Как Gap-анализ помогает компаниям повысить KPIs

Представьте: вы поставили цель повысить уровень продаж в 2 раза в течение месяца. Но по истечении срока поняли, что достичь её не удалось. Определить, что вам помешало, поможет Gap-анализ. С его помощью находят препятствия и варианты их преодоления. В этой статье я подробнее расскажу, зачем он нужен, как его проводить и как мы применяем его в Visotsky Consulting.

Зачем компаниям Gap-анализ

Он помогает устранить разрывы между текущей ситуацией и желаемым результатом, показывает, насколько далеко сейчас компания от цели, и позволяет подкорректировать стратегию так, чтобы реализовать запланированное.

В бизнесе его используют, чтобы:

• ставить задачи и планировать действия;
• оценивать затраты на работу;
• согласовывать действия сотрудников;
• эффективно организовывать работу с заказчиками;
• анализировать эффективность компании;
• сравнивать текущие результаты с теми, которые ожидаются за  конкретный период;
• определять слабые и сильные стороны компании;
• улучшать бизнес-процессы;
• составлять реалистичный план по достижению KPIs.

Когда вы проанализируете причины появления разрывов, то поймёте, как повысить эффективность компании. Больше не придётся тратить деньги на неэффективные подходы.

Например, у вас план: повысить уровень продаж в кофейне. Но летом люди берут меньше горячих напитков. Поэтому оптимальным решением, которое поможет устранить этот разрыв, будет расширение ассортимента и добавление в меню холодных напитков.

Только при описании плана по улучшению бизнес-процессов не используйте общие фразы типа: «Расширить меню». Конкретизируйте: «Добавить холодные напитки: фраппе, глясе, милкшейки». Без чёткого плана вы будете стоять на месте.

Пошаговый алгоритм, как провести Gap-анализ

1. Проанализируйте, как сейчас идут дела в компании

Соберите данные по всем областям: от продаж за определённый период до технических процессов. Это можно сделать с помощью:

• финансового аудита;
• маркетингового аудита;
• анализа конкурентов;
• оценки лояльности потребителей;
• экспертного мнения.

2. Поставьте цели

Вы должны чётко определить, чего хотите достичь. Но при этом цель должна быть реальной и выполнимой. Если вы хотите продавать в два раза больше, но продуктов на складе мало — отложите это до тех пор, пока не усилите производство.

У каждой цели должно быть ограничение по времени — дедлайны. В зависимости от того, долгосрочная или краткосрочная цель, подбирают способы её реализации и методы устранения разрывов. Например, найти более дешёвых поставщиков, чтобы снизить затраты на производство, можно и за пару месяцев. А увеличение оборота сети компании на 50 % — очень долгий процесс.

3. Выясните, по какой причине произошёл разрыв

Чтобы устранить проблему, нужно понять, откуда она взялась, и устранить это узкое место. Например, если у вас магазин стройматериалов и вы заметили, что клиентов стало меньше, не списывайте это на банальную сезонность. Возможно, вы стали производить товар более низкого качества или неподалёку открылся конкурент.

Выявите, чего не хватает для устранения разрыва: производственных мощностей, сотрудников, сырья.

4. Пропишите план, как устранить разрыв

Проведите мозговой штурм с топ-менеджерами и совладельцами и скорректируйте стратегию так, чтобы с её помощью можно было достичь целей. Определите сроки, за которые должен быть реализован проект, назначьте ответственных за функции, установите дату, когда анализ нужно провести повторно.

Не забывайте о рисках. Например, вы решили сменить поставщика сырья, чтобы улучшить качество товара — учитывайте, что товар из-за границы может застрять на таможне. Поэтому даты поставок нужно обсуждать детальнее, со всеми нюансами.

Как мы устраняем разрывы в Visotsky Consulting

У нас внедрён такой инструмент управления, как статистики. Это количественное измерение результатов, которое позволяет выявить слабые места в работе сотрудников и предсказать, какие будут результаты у всей команды. Чтобы статистики приносили пользу, их необходимо измерять постоянно и сравнивать с показателями за прошлый период. Отражайте их в графиках — так будут видны периоды подъёма и спада.

Пример ведения статистик в графиках

Детальное изучение статистик каждого отдела позволяет обнаружить узкие места до того, как они принесли проблемы компании. Все функции связаны между собой, поэтому падение показателей в одном отделении через время приведёт к аналогичной ситуации в других.
Например, разберём работу типографии. Отдел маркетинга создаёт рекламные кампании и привлекает клиентов. Их звонки обрабатывает отдел продаж и доводит до покупки. Финансовое отделение заключает договор и проводит оплату. Затем принятый заказ попадает в техническое отделение дизайнерам и верстальщикам, они готовят продукт, а затем отдают отделу доставки. Оттуда товар попадает к клиенту.
Если маркетологи сделают некачественную рекламу — отдел продаж не получит заявки от клиентов. Из-за этого упадут показатели финансового отделения, которое получит меньше договоров и денег. Техническое отделение станет производить меньше продукта — их графики поползут вниз. Это работает и в другую сторону: если техническое отделение станет выпускать меньше товаров, то отделу маркетинга не будет смысла привлекать новых клиентов и показатели снизятся уже у них.
При падении статистик выявите причину и устраните то узкое место, которое мешает работе. Возможно, это слабый специалист на должности или устаревшее оборудование. Начните внедрение этого инструмента с просмотра моего бесплатного мастер-класса «Как усилить свою команду и повысить эффективность бизнеса, чтобы выжить в трудные времена». Там я рассказываю подробнее о статистиках и других инструментах управления.

Выводы

Gap-анализ позволяет увидеть разрывы между желаемым и действительным результатом компании. Его проводят в 4 этапа:

1. Анализ текущих дел компании;
2. Постановка целей;
3. Выяснение причин разрыва;
4. Составление плана устранения разрыва.

В Visotsky Consulting мы устраняем разрывы с помощью отслеживания показателей статистик.