Как разработать оргструктуру

Когда люди работают вместе, они могут больше, чем в одиночку. Поэтому мы создаём семьи, племена, государства. Поэтому и бизнес — это не один человек. За спиной любого основателя и идеолога, будь то Стив Джобс или Уолт Дисней, большая команда. И её успех зависит от того, насколько слаженно действуют все члены коллектива. В основе предприятия — чётко выверенная оргструктура. Она позволяет каждому её участнику вносить свой вклад в решение конкретных задач бизнеса.

Организационная структура (оргструктура) компании — наглядная схема взаимодействия всех сотрудников, составленная с учётом стратегии бизнеса, отражающая иерархию, зоны ответственности и функционал подразделений в целом и каждого работника в частности.

Визуально оргструктура представляет собой блок-схему. Каждый блок на ней обозначает должность или отдел. Элементы оргструктуры объединяются между собой горизонтальными и вертикальными линиями. Это коммуникационные связи, которые отражают иерархию между участниками коллектива.

Оргструктура как паззл: если правильно сложить все элементы, увидишь красивую картину. Но если перепутать детали, расположить их в неверном порядке, то не придёшь к результату. Как же разработать оргструктуру компании, которая бы работала точно и слаженно и позволяла достигать цели?

Кажется, что создать оргструктуру предприятия очень просто: нужно взять всех участников рабочего процесса, объединить их в блоки, чтобы было наглядно видно, кто кому подчиняется. И всё. Но на самом деле хорошая оргструктура должна стать не просто красочным плакатом на стене в офисе, а рабочим инструментом, который помогает в реализации стратегии.

Например, если фирма сконцентрировалась на улучшении экономических показателей, то остальные службы начинают подчиняться финансовому директору. Если главная задача улучшить качество продукции, то директор по качеству может занять одну из самых высоких позиций на схеме оргструктуры. А если цель бизнеса — выход на новые рынки сбыта, то на время у руля всего предприятия становится коммерческий директор.

Поэтому к созданию оргструктуры стоит отнестись очень внимательно. Прежде чем начать рисовать схему, проанализируйте оргструктуру других фирм, определите функционал должностей и распределите их по группам. Поэтапная работа над созданием организационной структуры поможет проанализировать всю информацию и использовать её для развития бизнеса.

1. Предварительная подготовка
   

Проанализируйте схемы оргструктур других компаний. Посмотрите, кто является лицом, принимающим решения, соответствует ли данный специалист целям компании и применима ли эта по отношению оргструктура к вашему предприятию.

Прежде чем, создавать собственную схему, рассмотрим, какие примеры оргструктуры компании бывают.

Оргструктура предприятия

• Линейная оргструктура. Самый простой вид структуры. Подходит для маленьких предприятий, где прослеживается вертикальная иерархия, например, магазине, салоне красоты или кафе. У каждого работника есть один руководитель высшего уровня, которому он подчиняется. Вся коммуникация идёт сверху вниз, решения принимает один человек.
• Штабная оргструктура. При росте линейной компании её управление переходит к штабу — группе работников, которые консультируют главу организации по текущим вопросам. Но принятие решений остаётся за одним человеком. Вертикальная иерархия подчинения также сохраняется.
• Функциональная оргструктура. Для более крупных организаций, где производственный процесс требует участия большего числа людей, подойдет функциональная оргструктура. В составе такого предприятия выделяются обособленные подразделения. У каждого из них есть собственные цели и свой руководитель, например, начальник отдела продаж, начальник производства, руководитель группы по взаимодействию со СМИ и т.д. Все они подчиняются одному топ-менеджеру, но имеют свой штат специалистов. При этом между собой в иерархии организации они занимают равное положение. Таким образом между начальниками подразделений формируется горизонтальная связь, но сохраняется вертикальное подчинение по отношению к другим сотрудникам.
• Дивизионная оргструктура

Такую оргструктура чаще используется в крупных организациях. Например, подобную схему применяют компании Coca-Cola и General Motors. Дивизионы, обычно формируются либо по географическому принципу или по типу продукта, который выпускает та или иная служба. При этом каждый дивизион включает в себя собственные функциональные подразделения: производство, служба маркетинга или отдел снабжения. Такая оргструктура даёт топ-менеджерам делегировать рутинные поручения и сосредоточиться на создании стратегии.

• Матричная оргструктура

Данная схема объединяет в себе свойства функциональной и дивизионной оргструктуры. Она применяется в компаниях, которые хотят быстро выпускать новые продукты. Из действующих работников формируются временные проектные группы из разных функциональных служб. Во время работы над проектом специалисты из разных служб оказываются в ситуации двойного подчинения: каждый из них горизонтально подчиняется менеджеру проекта, но при этом остаётся в соподчинении у своего функционального руководителя. Проектная оргструктура позволяет эффективно использовать кадровые ресурсы организации, хотя при её внедрении существует риск возникновения конфликта интересов и трудностей с коммуникацией.

