действие.
Я попросила Светлану прислать мне то, что получилось на данный момент. Документ был на 58 страницах (!) с кучей замечаний от вышестоящего руководства. Девушка была в растерянности и не понимала, как упорядочить документ и учесть все замечания. Она просто устала переделывать, и ей хотелось все бросить.
Кроме того, текст читать было крайне сложно. Витиеватые сложные предложения, много запятых, канцеляризмы (это фразы типа «произвести расчет» вместо «рассчитать»). И это далеко не все ошибки, которые я видела за свою 14-летнюю практику. Ниже - мой топ из 6 основных.
6 ошибок при создании регламентов
Ошибка №1. Писать многостраничные документы (больше 10 страниц), кучу правил на каждое действие сотрудника. А потом жаловаться, что их никто не читает.
Ошибка №2. Регламент состоит из сложных предложений, много запятых, много «воды» и канцеляризмов. Пример (реальный). «При первичной подготовке документации о закупке, а также если в процессе согласования в документы, в том числе в техническую часть документации, проект договора, расчет, вносились изменения, на изменившиеся документы Инициатором оформляется заключение ЭК и РИО и прикладывается работниками ООЗ к заявке в автоматизированные системы». Все ведь понятно, да?)))
Ошибка №3. Вместо регламентов писать должностные инструкции. К сожалению, должностные инструкции не дают полной картины того, как происходит взаимодействие между сотрудниками и отделами.
Ошибка №4. Писать в формате «как делаем сейчас». Много раз слышала «А давайте опишем как есть сейчас, пусть привыкают к регламентам». Напишут – обучат – а потом постоянно меняют – сотрудники в шоке. Если вводить новшество, то сразу в формате «как надо делать».
Ошибка №5. Регламенты пишут сотрудники, которые никогда этого не делали раньше. В итоге в одном документе можно собрать все ошибки, описанные в этой статье.
Ошибка №6. Обязать руководителей отделов писать регламенты, и при этом в компании нет сотрудника, который выстраивает правильные бизнес-процессы. В итоге вы получите регламенты, которые будет противоречить друг другу. Потому что каждый руководитель отвечает только за своё поле деятельности, и не всегда учитывает интересы других отделов и компании в целом.
Вот из-за подобных ошибок и возникают мнения, что регламенты «не работают», что «не стоит терять на них время и деньги».
Мне всегда жалко, когда сотрудники потратили много времени на создание регламентов, а в итоге они пылятся на полках и их никто не читает.
Какие советы можно дать тем, у кого стоит задача написать регламент?
Самое простое – пройти обучение и научиться правильно писать регламенты.
А если коротко, то вот советы:
- Думать о том, кто будет читать регламенты, и писать для них.
- В документе должно быть 5-6 страниц, максимум 10. Большой документ просто не будут читать.
- Писать простым языком, нещадно выкидывая лишние слова. Проверка простая: если вы исключаете слова и при этом смысл фразы не меняется – смело выкидывайте их.
- Разбивать на абзацы по несколько предложений, чтобы визуально облегчить чтение текста.
- Иногда можно обойтись без регламента. Просто нарисуйте схему.
Вероника Чмыхова, консультант по системным навыкам и систематизации бизнес-процессов
