Чтобы определиться с финансовым потенциалом Вашего будущего робота, лучшим решением будет провести специализированное аналитическое исследование. Это может сэкономить много денег в дальнейшем. По факту «исследование» означает, что знающие люди (один или несколько опытных бизнес-аналитиков) получают информацию о Вашем бизнес-процессе, обрабатывают её и максимально (в соответствии с видом аналитики) уточняют описание этого процесса, определяют будущий функционал робота под Ваш бизнес и определяют стоимость его разработки. Кто-то может это сделать и самостоятельно (без привлечения бизнес-аналитиков). Но опыт показывает, что сделанное «своими силами» исследование практически всегда приходится доделывать или переделывать специалистам. А ошибки, допущенные на стадии аналитики, всегда приводят к неоднократным доработкам готового робота после его сдачи в эксплуатацию под требования, которые можно было предусмотреть на стадии аналитики.
Аналитика бывает трёх видов. Поговорим подробнее о каждом.
Преданалитика
Точнее – предварительное аналитическое исследование. Такая аналитика проводится в случае, если у Вас уже составлено техническое задание (ТЗ) на робота. Тут 2 варианта:
- ТЗ составляется людьми, далёкими от ИТ. Обычно в этом варианте ТЗ содержит очень много непреднамеренных ошибок и неточностей. Поэтому в ходе преданалитики определяются более корректные контуры будущего функционала робота и очень примерный интервал его стоимости.
- ТЗ составлено специалистами IT-службы, которые понимают многое в ИТ, но не всегда понимают специфику конструирования роботов. В таких случаях информации уже гораздо больше. Тем не менее, почти всегда есть необходимость уточнить детали самого задания и также определить первичный диапазон цен на разработку.
Даже при составлении ТЗ ИТ-специалистами, на результаты этой аналитики нельзя полностью опираться. Это поверхностные действия. Они предваряют полноценные аналитические исследования и выполняются, чтобы очень грубо сориентировать Вас по возможной стоимости робота. Такая ориентировка верна примерно в двух случаях из трёх. Хотя бывает, что уже на первом этапе конструирования робота, при углублении аналитиками в роботизируемый процесс, техническое задание серьёзно меняется и стоимость робота тоже. Сбор данных в преданалитике, как правило, разовый. Аналитик пользуется той информацией, которую Вы ему предоставили «на старте» общения.
Преданалитика всегда касается только одного процесса (подпроцесса, процедуры или группы операций).
«Узкая» аналитика
Это уже полноценное аналитическое исследование. Аналитик рассматривает только роботизируемый процесс и не учитывает связи его с другими процессами. Если нет технического задания или (по результатам преданалитики)уже получены данные по суммам, срокам, технической возможности, а сам клиент решает двигаться дальше и всё детализировать – проводится узкая аналитика. Обычно её проводит один аналитик.
Сбор данных идёт в несколько приёмов. Аналитик получает данные, обрабатывает их, после чего следуют новые вопросы, потом - предварительное согласование и консультации. На консультациях специалист уточняет дополнительные детали. Чем-то это напоминает работу детектива при распутывании дела. Здесь часто приходится бороться с отсутствием данных, неподтверждённой информацией, с иллюзиями сотрудников, разными оценками одних и тех же фактов разными уровнями управления и даже попытками намеренного недобросовестного запутывания аналитиков.
Детализация здесь глубже, чем в предварительном исследовании. По результатам узкой аналитики, во-первых, составляется детальное техническое задание на роботизацию конкретного процесса. Во-вторых, формируется аналитический отчёт, который позволяет:
• однозначно зафиксировать процесс, который сейчас происходит (без робота);
• предложить и однозначно зафиксировать конструкцию робота и его риски;
• получить чёткое представление о прямой экономической выгоде, которую принесёт или не принесёт (расчёты покажут!) данный робот Вам как собственнику бизнеса или его управленцу.
По результатам узкой аналитики технический специалист-разработчик уже сможет приступить к написанию программы робота.
Многие бизнесмены допускают ошибку — составляют ТЗ «на скорую руку», сами или силами других сотрудников, но без привлечения специалистов. А потом отправляют это ТЗ нескольким разработчикам и сравнивают их предложения.
