Инвентаризация кассы

Инвентаризация кассы — одна из обязательных процедур, которую должен выполнять каждый розничный продавец. Расскажем, о подготовке и проведении данной операции, об ответственных лицах и что будет, если ею пренебречь.

Для чего нужна инвентаризация

Инвентаризация – это не только фактический пересчет наличных денег в кассе, но еще и проверка правильности оформления документов и достоверного отражения денежного остатка в учете. С помощью этого операционного инструмента владелец бизнеса и директор контролируют работу кассиров и оценивают размер наличных поступлений.

Инвентаризация кассы покажет качество работы персонала, поможет выявить и предотвратить хищения.

Кассу и кассовую дисциплину также проверяет налоговая с целью пополнения бюджета за счет неучтенных доходов. Чтобы избежать налоговых претензий, в каждой организации должны быть заполнены и подписаны акты инвентаризации кассы по форме ИНВ-15.

Порядок инвентаризации кассы

Правила проведения инвентаризации содержит Порядок ведения кассовых операций в РФ. Опишем пошаговую инструкцию кассовой проверки:

1. Для того чтобы провести ревизию кассы, руководителю организации нужно издать и подписать внутренний документ: приказ или распоряжение. В приказе указывается цель, дата проведения инвентаризации, а также состав специальной комиссии. Членами комиссии могут стать любые сотрудники организации, как правило, присутствуют и следят за выполнением ревизии руководители, учредители, бухгалтера, юристы, сотрудники из отдела безопасности.
2. Первыми на проверку для комиссии предоставляют текущие приходные и расходные документы, которые фиксировали движение денежных средств. В каждом документе есть подпись кассиров, т.к. именно они являются материально ответственными лицами, отвечают за достоверность указанных сумм в документах, за своевременную передачу ордеров в бухгалтерию, оприходование и списание наличных.
3. На следующем шаге ответственные и назначенные приказом лица приступают непосредственно к пересчету наличных денег.
4. Собранные на предыдущих шагах результаты сверяются по количеству документов, по денежному остатку, по обороту денежных средств, который должен совпадать с данными из памяти ККТ.
5. О результатах инвентаризации составляют акт, где нужно отразить суммы недостачи или излишка. Причины выявленных расхождений фиксируют на втором листе.

Чтобы результаты инвентаризации получились достоверными и их невозможно было оспорить, ее нужно проводить, соблюдая следующие условия:

• на инвентаризации должна присутствовать назначенная комиссия в полном составе;
• документы, создаваемые и полученные по итогу, должны быть оформлены в двух экземплярах, особенно это касается описей и актов;
• кассиры могут не входить в состав комиссии, но как материально-ответственные лица должны лично присутствовать с момента начала и до окончания процедуры;
• в инвентаризационных документах не допускаются исправления, а если помарок не удалось избежать, то с неправильной записью нужно поступать следующим образом: зачеркнуть и сверху написать верные данные. Каждое подобное исправление комиссия визирует.

Полученный инвентаризационный акт должен содержать:

• остаток денежных средств по учету;
• фактический остаток наличных;
• ФИО и подписи всех присутствующих, в том числе членов комиссии и кассиров.

С подписанным актом должен ознакомиться руководитель и сделать соответствующие выводы по организации работы кассы. Не только остатки должны совпасть, но и сопровождающие движение денежных средств документы должны быть правильно оформлены.

Если инвентаризация выявила недостачу или излишек, необходимо перепроверить данные по учету и сделать вывод о качестве работы кассира. Затем предпринимать срочные меры по недопущению и повторению расхождений.

С помощью приходного ордера выявленный излишек записывают в прочие доходы, с которых потом нужно доплатить налог. Недостача на размер расходов не влияет и не может уменьшить уплаченные налоги, т. к. недостающие денежные средства должен возместить виновный сотрудник — кассир или другой специалист, который несет материальную ответственность.

Как часто нужно выполнять инвентаризацию кассы

Об этом вы можете узнать, прочитав статью полностью.