Машиночитаемая доверенность (МЧД) – это электронный документ, который позволяет сотруднику подписывать документы от имени компании. Этот документ заменяет бумажную доверенность, но есть один нюанс. Сотрудник по машиночитаемой доверенности имеет право работать только с электронными документами. МЧД не позволяет подписывать бумажные документы, так как в бумажном виде сложнее проверить подлинность доверенности. Поэтому использование бумажных доверенностей все еще в моде.
Кому нужна машиночитаемая доверенность?
Если ваша компания работает через электронный документооборот, то рекомендуется оформить машиночитаемую доверенность на своих сотрудников. До 2023 года это не обязательно, зато существенно облегчает подтверждение полномочий.
С 1 января 2023 года для подписи и передачи электронных документов от лица компании будет всего 2 способа:
- Руководителем – через электронную подпись юр. лица или ИП;
- Сотрудником – через личную электронную подпись. Именно на этот случай требуется МЧД, выданная руководителем компании.
За данное изменение отвечает Федеральный закон от 30.12.2021 № 443-ФЗ. Дата вступления в силу может быть перенесена на 1 сентября 2023 года.
Не затягивайте момент перехода на МЧД. С ростом использования ЭДО машиночитаемая доверенность будет необходима каждому сотруднику, кто работает со счетами, заказами и другими документами. Начните использовать МЧД осенью 2022 года и приучите к ней сотрудников. Изменения пройдут намного легче.
Как оформить машиночитаемую доверенность и что с ней делать дальше?
- Для начала оформите сотруднику сертификат электронной подписи физического лица. Это можно сделать в любом удостоверяющем центре, в том числе с помощью сервиса 1С:Подпись.
- Когда у сотрудника появится собственная электронная подпись, можно оформлять саму машиночитаемую доверенность. Это можно сделать через специальный сервис ФНС или в программах 1С в модуле ЭДО или 1С:Отчетность.
На данный момент оформлять МЧД разрешено самостоятельно в формате XML или PDF. Главное, чтобы доверенность соответствовала требованиям, в соответствии с приказом Минцифры России от 18.08.2021 № 857.
Требования
Основной формат МЧД — это XML. Формат PDF подходит в том случае, если информационная система не умеет автоматически обрабатывать и визуализировать загруженную МЧД. Держите на всякий случай наготове оба варианта.
В машиночитаемой доверенности должно быть:
- Наименование документа и номер доверенности.
- Сведения о доверителе, то есть информацию о компании. Для ИП требуется ФИО, СНИЛС, ИНН и регистрационный номер. Для организации – наименование, юридический адрес, ИНН, основной государственный регистрационный номер, КПП и сведения о руководителе.
- Сведения о представителе, то есть стандартная информация о сотруднике. ФИО, дата рождения, серия и номер паспорта, дата его выдачи, наименование и код органа, выдавшего паспорт, СНИЛС и ИНН.
- Дата совершения и срок действия доверенности. Срока действия может и не быть, тогда его можно не указывать.
- Перечень полномочий представителя — что конкретно имеет право делать представитель от имени доверителя.
- Возможность передоверия доверенности.
- Доверенность должна быть подписана усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации.
Что потом?
После оформления машиночитаемой доверенности ее нужно зарегистрировать в ФНС. Самый простой и быстрый способ это сделать — отправить МЧД через сервис «1С-Отчетность».
Теперь можно использовать МЧД? Почти. Осталось только загрузить доверенность, сертификат электронной подписи и сведения о сотруднике в учетную запись ЭДО.
Хранение
МЧД оставляйте на хранение в собственной информационной системе или у оператора ЭДО. Доверенность хранится и в других местах: в государственных информационных системах, куда отправляются электронные документы, на сервере ФНС и в информационных системах компаний-контрагентов.
Инструкция — как создать машиночитаемую доверенность в 1С?
- В списке организаций откройте карточку своей компании и перейдите в раздел ЭДО – Машиночитаемые доверенности;
- В разделе доверенностей организации перейдите по кнопке Создать.
3. В открытом окне заполните форму: срок действия, разрешено ли передоверие, информация о доверителе и представителе, список полномочий. Номер доверенности генерируется автоматически.
4. Подпишите доверенность по кнопке Подписать и отправить. Напоминаем, что доверенность должна быть подписана усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации.
Что делать дальше?
Не забудьте зарегистрировать МЧД в реестре ФНС.
Для сертификации МЧД у оператора ЭДО установите сертификат на компьютер в разделе Личные. Электронная подпись должна проходить проверку в программе криптографии (КриптоПРО CSP). Администратор должен добавить сертификат в справочник 1С «Сертификаты ключей электронной подписи и шифрования».
Перейдите в меню Администрирование, откройте раздел Обмен электронными документами, затем подраздел Учетные записи ЭДО. По кнопке Добавить вы можете сохранить новый сертификат электронной подписи.
Сразу после создания МЧД пользоваться доверенностью нельзя. После отправки в ФНС подождите около 15 минут. На время регистрации доверенность находится в статусах Подписана и В реестре ФНС: Отправлена.
Когда появится статус В реестре ФНС: Зарегистрирована и кнопка Отозвать в карточке МЧД, вот тогда настойка машиночитаемой доверенности можно считать законченной. Теперь доверенный сотрудник может принимать и отправлять документы от лица компании.
