Так сформулировал вопрос наш читатель. Давайте разбираться.
Начнем с вопроса, у кого должны быть документы, подтверждающие расходы.
Кто заинтересован в том, чтоб в СНТ были документы, подтверждающие расходы
Вопреки распространенному мнению, бухгалтер в СНТ вообще ни на что не влияет. Кому и какую зарплату платить решает общее собрание членов, а председатель дает распоряжение бухгалтеру оформить необходимые бумаги. Сумма налогов и взносов в фонды законодательно установлена и свободы выбора платить или не платить тут нет. Бухгалтер сам не может перечислить деньги с расчетного счета поставщикам услуг, работ и материалов. Платежное поручение подписывает тот, кто несет ответственность за целевое использование средств - председатель (и правление).
Бухгалтер может дать совет, исходя из своего опыта и знаний, но окончательное решение принимает председатель.
Таким образом, бухгалтер в СНТ - это "инструмент", который обрабатывает и систематизирует то, что "наработал" председатель. Результатом такой обработки будет отчетность в ПФР, ФСС, ФНС, Росстат, регистры бухгалтерского учета (карточки счетов, оборотно-сальдовые ведомости, шахматная ведомость и др.).
Поэтому, в первую очередь председатель СНТ заинтересован, чтоб любой расход был закрыт документом. Бухгалтер тоже заинтересован в наличии документов (а иначе как он будет выполнять свою работу), но в меньшей степени.
Какими документами подтверждаются расходы.
Для оплаты услуг, работ, материалов должен быть оформлен с поставщиком (подрядчиком) соответствующий договор и/или должен быть выставлен счет.
Документами подтверждающими расход денежных средств (то, что деньги ушли с расчетного счета и кому) может быть платежное поручение, которое формируется в Клиент-Банке (председателем или бухгалтером), подписывается электронной подписью или кодом из СМС (председателем).
В тех СНТ, где еще собирают взносы наличными документом подтверждающим расход (оплату) может быть расходный кассовый ордер (РКО).
В платежном поручении или РКО указывается назначение платежа. Назначение платежа - это пояснение, за что платим. При оплате юрлицам, ИП, физлицам по договорам ГПХ, самозанятым в назначении платежа помимо предмета договора (за услуги/ за материалы/ за работы) указывается номер и дата счета или договора на основании которого производится оплата.
После оказания услуг, выполнения работ, получения материалов должен быть подписан "закрывающий" документ. То есть документ, подтверждающий, что работа выполнена, услуга оказана, материал получен и стороны друг к другу претензий не имеют.
В случае оказания услуг (бухгалтерское обслуживание, юридические услуги, услуги кадастрового инженера, аренда грейдера), стороны подписывают акт выполненных работ.
В случае выполнения работ (покос травы, ремонт забора, замена ламп) закрывающим документом тоже может быть акт выполненных работ или (если речь идет о строительстве) КС-2 - это акт о выполненных работах, а КС-3 - это справка о стоимости выполненных работ. КС-2 и КС-3 в случае с СНТ крайне редкое явление.
В случае приобретения материалов (щебень, песок, канцтовары, гвозди, картриджи, принтер, геотекстиль, краска и т.п.) оформляется товарная накладная.
С 21.10.2013 года широко применяется Универсальный передаточный документ (УПД). Данную форму могут применять любые компании и предприниматели, независимо от режима налогообложения. То есть компании и ИП на специальных налоговых режимах также могут ее использовать.
УПД могут использоваться в любом из вышеперечисленных случаев (при покупке материалов, подрядных работах, оказании услуг).
Но есть ситуации, когда штатный работник (председатель, бухгалтер) СНТ приобретает что-либо в интересах СНТ (канцтовары, гвозди, мешки для мусора и т.п.). В такой ситуации оформляется авансовый отчет к которому прикрепляются чеки. Далее средства с расчетного счета по перечисляются на счет штатного работника (налогами сумма подотчетных средств не облагается). В такой ситуации счета или договора может и не быть. Только чек, приколотый к товарной накладной (или УПД). Или просто чек (в котором указано что именно куплено). Подробнее о выплате подотчетных сумм можно почитать тут.
Если услуги оказывает самозанятый, то помимо вышеперечисленных документов должен быть предоставлен чек из приложения самозанятого.
Как Вы понимаете, прочие всевозможные импровизированные документы, (акт правления о ремонте дороги, расписка работника, что он получил определенную сумму за работу от председателя или члена правления (как физического лица) и тому подобное) не являются "закрывающими" документами.
Сложности правления СНТ при переходе на безналичные расчеты в большей степени и состоят в том, чтобы найти потенциального исполнителя, который сможет не только работу выполнить, но и документы закрывающие надлежащего вида предоставить, да еще чтоб выплаты этому исполнителю не облагались НДФЛ и взносами в фонды.
Как бухгалтер должен вести учет расходов
Учет расходов в СНТ ведется с учетом целевого использования на счете 86.02. Но в зависимости от метода учета поступлений, картинка будет разная.
Если учет расходов ведется кассовым методом (по фактическим оплатам, а не по начислению), то в оборотно-сальдовой ведомости по счету 86.02 Вы увидите в первых двух колонках сколько средств оставалось с прошлого расчетного периода, во второй и третьей - суммы в разрезе видов взносов, которые поступили за выбранный отрезок времени, и сколько использовано средств тоже в разрезе каждого вида взносов. В последних двух колонка будет остаток неиспользованных средств на конец отчетного периода по видам взносов.
Если учет ведется методом начисления, то вместо колонки с фактически поступившими средствами будет колонка с суммами начислений. В итоге вместо реальных остатков в последних двух колонках, ВЫ увидите гипотетические остатки (если все оплатят). Подробнее о методах начисления (учета взносов) можно почитать тут.
Все поступающие в СНТ платежи от садоводов аккумулируются на сч. 86.02 по видам взносов.
Подписывайтесь на наш канал и не пропустите следующую статью!
Дачный Юрист - юридические услуги СНТ, ОНТ, ТСН и садоводам.
Дачный Бухгалтер - аутсорсинг бухгалтерского учета СНТ от 6,5 т.р./мес.
Дачный сайт - бюджетные сайты для СНТ.
