Инвентаризация кассы — одна из обязательных процедур, которую должен выполнять каждый розничный продавец. Расскажем, о подготовке и проведении данной операции, об ответственных лицах и что будет, если ею пренебречь.
Для чего нужна инвентаризация
Инвентаризация – это не только фактический пересчет наличных денег в кассе, но еще и проверка правильности оформления документов и достоверного отражения денежного остатка в учете. С помощью этого операционного инструмента владелец бизнеса и директор контролируют работу кассиров и оценивают размер наличных поступлений.
Инвентаризация кассы покажет качество работы персонала, поможет выявить и предотвратить хищения.
Кассу и кассовую дисциплину также проверяет налоговая с целью пополнения бюджета за счет неучтенных доходов. Чтобы избежать налоговых претензий, в каждой организации должны быть заполнены и подписаны акты инвентаризации кассы по форме ИНВ-15.
Порядок инвентаризации кассы
Правила проведения инвентаризации содержит Порядок ведения кассовых операций в РФ. Опишем пошаговую инструкцию кассовой проверки:
- Для того чтобы провести ревизию кассы, руководителю организации нужно издать и подписать внутренний документ: приказ или распоряжение. В приказе указывается цель, дата проведения инвентаризации, а также состав специальной комиссии. Членами комиссии могут стать любые сотрудники организации, как правило, присутствуют и следят за выполнением ревизии руководители, учредители, бухгалтера, юристы, сотрудники из отдела безопасности.
- Первыми на проверку для комиссии предоставляют текущие приходные и расходные документы, которые фиксировали движение денежных средств. В каждом документе есть подпись кассиров, т.к. именно они являются материально ответственными лицами, отвечают за достоверность указанных сумм в документах, за своевременную передачу ордеров в бухгалтерию, оприходование и списание наличных.
- На следующем шаге ответственные и назначенные приказом лица приступают непосредственно к пересчету наличных денег.
- Собранные на предыдущих шагах результаты сверяются по количеству документов, по денежному остатку, по обороту денежных средств, который должен совпадать с данными из памяти ККТ.
- О результатах инвентаризации составляют акт, где нужно отразить суммы недостачи или излишка. Причины выявленных расхождений фиксируют на втором листе.
Чтобы результаты инвентаризации получились достоверными и их невозможно было оспорить, ее нужно проводить, соблюдая следующие условия:
- на инвентаризации должна присутствовать назначенная комиссия в полном составе;
- документы, создаваемые и полученные по итогу, должны быть оформлены в двух экземплярах, особенно это касается описей и актов;
- кассиры могут не входить в состав комиссии, но как материально-ответственные лица должны лично присутствовать с момента начала и до окончания процедуры;
- в инвентаризационных документах не допускаются исправления, а если помарок не удалось избежать, то с неправильной записью нужно поступать следующим образом: зачеркнуть и сверху написать верные данные. Каждое подобное исправление комиссия визирует.
Полученный инвентаризационный акт должен содержать:
- остаток денежных средств по учету;
- фактический остаток наличных;
- ФИО и подписи всех присутствующих, в том числе членов комиссии и кассиров.
С подписанным актом должен ознакомиться руководитель и сделать соответствующие выводы по организации работы кассы. Не только остатки должны совпасть, но и сопровождающие движение денежных средств документы должны быть правильно оформлены.
Если инвентаризация выявила недостачу или излишек, необходимо перепроверить данные по учету и сделать вывод о качестве работы кассира. Затем предпринимать срочные меры по недопущению и повторению расхождений.
С помощью приходного ордера выявленный излишек записывают в прочие доходы, с которых потом нужно доплатить налог. Недостача на размер расходов не влияет и не может уменьшить уплаченные налоги, т. к. недостающие денежные средства должен возместить виновный сотрудник — кассир или другой специалист, который несет материальную ответственность.
Как часто нужно выполнять инвентаризацию кассы
Об этом вы можете узнать, прочитав статью полностью.