Говорят, что кто не извлекает уроков прошлого, обречены повторять ошибки.
Ретроспектива - это встреча с командой, где обсуждается сложившийся рабочий процесс с целью его усовершенствовать. Такой инструмент общения позволяет получить обратную связь и в позитивном ключе и направить его в нужное русло – на повышение эффективности работы коллектива.
Такие встречи являются одним из основных инструментов гибкой разработке #agile. Обычно она проводится в конце спринта или всего проекта.
Проводить ретро встречи - хорошая привычка высокопроизводительной команды. Ведь с помощью них можно быстро понять, что работает, а что нет, и где стоит улучшить.
Результатом ретроспективной встречи обычно является план действий по предотвращению повторения ошибок.
Ретроспективы могут показаться роскошью, когда ваша команда занята множеством проектов, приближающимися сроками и противоречивыми приоритетами. Но они стоят потраченного времени, так как могут обеспечить ряд преимуществ, в том числе:
Преимущества ретро
- Создание доверительного пространства, ориентированного не на критику, а на конструктив
- Объединение команд для решения кросс-функциональных проблем
- Выявление возможностей для улучшения дальнейшей работы
- Документирование достижений и проблем
- Мотивирующий эффект
Разница между обзором спринта и ретро
Хотя и то, и другое происходит в конце спринта, обзоры и ретро выполняют совершенно разные функции. Обзор спринта - это скорее презентация завершенной работы. Это может быть чисто внутреннее мероприятие или в нем могут участвовать закачики, оно может быть непринужденным или формальным. Демострируется то, что было достигнуто в рамках проекта, и определения того, соответствуют ли результаты масштабу и требованиям.
Ретроспектива имеет другую направленность: ее основная цель - постоянно совершенствовать и выявлять то, что работает хорошо или плохо. Ретроспективы пытаются ответить на вопрос: как нам повысить эффективность работы команды? Ретроспективы спринта обычно проводятся после обзора спринта, и они обычно сосредоточены на внутренней команде.
Как провести успешную ретроспективную встречу
Создание комфортной среды
Желательно создать атмосферу сотрудничества, любопытства и непредвзятости. Конечная цель такого рода встреч - помочь командам выполнить свою работу наилучшим образом, важно, чтобы мнение каждого было оценено и услышано.
Создание комфортной среды начинается задолго до ретроспективы. В начале проекта напомните команде, что будет ретро встреча и попросите каждого отметить, что работало хорошо, а что нет на протяжении всего спринта. Подготовка, уменьшает спонтанные реакции и помогает продуманным ответам людей. Когда придет время ретроспективы, будет проще обсудить, как прошел спринт и как его улучшить.
В начале встречи потратьте некоторое время на обзор ключевых целей проекта и важных событий, которые произошли. Этот обзор важен, потому что у большинства членов команды не будет целостного представления о том, что произошло во время проекта, и обзор всей картины может повлиять на то, как они воспримут определенные события и решения.
Определите параметры ретро
Обратите внимание, на встрече нужно будет свободно поднимать тему проблем, а не обвинять друг друга. Также важно объяснить, как команда будет использовать информацию, полученную на совещании. Если сотрудники будут думать, что их лидеры будут использовать эти разговоры им во вред, тогда будет меньше шансов получить непредвзятую обратную связь. Чтобы смягчить опасения, подтвердите заинтересованность в улучшении процесса, а не людей.
Также важно сообщить сотрудникам, что вы ищете широкий спектр решений - некоторые изменения будут небольшими и будут реализованы быстро, в то время как другие могут быть более масштабными и требовать больше времени для достижения.
Повестка встречи
Повестка станет вашим лучшим другом на такого рода встречах, потому что она обеспечит дорожную карту, с которой можно свериться, если разговор пойдет не по плану. Поделитесь повесткой дня собрания перед звонком, чтобы у команд было время подготовиться.
