Что будет с НДФЛ, если об отъезде работника стало известно пост-фактум?
Если работник получает зарплату на российскую банковскую карточку, то самостоятельно ФНС узнать о том, что человек уехал из страны, сможет только во время выездной проверки работодателя. Ведь в настоящее время:
- пограничники не делятся с налоговиками данными о тех, кто выезжает из РФ и на сколько;
- обычно банки запрашивают сведения о резиденстве у физлиц, только в тот момент открытия счета. Хотя, конечно, если в ходе обслуживания банк запросит у человека эти сведения, то их нужно будет предоставить. И в этом случае банк передаст информацию в ФНС.
В случае, если работник уехал, и никаких изменений о смене места работы в договор с работником внесено не было, то узнать, где именно находится сотрудник для налоговой будет проблематично. Выездные проверки имеют свои сроки. Например, в 2022 году налоговики могут смотреть данные за 2019-2021 г.г. Если работник уехал из РФ в июне 2020, например, то у работодателя могут быть последствия только за тот год, когда работник стал нерезидентом: нужно будет пересчитать НДФЛ с доходов от источников РФ по ставке 30% вместо 13%. До тех пор, пока работник является резидентом и находится в России, получая доход, его работодатель считается налоговым агентом, который обязан исчислять и перечислять НДФЛ по ставке 13%. Когда работник уезжает, его доходы, начиная с месяца отъезда, считаются доходами от источников за пределами РФ и обязанности налогового агента с работодателя снимаются.
Итак, что же делать работодателю дистанционщика, который уехал за границу, но не сообщил об этом работодателю?
1. Ничего и надеяться, что налоговики не придут с выездной проверкой, и данные об отъезде работника в ФНС никаким другим способом не попадут. Потому что, если инспекторы обнаружат недоимку по НДФЛ, то работодатель получит штраф за неполное и несвоевременное удержание и перечисление налога плюс пенни.
2. Исправлять документы. Первым делом сотрудник должен написать заявление о том, что с такой – то даты 2020 года он находится за границей. К заявлению нужно приложить копии страниц загранпаспорта со штампами о пересечении границы. Затем нужно указать место работы за границей и дату, с которой работник там приступил к работе в трудовом договоре или в отдельном соглашении к нему. Потом пересчитать НДФЛ:
- по ставке 30% с начала года (по окончанию которого работник стал нерезидентом) до момента отъезда (январь-май 2020). Этот НДФЛ нужно доудержать из доходов, выплачиваемых ему в 2022;
- по доходам, которые он получил с месяца его переезда за рубеж. Излишне удержанный НДФЛ по ставке 13% работодатель должен вернуть работнику. В примере это периоды с июня по декабрь 2020, весь 2021, и с января по настоящее время за 2022. По доудержанию и возврату средств можно сделать зачет: вернуть работнику сумму за минусом доудержанного налога по ставке 30%.
Затем нужно подать уточненную декларацию по НДФЛ:
- уточненные расчеты 6-НДФЛ за 2020, 2021 и I квартал 2022 года. В 6-НДФЛ за 2020 в разделе 2 по ставке 30% остаются доходы, которые работник получил, работая в РФ и исчисленный и удержанный с них налог по ставке 30%. Из расчетов за период с 2020 по 2022 г.г. в разделе 2 по ставке 13% нужно убрать зарплату работника и исчисленный с нее налог по ставке 13% и обозначить излишне удержанный налог в поле 180. Удержанная сумма НДФЛ остается без корректировки;
- аннулирующую справку о доходах работника за 2021 год. В этом году он уже был нерезидентом, и получал доходы за пределами РФ, стало быть, доходы эти российским НДФЛ не облагались (приложение 1 к расчету 6-НДФЛ);
- уточненную справку 2-НДФЛ за 2020 год, в которой нужно отразить только доходы, полученные за период работы на территории РФ, и исчисленный, удержанный и перечисленный НДФЛ по ставке 30%.
Уточненные формы лучше подавать в налоговую после перерасчета и возврата средств работнику. В расчете 6-НДФЛ в разделе 2 по ставке 13% за тот период, в котором работнику вернут НДФЛ (например, за полугодие 2022) нужно проставить сумму возвращенного налога в поле 190 раздела 2 и в полях 030 и 032 в разделе 1. Дату возврата заносим в поле 031.
Если работодатель представит уточненные декларации, доудержит НДФЛ и заплатит пенни, то штрафа за несвоевременное удержание налога он не получит.