Ведение КУДиР на УСН: примеры заполнения

Предприниматели и организации на упрощённой системе налогообложения обязаны вести книгу учёта доходов и расходов (КУДиР) для точного определения налоговой базы. Мы объясним, как правильно заполнить КУДиР, и приведём примеры для УСН с объектами «Доходы» и «Доходы минус расходы».

УСН предоставляет налогоплательщикам возможность выбрать один из двух объектов налогообложения: «Доходы» или «Доходы минус расходы» (пп. 1, 2 ст. 346.14 НК). Исключение составляют участники договора доверительного управления имуществом или договора простого товарищества, которые обязаны выбрать объект «Доходы минус расходы» (п. 3 ст. 346.14 НК).

Налоговая база для упрощенцев зависит от выбранного объекта налогообложения. При объекте «Доходы» это денежное выражение доходов, а при «Доходы минус расходы» — доходы, уменьшенные на величину расходов. КУДиР помогает корректно сформировать налоговую базу для любого объекта налогообложения.

Форма и структура КУДиР

Структура книги учёта для УСН согласована в качестве приложения № 2 к приказу ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@ и применяется в данном виде с 01.01.2024.

КУДиР формируется из титульного листа и четырёх разделов, заполнять которые необходимо в зависимости от объекта налогообложения по УСН. Более подробно о структуре документа смотритев таблице.

Таблица. Структура книги учёта для УСН:

Ведение КУДиР: общие правила

Порядок заполнения КУДиР для УСН размещен в приложении № 5 к приказу ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@ (далее – Порядок заполнения). Он устанавливает общие требования, а также правила для каждой из частей документа.

В книге отражены все хозяйственные операции:

• совершенные по упрощёнке за отчётный период и календарный год;
• на основе первичных документов, составленных на русском языке или переведённых на русский язык построчно.

На каждый следующий календарный год готовится  новая книга (пп. 1, 2, 3 Порядка заполнения).

КУДиР вы можете вести как в электронном виде, так и в бумажном варианте.

Бумажную книгу прошнуровывают и пронумеровывают перед заполнением, а электронную – при выводе на печать в конце календарного года. Все хозяйственные операции отражают в ней в хронологической последовательности (п. 4 Порядка заполнения). На последней странице бумажной или распечатанной книги указывается количество содержащихся в ней страниц, и это подтверждается подписью руководителя или ИП и скрепляется печатью организации или ИП (при наличии печати).

Заверять в налоговой инспекции заполненную, в том числе распечатанную КУДиР не нужно.

Налогоплательщикам необходимо быть готовыми представить правильно оформленную книгу по требованию ИФНС, в случае, выездной проверки или в соответствии с положениями регионального законодательства (подп. 5 п. 1 ст. 23, п. 12 ст. 89, ст. 93 НК).

Как правильно заполнить КУДиР

В Порядке из приказа ФНС имеется подробная инструкция по заполнению титульного листа и каждого из разделов при любом из объектов налогообложения – «Доходы» или «Доходы минус расходы».

КУДиР при объекте «Доходы»

При работе на УСН с объектом «Доходы» налогоплательщик заполняет титульный лист, раздел I и при необходимости раздел IV о торговом сборе.

На титульном листе необходимо указать:

• календарный год, на который открыта книга;
• дату начала её ведения;
• наименование организации или Ф.И.О. предпринимателя;
• код ОКПО;
• ИНН организации или ИП;
• КПП организации;
• объект налогообложения по УСН «Доходы»;
• номера расчётных и иных счетов и наименования банков, в которых открыты эти счета.

При выполнении всех требований образец титульного листа будет выглядеть так:

В разделе I, имеющем вид поквартальной таблицы, прописывают порядковый номер каждой записи (графа 1), дату и номер первичного документа (графа 2), содержание признаваемого при УСН дохода (графа 3) и его сумму в рублях (графа 4).

Доходы формируют налоговую базу по УСН по правилам ст. 346.15 НК. В доходы включают:

• выручку от видов деятельности на УСН (п. 1 ст. 346.15, подп. 1 п. 1 ст. 248 НК);
• внереализационные доходы, полученные от деятельности на УСН (п. 1 ст. 346.15, подп. 2 п. 1 ст. 248 НК).

Состав внереализационных доходов определяется по списку из ст. 250 НК, который является открытым и включает любые облагаемые при УСН доходы, кроме выручки.

С 2025 года налогоплательщики УСН стали плательщиками НДС, и некоторые из них уже начисляют НДС при реализации. В графе 4 раздела I они указывают сумму выручки и иных поступлений без НДС (п. 1 ст. 346.15, п. 1 ст. 248, п. 10 Порядка заполнения).