Во-первых, ТЗ составленное не специалистами, как минимум, неточно и не до конца определено. Поэтому при рыночных условиях конкуренции и в отсутствии детального ТЗ, самый жадный подрядчик может легко обрушить Вашу логику честного конкурентного сравнения. Он сделает так: все неточности или неопределённости в ТЗ будут им интерпретированы и оценены по минимальному для стоимости разработки сценарию или вообще исключены. В то время как более честные коллеги наоборот — заложат в этих местах некоторые «запасы» для решения проблем при разработке. Таким образом, «жадина» получает преимущество и выигрывает эту сделку. А после получения аванса проводит уточнение задания и уточнение суммы разработки. В результате Вы начали работать с «жадиной», а не с лучшим предложением на рынке. Кроме того, даже если стоимость разработки вырастает больше, чем она была у других разработчиков, у Вас уже идут издержки смены подрядчика (новый конкурс провести, время потерять, договор согласовать, новое уточнение техзадания провести) и Вы можете принять ещё одно ошибочное решение — продолжить работать не только с этим подрядчиком, но и с этим техзаданием, не уточняя его перед разработкой. А надо бы уточнить… То есть вы всё равно приходите к необходимости проведения аналитического исследования (если прочитаете вовремя этот пост!), но у Вас уже выбран подрядчик и он уже получил аванс и начал разработку робота.
Лучше не копить ошибки с самого начала, а признать, что начало разработки RPA-робота с недетализированным ТЗ (без проведения «узкой» аналитики) — это ошибочный вариант. Ведь разработка — не дешёвый товар. А перед её началом Вы не имели возможности сравнить действительно одинаковые коммерческие предложения. Они все рассчитаны на различный объём разработки вследствие неточности и неоднозначности ТЗ. Это рождает риски для Вашего бизнеса в сотни тысяч и иногда миллионы рублей.
Во-вторых, если Вы не измерили финансовый потенциал робота, можно попасть в такую ситуацию: робота разработали, а он не выгоден. Роботизация ради роботизации. Мы категорические НЕ рекомендуем подходить таким образом к использованию технологии RPA — это дискредитирует саму идею роботизации. В общем, и здесь риски по финансовой величине такие же.
Поэтому если хотите сравнить нескольких подрядчиков-разработчиков, мы рекомендуем это сделать только после проведения «узкой» аналитики, на базе детализированного однозначно и верно понимаемого всеми разработчиками ТЗ. Мы можем провести «узкую» аналитику для Вас. За подробностями обращайтесь к нам в сообщениях или по телефону: +79140708668.
«Общая» аналитика
Общая аналитика применяется в двух случаях:
1. При «случайном» подходе к роботизации (см. статью про подходы к роботизации). Когда все гипотезы по роботизации, выработанные собственником или топ-менеджером компании-заказчика, оказались нерабочими и неэффективными (в ходе «узкой» аналитики финансовый потенциал отрицательный или незначительный, а дополнительных непрямых эффектов недостаточно, чтобы принять решение о старте разработки). Тогда общая аналитика является более эффективным средством поиска процессов для роботизации Вашего бизнеса, которые «ускользнули» от Вашего внимания.
2. При «пилотном» или «системном» подходах к роботизации. Здесь общая аналитика служит основанием ранжирования и выделения приоритетов для пилотного проекта или построения общей системы роботизации Вашего бизнеса.
Самое важное отличие от «узкой» аналитики в том, что в ходе «общей» аналитики учитываются взаимосвязи между бизнес-процессами, которые входят в анализируемую часть бизнеса. Проводится она так: один или группа аналитиков (1-3 чел), «заходят» на бизнес – на весь бизнес, его отдельное направление или на сочетания направлений (например, закупки + продажи) – и проводят полное аналитическое исследование этой части бизнеса.
Если в Вашей компании хотя бы отдельные работы по формированию процессного подхода выполнены, то большинство времени анализа будет связана с анализом рабочих документов. Если же нет, аналитики, в основном, работают с Вашими сотрудниками. Они выделяют все бизнес-процессы, частично описывают их, дают возможные рекомендации по оптимизации и, главное, составляют дорожную карту роботизации. Роботизации бизнеса в целом или его отдельного направления. Идёт не просто указание всех нужных роботов, а ещё и их ранжирование по уровню полезности для бизнеса по ряду критериев.
К концу исследования заказчик получает составленную дорожную карту, и может давать задание RPA-интеграторам, к коим относимся и мы – Robis Merger. Либо же заказчик может идти по дорожной карте своими силами, закупив соответствующую RPA-платформу и начав самостоятельную разработку роботов. Кстати, и в выборе RPA-платформы мы тоже можем помочь. Ведь в отличие от вендоров, у нас нет чёткой необходимости продать Вам «именно эту» платформу. Мы можем понять Вашу специфику бизнеса и посоветовать именно то, что подходит Вам лучше.
Аналитическое исследование перед созданием робота крайне важно. Оно помогает описать последовательность шагов, которые выполняет машина. Также исследования помогает транслировать общее понимание о роботе всем Вашим сотрудникам, которые с ним будут работать. Аналитическое исследование позволяет сделать всё грамотно, выстроить конструкцию робота и понятное взаимодействие между Вами и RPA-разработчиками. Робот будет быстрее сконструирован, а его использование — выгоднее для Вас.
Подписывайтесь на наш Дзен-канал и узнавайте больше о роботах в бизнесе!