1. Анализ ресурсов
   

Когда у вас появится понимание, какой тип оргструктуры имеют малые предприятия, а какой — более крупные, следует перейти к анализу текущей ситуации в вашем бизнесе. Для этого:

• Определите функционал всех работников в коллективе. Возьмите список сотрудников и напишите, кто чем занимается сейчас, какие вопросы они решают и каковы их зоны ответственности. Возможно, вы увидите, что название одной из должностей не соответствует тем функциям, которые она осуществляет, или на одного специалиста приходится слишком много задач, поэтому необходимо расширить штат.
• Сопоставьте текущие задачи и количество специалистов на каждом из участков бизнес-процесса с долгосрочными целями организации. Если вы планируете развивать новую линейку товаров, то есть у вас все необходимые человеческие ресурсы для этого? Или если вы планируете наладить дистрибуцию в новые регионы, полностью ли укомплектован ваш отдел продаж, достаточно ли у вас специалистов, чтобы обеспечить планомерную работу по проекту и назначено ли лицо, которое несёт ответственность за достижение результата?
• Напишите должностные инструкции. Чтобы создать оргструктуру, нужно не просто понимать, чем должен заниматься человек на работе, но и дать ему чёткое понимание, что ждёт от него работодатель и какие вопросы он должен решать. Часто должностные инструкции в компаниях описаны формально, взяты из интернета и не имеют ничего общего с той работой, которую делает сотрудник ежедневно. Наличие такого документа помогает распределить функционал между сотрудниками и объективно оценить эффективность каждого из них.
• Добавьте KPI. Пропишите, какие показатели будут отражать эффективность работы каждого сотрудника. Вы платите зарплату за результат, а не за процесс. Например, показателями результативности для работников производства может стать пропускная способность, для маркетолога — количество новых клиентов, для менеджера HR — стоимость собеседования. Соотнесите полученные показатели с вашими долгосрочными планами. Возможно, вы поймёте, что ставили перед работниками совершенно неверные цели и поэтому результаты, которых они достигают, никак не продвигают организацию к намеченной цели.

Учредитель ООО «Контур» решил, что его стратегией станет рост чистой прибыли на 120% в ближайшие 3 года. HR-менеджеру он поручил составить оргструктуру компании, которая оптимально соответствовала данной цели. Менеджер провела анализ текущего функционала всех подразделений и предложила, в первую очередь, изменить KPI сотрудников, включая её собственный. Если раньше критериями эффективности работы службы были средний срок трудоустройства и средний стаж работы на предприятии, то в соответствии с новой стратегией лучшим KPI станут средняя зарплата и отношение фонда оплаты труда к выручке. Похожим образом изменили показатели эффективности многих подразделений организации. Ориентируя каждого участника коллектива на достижение общего результата, компания смогла повысить свою эффективность и добиться поставленной цели.

1. Создание подразделений
   

Следующий шаг разработки оргструктуры — объединение специалистов, которые решают схожие задачи в группы. На этом этапе вам необходимо логически соединить разрозненные элементы в единую схему.

• Составьте должностную сетку

Оргструктура отдела состоит из нескольких сотрудников и зависит от тех задач, которые они выполняют в рамках единой стратегии. Должности в вашей организации лучше назвать в соответствии с функционалом специалистов, а не потому что сейчас именно это название модно и «есть у всех».

Салону красоты BeautyStudio требовалось регулярно обновлять соцсети, создавать фото и видео контент, отвечать на отзывы пользователей и рассылать приглашения на открытые презентации новых уходовых средств. Управляющий разместил объявление на должность маркетолога. Но отклики на вакансию приходили редко. Он пожаловался на это знакомому менеджеру по персоналу, и та посоветовала ей сменить название должности на SMM-специалиста. Управляющий воспользовался рекомендацией и в результате вакансию закрыли за одну неделю.

Работая над проектированием оргструктуры, развивайте насмотренность. Изучите резюме соискателей на сайтах поиска работы. Обратите внимание на те функции, которые они выполняют, и как они называют свою должность. Так вы избежите ошибок оргструктуры. А в будущем это поможет HR-менеджеру составить точное объявление о вакансии. А соискатели легко найдут его на сайтах по подбору персонала, если напишут соответствующий запрос в поисковой строке.

• Сформируйте отделы

Большинство компаний имеет одинаковые элементы оргструктуры. В любой компании есть бухгалтерия. Когда организация растет, эта служба трансформируется в экономический отдел. Если человек в коллективе много и менеджеров по HR становится несколько, то их объединяют в службу персонала. Фирмы обязательно имеют отдел закупок. А каждая коммерческая компания формирует службу рекламы и маркетинга. Все эти элементы можно смело включить в схему вашей оргструктуры.