Когда вы структурируете свою повестку дня, вы можете использовать простой подход. Подход "Старт, остановка, продолжение" - это стандартная структура, доступная большинству команд. Спросите членов команды, что они хотели бы начать делать, что они хотели бы прекратить делать и что они хотят продолжать делать. Эти три вопроса помогут определить, что, по мнению команды, работает хорошо, что не работает, и возможные решения.
Некоторые используют более сложный план ретро. Вот, например, схема ретроспективы лодочки, где проект – это лодка. Схему можно взять на сайте Миро.
Сотрудники в ходе встречи должны заполнить четыре поля:
- Что помогало, двигаться - ветер
- Что вам мешало – якоря
- Что вам помогало хорошо себя чувствовать - солнце
- Оценить будущие риски (рифы и айсберги)
Другие схемы ретро также можно посмотреть на сайте Миро.
Провести обзор проекта
Начните с положительных моментов: Как бы банально это ни звучало, начать обзор проекта с выделения положительных сторон может задать тон для всей дальнейшей дискуссии. Это помогает командам подходить к вещам с позитивом, особенно если какие-либо положительные результаты являются результатом решения проблем в ретроспективе предыдущего спринта. Обсуждение успехов также может помочь генерировать новые идеи для решения текущих проблем.
Как только вы признаете свои успехи, вы можете переходить к проблемам. Тут обсуждения могут стать напряженными, особенно если это первый проект с новым членом команды или заинтересованной стороной. Вам нужно будет полагаться на свои навыки фасилитатора, чтобы поддерживать встречу в нужном русле и направлять команду к практическим выводам.
Попросите предоставить тезисы заранее: это может помочь избежать лишних эмоций и внести больше конструктивных идей. В свою очередь, лидеры могут заранее изучить ответы, чтобы выявить общие проблемы. Можете попросить участников добавить свои мысли на стикеры и поделиться ими на онлайн-доске вашей команды.
Используйте стикеры
Обобщите отзывы: Наконец, вы захотите оставить место для команды, чтобы поделиться информацией, помимо проблем и успехов.Это поможет обсудить как команда может работать более эффективно вместе. Ретроспективный шаблон также может помочь вам провести это обсуждение более конструктивно.Можно продвинуть обсуждение вперед, задав четыре простых вопроса:
- Что мы сделали хорошо?
- Чему мы научились?
- Что мы должны сделать по-другому?
- Чего мы не понимаем?
Задавайте правильные вопросы
Вопросы могут стать движущей силой ретроспективы, а умение задавать правильные вопросы - это важный навык. Помогите людям взглянуть на проект с другой точки зрения и увидеть творческие решения или возможности. Ниже приведен список некоторых вопросов, которые в целом могут помочь разжечь дискуссию:
- Получили ли мы желаемые результаты?
- Какие методы или инструменты оказались полезными? А какие нет?
- Что мы сделали хорошего, но можем забыть, если не будем обсуждать?
- Где нам повезло? Что мы можем сделать, чтобы добиться успеха, если в следующий раз нам так не повезет?
- Что было болезненным, но необходимым?
- Что мы оставили нерешенным?
- Чему мы должны были научиться из этого проекта через год?
- Какой совет вы бы дали себе, если бы вам пришлось вернуться к началу проекта?
Создайте итоговый план действий
Вашим ключевым результатом встречи должна стать разработка плана дальнейших действий. Ваш шаблон ретроспективы может помочь вам наметить план действий и визуализировать его, чтобы команда могла видеть и подтвердить его.
Как только у вас будет план действий, вы можете назначить задачи конкретным членам команды, чтобы начать реализацию. Попробуйте добавить их на общую доску, чтобы все было организовано и доступно.
Хотя встречи ретро могут отнимать много энергии и времени, они того стоят. Они помогают укрепить моральный дух команды, прояснить и решить проблемы. Это пом высокоэффективной командой, которой вы стремитесь быть.
#agile #ретроспектива #планирование #управление проектами #менеджмент #персонал #планирование #внутренние коммуникации #обратная связь
