Добрый день друзья.
По специфике своей основной работы мне необходимо постоянно совершенствоваться как руководителю. Изучать различные методы и приёмы тайм менеджмента. И как всегда на помощь приходят просторы интернета.
Из наиболее интересных методов мне показались следующие:
- Метод помидора
- Принцип Парето
- Матрица Эйзенхауэра
- Съесть лягушку
- Метод ABC
- Метод 4D
о которых сегодня хочу рассказать.
Тайм-менеджмент - это техники и методы для управления временем.
Метод "помидора" предполагает разбиение задач на 25 минутные периоды, называемые "помидоры", сопровождающиеся короткими перерывами.
25 минут - не случайный отрывок времени. С одной стороны, это идеальный промежуток для поддержания высокой концентрации внимания. С другой стороны, он даёт вам почувствовать прогресс в выполненных задачах.
Как использовать метод помидора?
- Составьте список задач и распределите их по "помидорам": слишком большие задачи, занимающие 5-7 "помидоров", делите на задачи меньше. Мелкие группируйте в целый "помидор".
- Поставьте таймер на 25 минут и работайте, не отвлекаясь. Вспомнив о каком-то деле, запишите его и продолжайте работать.
- Звонок прозвенел - можете отдохнуть 5 минут. Разомнитесь, откройте окно, выпейте чаю.
- Через 4 "помидора" устройте себе перерыв побольше, чтобы быть готовым к следующей партии задач.
Всегда можно построить метод под себя:
- изменить временные интервалы
- делать вынужденные отвлечения, но обязательно зафиксируйте важность этого отвлечения по 10 бальной шкале, израсходованное время и повод.
- преждевременно выполнять задания. А оставшиеся время можно занять планированием будущих задач, подведением текущих итогов, разбором прошлых неточностей, или выполнением внеплановых заданий.
Принцип Парето формулируется как 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий - лишь 20% результата.
Как использовать принцип Парето:
- Создайте список дел, которые выполняете каждый день.
- Возьмите фломастер и отметьте 20% самых важных дел.
- Теперь определите те дела, которые дают 80% результата.
- Поставьте задачи, которые дают 80% результата, на первое место. Начинайте с них, а потом переходите к выполнению остальных задач.
Матрица Эйзенхауэра - метод приоритизации задач в тайм-менеджменте. Согласно этому методу, все задачи можно оценить по двум критериям: важность и срочность.
Матрица Эйзенхауэра представляет собой 4 квадранта, основанием которых служат две оси - ось важность (по вертикали) и ось срочность (по горизонтали). В каждый из квадрантов записываются все задачи и дела, благодаря чему становиться понятно, чем следует заняться в первую очередь, чем во вторую, а чем вообще заниматься не стоит.
- Квадрант А. Аврал, сделать прямо сейчас.
- Квадрант В. Полезная ценная работа. Посвятить основное время.
- Квадрант С. Плохие задачи, их необходимо делегировать.
- Квадрант D. Трата времени, отказаться.
Метод "съесть лягушку" - обязательные, быстрые, но неприятные дела, которые людям свойственно откладывать.
Метод "сьесть лягушку" предполагает, что каждый рабочий день или цикл вы должны начинать с выполнения задач - "лягушек". Это поможет работать вам наиболее эффективно.
При "поедании лягушек" важно придерживаться двух простых правил:
- Не мешкайте слишком долго;
- Выбирая из двух имеющихся "лягушек", начинайте с наиболее неприятной.
АВС-анализ - метод расстановки приоритетов в тайм-менеджменте. Согласно данному методу все задачи можно разделить на три категории в зависимости от их важности:
- Категория А - наиболее приоритетные задачи;
- Категория В - важные задачи;
- Категория С - все остальные задачи.
Анализ АВС основан на трёх закономерностях:
1. Наиболее важные дела составляет 15% от общего их количества. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65%;
2. Важные задачи составляет 20% от общего их количества, значимость их для достижения цели примерно равна 20%;
3. Менее важны (малосущественные) задачи составляет 65% от общего их количества, а их значимость равна 15%.
Стратегия работы с задачами зависит от типа задачи:
- Задачи категории А - в рабочий план нужно включать только 1-2 дела из этой группы, чтобы по времени выполнения они заняли порядка 3 часов.
- Задачи категории В - это дела, с которыми могут справиться другие сотрудники. Большую часть из них нужно делегировать, 2-3 включить в собственное расписание. Выполнение этих задач должно занимать около часа.
- Задачи категории C - это наименее важные задачи, которые занимают много времени. В расписание на них должно быть предусмотрено не более 45 минут. От остальных дел из этой группы нужно избавляться.
Метод 4D - метод приоритизации и работы с задачами в тайм-менеджменте. Этот метод помогает определить, что нужно сделать с задачей, если вы не можете выполнить её в силу какой-либо причины.
Техника 4D предлагает выполнить одно из следующих действий:
- Удалить (delete)
- Делегировать(delegate)
- Отложить (defer)
- Сделать (do)
Ежедневно составляйте и просматривайте свой список дел. Если у вас остаётся какая-то задача, которая переходит на следующий день, спросите себя, действительно ли эта задача важная для вас.
- Избавиться от неважных задач. В первую очередь, определите, требует ли задача вашего внимания и стоит ли вашего времени. Помните про принцип Парето.
- Делегируйте задачи, которые может выполнить кто-то другой.
- Отложите задачу, если она несрочная. Перед вами могут стоять задачи, с которыми вы просто не сможете справиться сразу.
- Просто выполните задачу. Если задача может быть выполнена в настоящий момент и в течении нескольких минут, просто сделайте её.
На своём опыте могу сказать, что для правильной организации времени необходимо использовать несколько методов относительно поставленной задачи. Также всегда необходимо адаптировать теорию под Ваши конкретные условия. Но однозначно это все работает.
А Вы что думаете о каждом из методов? Какие наиболее эффективные в Вашей работе?