Но формирование отделов на этом не заканчивается. Вы можете считать, что оргструктура составлена верно, когда на каждой должности человек делает работу в соответствии со своей должностной инструкцией, а не выполняет чужие функции. Например, менеджер отдела контроля качества занимается снабжением. Объедините специалистов в единую оргструктуру таким образом, чтобы они концентрировались на достижении общей цели и знали, каким способом будут осуществлять коммуникацию с другими службами.

1. Способы взаимодействия
   

Схема оргструктуры также отображает способы коммуникации между членами коллектива. Существует два способа взаимодействия между коллегами:

• Иерархический или командный способ

Этот путь коммуникации, когда все вопросы решаются через руководство вертикальным связям, а руководитель уже общается с другими начальниками, используя горизонтальные связи. «Прыгнуть через голову» возможно лишь в том случае, если начальник уклоняется от решения вопроса или сам делегирует решение подчинённому, наделяя его полномочиями.

• Коммуникационный способ

В данном случае работники могут поддерживать коммуникацию друг с другом без участия руководителя, что освобождает его от решения мелких повседневных задач. Например, если необходимо приобрести картридж для принтера, сотрудник сразу обращается в административно-хозяйственный отдел, а не к своему начальнику. А если есть вопросы по выплате пособий, он может уточнить информацию напрямую у бухгалтера.

Как нарисовать оргструктуру?

Чтобы нарисовать оргструктуру, вам не потребуется изучение специальных программ. Вы можете создать схему даже в обычном текстовом редакторе или с помощью онлайн-сервисов. Мы расскажем о них подробнее.

• Microsoft Office

В пакете программ Microsoft Office есть инструмент SmartArt. Он позволяет создать схему, используя элементы графики: блоки, линии, стрелки. Нарисовать оргструктуру можно используя шаблон «Иерархия». В нём можно выбрать один из установленных вариантов, поменять текст блоков, изменить их цвет и дизайн. Инструмент работает в Word, Excel, PowerPoint и Outlook.

• Mind Meister

Нарисовать оргструктуру можно практически с помощью любого сервиса интеллектуальных карт. Одним из таких является Mind Meister. Здесь есть все необходимые графические элементы оргструктуры. Free-версия включает только три интеллект-карты. Можно купить подписку на полгода или год. Она будет стоить $5.99 или $4.99 соответственно

• Creately

Онлайн-сервис для командной работы. В нем представлено большое количество шаблонов. Схема оргструктуры в них выделена отдельно. Вы можете удобный шаблон и сразу начать его редактировать. Бесплатная версия даёт возможность создать три диаграммы. Персональный тариф на месяц будет стоить $6.95.

• Canva

Сервис для создания дизайна. Он содержит множество шаблонов для соцсетей, баннеров и полиграфической продукции. Но перечень его возможностей настолько широк, что нарисовать оргструктуру в нём не составит труда. Создайте рабочее пространство и добавьте на него графические элементы из списка шаблонов: линии, фигуры, текст, фото. Большинством элементов можно воспользоваться бесплатно. Сервис позволяет сохранить изображение оргструктуры в форматах pdf, jpg и png.

• Platrum

Сервис автоматизации менеджмента. Инструмент Структура компании создан специально для создания схемы и отображения всех взаимосвязей между сотрудниками и отделами. В инструменте уже все продумано, предусмотрен механизм назначения сотрудников на каждую должность, назначение ключевых показателей и задач для каждого сотрудника. В инструменте предусмотрены готовые шаблоны, которые можно адаптировать под нужные функции.

Заключение

Оргструктура компании — наглядная схема взаимодействия всех сотрудников, составленная с учётом стратегии бизнеса, отражающая иерархию, зоны ответственности и функционал подразделений в целом и каждого работника в частности.

Оргструктура помогает описать бизнес-процессы, распределить обязанности и сформировать подразделения с оптимальной численностью. Она показывает зоны ответственности и подсказывает, какие сотрудники нужны в компанию. Верно созданная структура служит общей стратегии бизнеса и ведет к достижению долгосрочных планов.

Чтобы разработать оргструктуру, нужно:

1. Изучить примеры организационной структуры других компаний. Когда у вас появятся теоретические знания и опыт на основе чужих кейсов, вы сможете использовать эту информацию для создания своей собственной схемы.
2. Проанализировать, какие задачи сейчас стоят перед работниками и соответствуют ли они целям организации.
3. Написать должностные инструкции и определить KPI для всех сотрудников.
4. Сформировать отделы и определить способы взаимодействия между ними.