Также с 2025 года в НК введена новая глава 33.1, устанавливающая туристический налог, который включается в стоимость гостиничных услуг по аналогии с НДС (письмо ФНС от 25.12.2024 № СД-4-3/14611@). Поэтому гостиницы, отели и другие объекты размещения на УСН отражают в графе 4 раздела I КУДиР выручку за вычетом туристического налога.

При возврате предоплаты налогоплательщик УСН уменьшает доходы на сумму возврата в периоде, когда произведён возврат, то есть на дату списания безналичных средств со счёта или возврата наличных из кассы (п. 1 ст. 346.17 НК, письма Минфина от 22.06.2023 № 03-11-11/58153, от 20.01.2014 № 03-11-06/2/1478). В КУДиР сумма возврата указывается со знаком «минус».

Справка к разделу I при работе с объектом «Доходы» не заполняется. При соблюдении всех вышеуказанных требований пример раздела I выглядит так:

Графу 5 раздела I в основном заполняют при объекте «Доходы минус расходы». Но и при объекте «Доходы» в ней отражают расходование бюджетных средств, полученных в виде:

• выплат на содействие самозанятости безработных и созданию дополнительных рабочих мест для безработных;
• субсидий субъекту МСБ по Федеральному закону от 24.07.2007 № 209-ФЗ.

Позволено также отражать в графе 5 раздела I по своему усмотрению другие расходы, связанные с получением облагаемых при УСН доходов. Но важно – эти траты не должны учитываться при расчёте налога (п. 11 Порядка заполнения).

Раздел IV заполняют для уменьшения исчисленного налога по УСН на вычет в виде торгового сбора, уплаченного в отчётных периодах и в календарном году (п. 8 ст. 346.21 НК).

Платить торговый сбор обязаны организации и ИП, которые хоть один раз в течение квартала использовали объект торговли на территории города Москвы для ведения коммерческой торговли, облагаемой на этой территории (п. 5 ст. 1, п. 1 ст. 411, п. 1 ст. 413 НК, Закон г. Москвы от 17.12.2014 № 62). Уменьшать на вычет в виде торгового сбора можно только платежи по УСН, зачисляемые в бюджет г. Москвы. А лимит по уменьшению налогового платежа не более чем на 50% в отношении торгового сбора не применяется.

Срок для уплаты торгового сбора – не позднее 28-го числа месяца, следующего за отчётным кварталом (ст. 414, п. 2 ст. 417 НК). Налогоплательщики УСН, которые уплачивают торговый сбор, заполняют раздел IV КУДиР, так:

Предлагаем Вам скачать готовый образец заполнения КУДиР и взять его за основу для применения в работе.

Образец заполнения КУДиР при УСН с объектом «Доходы»
Скачать

КУДиР при объекте «Доходы минус расходы»

При работе на УСН с объектом «Доходы минус расходы» налогоплательщики должны заполнять титульный лист, разделы I–III и справку к разделу I.

На титульном листе необходимо указать ту же информацию, что и при объекте «Доходы», но в качестве объекта налогообложения нужно поставить «Доходы, уменьшенные на величину расходов». Пример заполнения титульного листа:

В разделе I при доходно-расходной упрощёнке нужно отразить не только облагаемые при УСН доходы, но и признаваемые расходы из закрытого перечня п. 1 ст. 346.16 НК (п. 11 Порядка заполнения). Все расходы при УСН должны быть экономически обоснованны, направлены на получение дохода и подтверждены верно оформленными первичными документами (п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК, ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

По общему правилу расходы при УСН учитывают по мере их фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК). Хотя в зависимости от их вида бывают и нюансы по моменту признания. В случае если стоимость товара признают в расходах, только когда он оприходован, оплачен поставщику и реализован покупателю, но факт получения оплаты от покупателя значения при этом не имеет (подп. 23 п. 1 ст. 346.16, подп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК).

Пример заполненного раздела I при доходно-расходной упрощёнке за первый квартал выглядит так:

В конце календарного года итоговые значения облагаемых доходов и признанных расходов переносят в справку к разделу I, которая выглядит так:

В разделе II при доходно-расходной упрощёнке нужно отразить расходы на покупку, создание или улучшение основных средств и нематериальных активов (п. 18 Порядка заполнения).

