Про пользу электронного документооборота для бизнеса и какими критериями руководствоваться, чтобы определиться с выбором конкретной системы, мы писали ранее, переходите в наш telegram за подробностями.
Сегодня ответим на все вопросы по ELMA КЭДО, поехали!
– Сколько можно сэкономить за счет внедрения электронного документооборота?
– Внедрение КЭДО позволяет отказаться от бумажных носителей и снимает необходимость заботиться о закупках, логистике и организации архива расходных материалов – бюджет высвобождается на нужды бизнеса. Эффект от систем КЭДО, в зависимости от размера компании, может быть равен миллионам рублей. Экономия времени и ресурсов колоссальная.
– А как насчет безопасности?
– Решение разработано в соответствии с законом ФЗ-377 от 22 ноября 2021 года, регулирующим кадровый ЭДО, и является полностью легитимным. Облачные электронные подписи признаны юридически значимыми и не требуют дублирования на бумаге.
– Допустим, здесь понятно. Что насчет внедрения и адаптации сотрудников к работе в системе, как проходит процесс?
– Система кадрового электронного документооборота интуитивно понятна и обладает удобным интерфейсом. Сотрудники быстро освоятся и уже в первый день смогут сами запускать кадровые процессы и отправлять документы на подписание. В среднем это занимает до 15 минут с учетом загрузки руководителя – технически, вопрос решается за 2 минуты.
– Как проходит процесс добавления пользователей в систему?
– Процесс начинается с выгрузки штатного расписания, например, из 1С:ЗУП. Далее сотрудник отдела кадров добавляет нового сотрудника в систему и вводит краткую информацию о нем: ФИО, электронная почта, телефон, должность и другую информацию. Затем отправляет приглашение на портал КЭДО новому сотруднику, и сотрудник самостоятельно заполняет все персональные данные, загружает свои документы и подписывает соглашение об электронном взаимодействии. Данные уходят на проверку. После проверки данных выпускается УНЭП* (усиленная неквалифицированная электронная подпись).
После сотрудник попадает на портал КЭДО, где будут доступны кадровые сервисы — заявления на отпуск, отгул, командировку и т.п. Он в любой момент сможет создать заявление, которое система автоматически отправит на согласование и вернет на подписание.
– А интеграции возможны?
– Да. В решении предусмотрено взаимодействие с 1С:ЗУП для автоматической передачи информации по штатному расписанию и сотрудникам, чтобы не приходилось заносить эту информацию вручную. Также можно настроить интеграцию с другими учётными системами, например, Босс кадровик, SAP HR, 1С УПП.
– Отлично! А какие документы можно подписывать с помощью ELMA КЭДО?
– Все. Например, трудовой и ученический договоры, заявления и служебные записки, договор о материальной ответственности, приказы по личному составу и другие. Чтобы подписание всех видов электронных документов было легитимным, достаточно выпустить для сотрудника УНЭП*, согласно ТК РФ.
– Расскажите поподробнее, что такое УНЭП?
– *УНЭП – это усиленная неквалифицированная электронная подпись. Она позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ, и установить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания. При ее наличии сотрудник может безопасно и законно подписывать все виды документов через ELMA КЭДО.
– Хорошо. Как получить УНЭП?
– Сгенерировать УНЭП можно прямо внутри системы ELMA КЭДО, сотрудник подтвердит заявление на выпуск цифровой подписи через госуслуги и получит доступ к сертификату подписания по SMS. Такой способ не требует длительной авторизации, больших финансовых затрат и соответствует закону.
– Звучит отлично, а где можно поподробнее узнать про продукт и посмотреть его в действии?
Поподробнее – это запросто!
Наши друзья из ELMA как раз проводят серию вебинаров по ELMA КЭДО:
18 августа в 11:00 (МСК) запланирован вебинар по теме “С чего начать комплексную автоматизацию кадров”
А 25 августа в 11:00 состоится вебинар “Работа с графиком отпусков в ELMA КЭДО”, где коллеги детально расскажут про обновление в продукте – новый пакет «Отпуска» – для планирования ежегодных отпусков и последующей работы с ними.
Регистрируйтесь по ссылке: https://clck.ru/sXGLd
Подробнее о продукте можно узнать здесь: https://clck.ru/sXM3d
#elma #эдо #электронныйдокументооборот #сотрудники #hr
