В тайм-менеджменте много правил и систем, поэтому новичкам непонятно, за что хвататься. Выход — попробовать любую из 8 базовых техник, которые точно дадут толчок вперед.
1. Правило лягушки
«Лягушки» — это самые важные, сложные и трудоемкие задачи, которые мы обычно откладываем. Попробуй начинать день именно с них. Когда ты справишься с трудным делом, у тебя поднимется настроение и возрастет мотивация, к тому же ты сэкономишь время, которое могло бы уйти на прокрастинацию.
Если за день нужно решить сразу несколько сложных задач, выбирай самую большую и важную из них. Так постепенно сформируется привычка сразу приступать к главному.
2. Работа в циклах
Классика работы в циклах — метод помидора: для продуктивной работы нужно выделить 25 минут, которые тратятся только на задачу, а следующие 5 минут — на отдых. Спустя четыре таких цикла можно сделать более длительный перерыв — на 15–30 минут.
Метод придумал итальянский студент Франческо Чирилло в 1980-х. Ему никак не давалась подготовка к экзаменам: он постоянно отвлекался. Тогда Франческо решил проверить, сможет ли он сконцентрироваться на учебе в течение хотя бы 10 минут. Ему на помощь пришел кухонный таймер в виде помидора, который и дал название технике.
Но для концентрации такие интервалы могут быть вредны, поэтому я рекомендую брать циклы не 25-5, а 90-30.
3. Практика 5 минут
Когда сложно взяться за дело, нужно пообещать себе не работать долго, а выделить на задачу 5-10 минут. Затем нужно решить: работать дальше или остановиться. Фокус в том, что, скорее всего, ты продолжишь: когда мы вовлекаемся в задачу, нам по инерции проще ее продолжить, чем бросить на полпути.
4. Метод ALPEN
Метод придумал немецкий экономист Лотар Зайверт. Каждая буква в аббревиатуре ALPEN на немецком означает важный шаг в системе:
A (Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren) — запись задач, встреч и мероприятий;
L (Länge schätzen) — установка тайминга для каждого дела;
P (Pufferzeiten einplanen) — установка резервного времени;
E (Entscheidungen treffen) — принятие решений;
N (Nachkontrolle) — контроль.
В начале дня ты составляешь список задач, а затем отмечаешь, сколько времени потребуется на каждую. После выделяешь на работу 60% времени — остальное тратится на общение, отдых и незапланированные дела.
5. «Пессимистичная» неделя
Часто люди, которые планируют дела на неделю вперед, не закладывают резерв на форс-мажоры. Поэтому, когда всё идет по плану, им хватает времени, а если нужно поработать больше, приходится отказываться от хобби, времени с семьей или саморазвития.
Важно не строить иллюзии, что график будет соблюден минута в минуту, и выделить на неделе дополнительное время для рабочих задач. С плотным расписанием это может быть непросто, зато такой «пессимистичный» подход точно позволит всё успевать.
6. Правило трех
По этому правилу нам нужно сфокусироваться всего на трех важных делах на день. Лучше с утра определять эти задачи, а рабочий день посвящать их выполнению.
В чем смысл? Обычно мы оцениваем свою продуктивность по количеству выполненных дел, хотя не все они равноценны. Правило трех позволяет сосредоточиться на главном.
С помощью этого метода можно планировать не только рабочий день, но и неделю, месяц или год. Попробуй наметить три цели на месяц и три глобальные — на год, и пусть каждый день приближает тебя к их достижению.
7. Сортировка хаоса
В основе техники — простая мысль: нам проще обрабатывать информацию, чем хранить ее. Чтобы разгрузить мозг, нужно собирать все задачи и идеи, даже самые мелкие и безумные, в одном месте — это твой "список хаоса".
Когда задачи и идеи собраны, нужно добавить подробностей: прописать по шагам каждый пункт, назначить дедлайн, если это возможно. То, что можно делегировать, делегируй, то, что потребует не больше двух минут твоего времени, сделай сразу, а задачи с конкретным дедлайном перенеси в календарь.
Важно хотя бы раз в неделю обновлять списки. Процесс может показаться скучным, но, если втянешься, метод начнет работать автоматически и жизнь станет куда более упорядоченной.
8. Метод «Автофокус»
Изначально «Автофокус» был адресован творческим людям, которым ненавистны скучные дела.
Нужно завести линованный блокнот и записать на первой странице все задачи, которые приходят в голову. После быстро пробежаться по списку, а затем сделать это второй раз медленно и вдумчиво, чтобы найти задачу, которую хочется решить больше всего. Занимайся ей столько, сколько хочешь. Если интерес пропал, а дело осталось невыполненным, вычеркни его из списка и допиши — внизу.
В идеале нужно работать с первой страницей, пока все дела не будут вычеркнуты. Но, если какие-то задачи выполнять не хочется, оставь их и переходи к следующей странице — с новым списком дел. Когда блокнот закончится, вернись к началу и возьмись за невыполненные задачи.
Некоторые дела, например проверку электронной почты, нельзя откладывать. Для них лучше завести отдельный блокнот, а дальше действовать по той же схеме.
Этот метод сочетает системный подход к делу с интуитивным. Интуиция помогает сделать подходящий выбор и не тратить часы на прокрастинацию.