Такие расходы признают только после ввода объекта в эксплуатацию и его оплаты – при условии, что это амортизируемое имущество по правилам налогообложения прибыли, используемое строго в деятельности, подпадающей под УСН (подп. 1 п. 1, подп. 1 п. 3, п. 4 ст. 346.16, подп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК, письмо Минфина от 09.12.2013 № 03-11-06/2/53652).

Расходы на ОС и НМА признают равными долями ежеквартально в течение календарного года в той части, в которой они оплачены, на последнее число каждого отчётного периода и календарного года в целом (подп. 1 п. 3 ст. 346.16, подп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК, письмо ФНС от 06.02.2012 № ЕД-4-3/1818). Разберем пример: компьютер стоимостью 140 000 руб. (без НДС) куплен, полностью оплачен и введён в эксплуатацию в январе 2024 года. Списываем его стоимость на расходы в течение года поквартально равными долями – по 35 000 руб. На крайнее число каждого квартала переносим эту цифру из графы 12 раздела II в графу 5 «Расходы» раздела I (п. 33 Порядка заполнения).

В этом случае образец раздела II за I квартал 2024 года будет выглядеть так:

В разделе III при доходно-расходной упрощёнке фиксируют перенос убытков прошлых лет и отражают убытки текущего года, если они возникли (пп. 39–45 Порядка заполнения).

Переносить можно только убыток, полученный в прошлые годы при применении объекта «Доходы минус расходы». Убытки переносят в порядке очерёдности их возникновения и только в пределах последующих 10 лет (п. 7 ст. 346.18 НК).

Как видно из приведённого выше примера раздела I, организация по итогам 2024 года получила прибыль в размере 4 286 200 руб. Допустим, что за 2022 и 2023 годы у нее возникли убытки на общую сумму 5 000 000 руб., которые частично засчитываются в счёт прибыли 2024 года.

Тогда раздел III КУДиР выглядит так:

Раздел IV при доходно-расходной упрощёнке не заполняют.

Рекомендуем скачать готовый пример заполнения КУДиР и ориентироваться на него в повседневной работе.

Образец заполнения КУДиР при УСН с объектом «Доходы минус расходы»
Скачать

Как внести исправления в КУДиР

Внесение исправлений в КУДиР должно быть обоснованным. Подход к исправлениям зависит от формата ведения книги — бумажного или электронного.

Если книга ведётся на бумаге, ошибку зачёркивают, указывают правильное значение и дату исправления. Рядом расписывается руководитель или ИП, и его подпись скрепляется печатью, если она имеется (п. 5 Порядка заполнения).

При ведении КУДиР на компьютере, до печати достаточно внести исправления в файл. Если книга уже распечатана по итогам года или программа не позволяет вносить изменения, исправления вносятся так же, как в бумажном варианте.

Ответственность за нарушения

Отсутствие КУДиР или ошибки в ней могут привести к ответственности:

- по ст. 120 НК за грубое нарушение, если отсутствуют регистры налогового учёта или систематически (два и более раза) неправильно или несвоевременно отражены сведения в книге;

- по ст. 122 НК за просрочку налогового платежа или его неполную уплату.

Ответственность по ст. 120 НК зависит от того, была ли занижена налоговая база по УСН или другим налогам из-за нарушений. Штрафы для юридических лиц или предпринимателей составят:

- 10 000 руб. при грубом нарушении в одном налоговом периоде;

- 30 000 руб. при грубом нарушении в нескольких налоговых периодах;

- 20% от суммы недоимки, но не менее 40 000 руб., если занижена налоговая база.

Санкции по ст. 122 НК зависят от наличия умысла в недоплате налога:

- 20% от недоимки при отсутствии умысла;

- 40% от недоимки при наличии умысла.

Важно: нельзя одновременно привлечь к ответственности за грубое нарушение учёта, приведшее к недоимке, по п. 3 ст. 120 НК и за неуплату налога по ст. 122 НК (см. определение КС от 18.01.2001 № 6-О)

Итоги

Заполнять КУДиР значительно проще налогоплательщикам с объектом «Доходы». Обычно им достаточно оформить титульный лист и первый раздел. Лишь те, кто занимается торговлей в Москве и уплачивает торговый сбор, должны дополнительно заполнить раздел IV, что не представляет особой сложности.

Ситуация сложнее с доходно-расходной упрощёнкой. Этот объект налогообложения более сложный, и налоговые регистры по нему более объёмные. У таких налогоплательщиков возникает больше вопросов по заполнению книги. Здесь важна квалификация бухгалтера, который ведёт бухгалтерский и налоговый учёт, составляет КУДиР и обеспечивает своевременные расчёты с бюджетом для организации или ИП.